Открыла смежную с моим кабинетом дверь в хранилище документов. Множество шкафов, ломящихся от макулатуры. Да, срок хранения всего этого хлама не менее года. Это все понятно. Но как среди этого бардака искать нужные бумаги? Да, есть журнал. Ну нашел ты запись, когда поступил документ. Нашел в хранилище нужную дату. А теперь мил человек, потрать-ка ты минимум полдня, чтобы найти среди всех документов за эту дату нужный тебе закон. А если ты хочешь найти все документы, связанные с конкретной темой, то флаг тебе в руки, барабан на шею и паровоз навстречу. Ничего у тебя не получится.
Это что вообще тут? Пионерлагерь, что ли? Ну, ладно, рекламы, газеты и любовные письма. Но разве так можно с делами важными обращаться? Это типа наработанная веками методика документооборота или снова «исторически сложилось»? Ну уж нет. Взялся делать – либо делай хорошо, либо вообще не делай. В любом случае, я не сломаю уже имеющуюся систему дополнительной детализацией и группировкой. Сейчас уже поздно, но я попробую разобраться с этой всей фигней. Правда, придется пахать, но хотя бы за последний год я сумею разобраться с бумагами и наладить документооборот.
Что ж, начнем с прошлого первого дня нового года.
…Через пару недель первое полугодие было мною изучено и выделены основные направления возможной группировки. Я накидала несколько вариантов, сделала презентацию по ним, рассказав на бумаге о плюсах и минусах каждого параметра и предложения по их комбинированию. Обычные вложенные папки. Берем направление, к примеру, торговая гильдия. Выделяем все проекты, связанные с ней, начиная с пошлины и заканчивая проектами по различным сегментам торговли. Далее каждый проект связывается с документами по нему. Назначила встречу Корну. Также нужно предусмотреть гибкость новой системы организации. Если в один прекрасный момент захочется видеть группировку не по проектам, а по сегментам экономики или другому параметру, или менять иерархию группировок – это должно происходить быстро и приятно, безо всякого геморроя, как сейчас.
– Привет, Лана. То есть Ланс. Хочу сказать, что очень доволен твоей работой. Никаких нареканий у меня нет. Ты молодец, – улыбнулся Корн, когда в назначенное время я вошла в кабинет с бумажным планшетом, – Рассказывай, что придумала. Сразу хочу сказать, что от привычек старых очень сложно отказываться, поэтому имей ввиду, что вероятность отказа от твоих предложений по оптимизации равна 90%. Практика, наработанная годами, доказала свою эффективность. Но, тем не менее, давай, рассказывай уже.
И я рассказала. Со всеми выкладками и обоснованиями. Также предложила вести по каждой теме или проекту журнал регистрации документов. Своеобразную опись. Основной упор сделала на взаимосвязь документов по конкретной теме, а не дате. Т.е. дата должна быть вторичной группировкой и сортировкой после тематики. Дополнительная группировка по источнику информации. Плюсы, минусы, предложения по физической организации хранения, картотека, возможность использования магических компонентов системы хранения. Возможность организации магической картотеки. Ну, а чего, пусть здесь компьютеров, интернета, серверов и, тем более, облачных технологий и нет, но зато есть магия, которая, в принципе, может успешно заменять земные технологии. Надо просто подумать, что и как можно заменить. Ну и на закусь приготовила статистические данные по затратам времени на поиск нужного документа сейчас и планируемый эффект после оптимизации процесса.
– Что могу сказать тебе, Лана. Ты у меня работаешь две недели всего. Новичок. А премию уже заработала. Я обсужу это со своими помощниками и можешь приступать к детальному планированию оптимизации процесса документооборота. Идея отличная. Премию выдам по истечении месяца. Данные все подтверждаю. Согласен, что надо начинать с прошлого года. Документы более далекого прошлого оставим на самый последний этап. Жду от тебя завтра план работ и требования к нужным тебе специалистам. Будешь руководить сама этим проектом. Встречаемся завтра в это же время. Успеешь?
– Да.
– Ты молодец, Лана. Сколько ночей ты не спала, пока разгребала весь этот хлам? – спросил Корн
– Да забей, все нормально. Мне будет греть душу и давать энергию осознание моей причастности к наведению порядка, – улыбнулась другу. Ох, как хорошо! Еще и премию заработала. Вообще отлично! А ночи… так я привыкла. Два – три часа бывает достаточно. К тому же я не злоупотребляла. Раз в неделю спала по восемь часов. Так что, зря ты наговариваешь на честную меня.
Ладно. Корреспонденцию за вчера я разобрала, а значит остался отчет для завтрашней встречи с Корном и можно будет сегодня лечь пораньше и выспаться. Сказано – сделано. Проект можно растянуть и на год, но у меня только пара месяцев. Поэтому берем по человеку на анализ и структуризацию документов на квартал. Итого четверо. Еще один заместитель мой, который будет отвечать за проект после меня. Заместитель по хозяйственной части. Это первый этап. Продлится он месяц. Результаты этапа – выделенные направления, проекты, задачи с полностью составленными описями.
Второй этап. Нужен маг, что будет помечать документы метками, соответствующими направлению, проекту, задаче. Понятно, что документы могут одновременно относиться ко многим темам. Связь многие ко многим на лицо. Непросто, конечно создать нормальную базу данных в материальном виде, но – было бы желание. Я думаю, что и сканы документов можно создавать и записывать на кристаллы памяти. Да, есть здесь и такие. Только вот энергетических затрат это потребует уйму. Но и этот вопрос можно решить, пусть не сейчас, но в будущем однозначно. Результат второго этапа – создание амулетов, проставляющих соответствующие метки на документы. Что-то типа печатей.
Ну и третий этап – реорганизация хранилища документов за последние пять лет. Те же самые четверо специалистов справятся с этим вполне. Теперь разобьем на задачи функциональные области каждого участника проекта. Определим сроки задач. Нарисуем диаграмму Ганта. Добавим функциональную схему в BPMN и IDEFF. Что еще забыла? Дорожная карта проекта, чек-листы по этапам в разрезе задач. Блин, как же не хватает общего сервера! Все готово. И кстати, надо еще дорисовать слайд с предложениями по перспективам развития проекта. В том числе создания магических копий, сканов, магической картотеки. Так, еще добавим плюсы и минусы, планируемый эффект. Жаль, я рисовать не умею толком. Хм… И что теперь, не рисовать что ли? А если душа просит? И вообще, я – художник! Я так вижу!
Так что наслаждайтесь высоким искусством. На первой картинке палка с руками, ногами и грустным колобком вместо головы удрученно рыдает, зарывшись в кипе, типа, бумаг. На втором слайде похожий ущербный человечек придурковато улыбается в странной позе. Вообще, предполагалось, что он сидит, закинув одну ногу на другую. Но получилось как-то не очень. Как-будто дебильный инвалид сбежал из психушки и буянит.
Зато у меня получилась магическая панель с каталогом направлений и тем. А вот секретарша инвалида тоже не получилась. Может ее убрать? Да и юбки карандашом в этом мире вроде не носят. Вообще предполагалось, что тут сидит, типа успешный бизнесмен, нога на ногу, и секретарша подает ему кофе, а он движением руки находит нужный документ. Я думаю, что Корн поймет. Не выбрасывать же. Я тут целых пятнадцать минут потратила чтобы эту хрень нарисовать. Старалась. Так что пусть наслаждается. Я не только художник, я еще и крестиком могу вышивать. Да, так же качественно. Фирма веников не вяжет.
…Мда, Корн уже минут пять ржёт. Отвернулся к окну, чтобы, значит, не обидеть во мне художника. А то художника каждый может обидеть. Тонкая душевная организация у людей искусства. Отвернулся он к окну, типа размышляет, а я всё равно вижу, что ржёт. Вон как плечи трясутся. Зря я ему вчера рисовала. Думала так нагляднее будет. А вышло вон оно как. Начальника службы внутренней СБ до слез довела. А вообще в целом он план одобрил, сказал через пару дней будет мне команда. И еще попросил больше не рисовать. Точнее рисовать, но никому кроме него в его ведомстве по работе не показывать. Мол, ему можно, а другим работать надо, а не ржать. А он может себе позволить насладиться искусством. До слёз. Слышь, ты, дракон! Где твоя совесть и чуткость?!
