Суммирую. Минусы департамента закупок:
– несогласованность между отделами (в т.ч.низкая эффективность внутренних межотдельных коммуникаций)
– бюрократизация бизнес-процессов
– размытая процедура принятия решений
При этом я не отрицаю, что существуют компании, для которых в силу их масштабности департамент закупок является оптимальной структурой обеспечения бесперебойности закупок.
В большинстве случае это оправдано в силу следующих объективных причин.
1. Огромный объем закупок (компания-то большая!).
2. Наличие серьезно различающихся направлений закупок (одна и та же компания может закупать абсолютно разные виды товаров и услуг, например, битум и… питательная среда для лабораторных инфузорий; услуги сторонних специалистов-консультантов по радиолокации и… запчасти для передвижного флюорографического пункта; продукты питания и микрочипы; сжиженный газ и услуги по ландшафтному дизайну и т. д.)
Трудно представить себе специалиста, который одинаково хорошо разбирался бы во всех необходимых направлениях. Пожалуй, трудно представить себе даже такой отдел.
3. Необходимость следовать регламентированным процедурам, подразумевающим наличие серьезного документооборота и сложной системы соподчинения и отчетности.
Другие виды организации закупок
Существуют и другие структуры, обеспечивающие проведение закупок. Например, в отдельное направление можно выделить разные временные структуры, такие как закупочные комитеты и конкурсные комиссии, которые создаются для осуществления определенной крупной закупки или на время проведения конкурса или тендера.
Например, в компании, где я работала, на период строительства нового цеха была создана Группа оперативных закупок, которая полностью обеспечивала стройку необходимыми материалами и услугами. В ней были два закупщика-технаря, инженер-строитель, прикрепленный бухгалтер-сметчик и делопроизводитель, который занимался всей бумажной работой. Группа вполне успешно просуществовала все два года строительства, а после запуска цеха в эксплуатацию была расформирована – все сотрудники были распределены по другим отделам.
Понемногу распространяется в коммерческих сферах аутсорсинг закупок (поручение закупочной деятельности компании сторонним организациям).
Как это происходит? Заключается договор со специальной компанией, которой предоставляется вся необходимая информация о потребностях клиента в товарах и приемлемом диапазоне цен, после чего уже она занимается поиском поставщиков и организацией поставок.
Оплата услуг таких компаний обычно составляет до 5 % от суммы заключенных в результате их деятельности сделок. Такие варианты пока встречаются редко и характерны для сверхкрупных национальных холдингов, которые ведут настолько широкомасштабные закупки, что могут себе позволить содержание спецкомпаний, помогающих их осуществлять.
Такая организация закупок напоминает мне анекдот, в котором один приятель, спрашивает другого, которого давно не видел, о том, как идут его дела. На что получает примерно следующий ответ:
– Ты знаешь, если дела пойдут еще хоть немного лучше, придется кого-нибудь нанять, чтобы помогал мне наслаждаться жизнью!
Намного более распространен вариант "инсорсинга", когда закупками занимается некая управляющая компания – отдельное юридическое лицо, автономное от основной компании, но тем не менее являющееся на 100% аффилированным. У обеих компаний могут быть общие владельцы или акционеры, либо между ними могут существовать другие, более неформальные или, наоборот, более сложные формальные связи.
На мой взгляд, аутсорсинг закупок имеет смысл только в исключительных случаях. В частности, тогда, когда для потребителя закупочная деятельность связана с чрезмерными затратами, которые превышают расходы на оплату услуг специализированной компании (например, проведение конкурсов согласно ГК РФ на закупку сложных товаров, трудоемких услуг, работ).
С финансовой точки зрения передача непрофильного направления бизнеса другой организации помогает перевести постоянные издержки в разряд переменных. В любом случае никто не принимает такие решения, не просчитав заранее их экономическую эффективность.
Что касается вопросов доверия, то это, пожалуй, самое уязвимое место аутсорсинга закупок. Принято считать, что затраты на аутсорсинг снижаются, если услуги предоставляет компания, обслуживающая не одного клиента, а нескольких. С другой стороны, в этом случае велика вероятность, что в круг клиентов фирмы-партнера могут попасть конкурирующие фирмы, для которых утечка любой коммерческой информации крайне нежелательна.
Именно соображения «информационной безопасности» и контроля заставляют многие крупные компании выбирать альтернативный путь «инсорсинга», т. е. создавать дочерние фирмы, которые осуществляют закупки для материнской компании, а иногда и для других (по согласованию с компанией-создателем, конечно) на коммерческой основе.
Договор дороже денег. Важные пункты.
Зри в корень.
Козьма Прутков.
Мини-дисклеймер: я не юрист и не финансист. Я профессиональный закупщик и рассуждаю обо всех поднимаемых вопросах исключительно с точки зрения их применения в сфере закупок.
Основой основ современного бизнеса является принцип «без договора нет разговора». И мне, как закупщику, практически ежедневно приходится читать и корректировать договора поставок.
А ещё мне чуть ли не ежедневно приходится общаться с профессиональными юристами компаний-поставщиков, и это общение в большинстве случаев производит на меня удручающее впечатление. Да простят меня господа юристы, но, на мой взгляд, среди них слишком много откровенных зануд, непоколебимо уверенных в том, что именно от них зависит судьба намечающейся сделки. Вернее даже, не столько от них, сколько от демонстрации ими своей компетентности. Так и слышу "за кадром" этих разговоров крик души этих сотрудников: "Зря я что ли столько лет в юридическом над учебниками корпел!"
А уж сколько договоров мне пришлось прочитать за свою многолетнюю карьеру! Начиная с кратких и примитивных, в которых на одной страничке умещается информация о продавце и покупателе, товаре и цене, условиях поставки и санкциях за невыполнение договора, и заканчивая договорами-диссертациями, на чтение которых уходит по полдня.
Иногда так и хочется отбросить надоевшие бумаги в сторону и воскликнуть: «Господи, ну зачем вообще нужен этот договор?!»
Но ответ на этот риторический вопрос тут же напрашивается сам собой. Договор нужен для документальной фиксации обязательств и ответственности, а также распределения обязанностей, что практически все понимают.
А ещё – для документального распределения рисков, о чем многие почему-то забывают. И чем более равномерным будет такое распределение, тем больше шансов у обеих сторон успешно провести сделку и остаться довольными ее результатами.
Небоскребы, небоскребы
В некоторых компаниях всё еще принято заключать договор на каждую сделку. Лично мне импонирует более демократичный вариант, при котором между сторонами заключается один долгосрочный договор и в нем прописываются все основные условия коммерческих сделок, а также общие требования к товару и процессу поставок.
Это своеобразный юридический «фундамент» для всех дальнейших сделок.
Затем на каждую отдельно поставляемую партию товара или для каждого предоставляемого перечня услуг подписывается спецификация – или дополнительное соглашение, или приложение или даже Annex (называйте как удобно) – в которой (в котором) и оговариваются основные конкретные условия поставки: наименование товара, объем закупаемой партии, цена, требования к качеству, график поставки, условия оплаты, документальное сопровождение и т. п.
