Это моя третья электронная книга про закупки. Первая – "Эффективный закупщик" – адресована начинающим специалистам и содержит азы практических закупок. Вторая "Закупки в ритейле" посвящена работе закупщика в торговых сетях. Читайте обе книги на "Литрес".

Посвятив сфере закупок несколько лет, я кардинально изменила свои первоначальные представления об этом виде деятельности. То, как я представляла себе сущность закупок до погружения в реальную практику, оказалось верным не более чем на 25–30 %.

Именно поэтому мне хочется развеять некоторые мифы о закупщиках, самый распространенный из которых сводятся к тому, что закупщиком может быть "любая кухарка", которая имеет навых хождения по магазинам и выискивания скидок и акций.

Закупщик – это не просто специально нанятый для растрачивания чужих денег человек, это прежде всего профессионал во многих сферах бизнеса, обладающий длинным списком "softskills". Ему ежедневно приходится решать задачи, от которых напрямую зависит благосостояние всей компании.

Профессиональный закупщик вынужден совмещать сразу несколько зачастую трудносовместимых профессиональных обязанностей. Вне зависимости от своего образования и опыта работы, он всегда в первую очередь маркетолог, экономист и аналитик. А ещё немного юрист, чуть-чуть бухгалтер, отчасти психолог, слегка пиарщик, в некоторой степени хакер, очень часто сам себе секретарь-референт, время от времени специалист по качеству и практически всегда переговорщик и дипломат. И это не просто лирическое отступление, это насущная необходимость, обусловленная спецификой деятельности.

Я не претендую на роль истины в последней инстанции, я всего лишь хочу показать реальность глазами профессионала-практика. Я готова к профессиональной дискуссии и всегда открыта для мнений других людей. Тем более что тема закупок – одна из самых спорных и часто обсуждаемых в современном бизнес-сообществе.

Дисклеймер: эта книга не является ни учебным пособием, ни научным трудом, она основана не на анализе законодательных актов и нормативной литературы, а исключительно на личном – а значит субъективном – опыте закупок в коммерческих и производственных компаниях.

Как думаете, что общего у закупщика и супруги императора?

Да, худо-бедно заниматься закупками сможет любой толковый и замотивированный человек. Однако, чтобы стать идеальным закупщиком, помимо опыта бытовых закупок и сильного желания, необходимы как минимум еще две вещи.

Во-первых, идеальный закупщик – подобно жене Цезаря – должен быть вне подозрений, вне зависимости от наличия или отсутствия у него таких качеств, как честность и порядочность. Закупки – это та сфера деятельности, где честным быть выгодно. Именно честность развязывает руки закупщику, делая его независимым в своем выборе и готовым до последнего отстаивать интересы компании. Закупщик, запятнавший свою профессиональную репутацию, в 99% случаев может поставить жирный крест на дальнейшей карьере в сфере закупок.

Во-вторых, профессиональный закупщик должен обладать определенными знаниями и навыками, а также рядом деловых качеств, о которых хотелось бы поговорить немного подробнее. Хорошая новость состоит в том, что со всеми этими знаниями и качествами не рождаются, их вполне можно "нарастить" через опыт и саморазвитие.

Прежде всего закупщик-профи – это стратег. Именно стратег, а не тактик, потому что он умеет видеть главное и правильно расставляет приоритеты, а его аналитическому уму доступна вся картина целиком, а не отдельные фрагменты.

В одной крупной компании закупками руководила очень энергичная и деятельная дама. Специфика работы заключалась в том, что закупщикам приходилось обеспечивать регулярное поступление разных видов сырья, необходимых для непрерывного цикла нескольких производственных объектов.

Каждый день дама решала вселенские проблемы, виртуозно «затыкала дыры» в поставках, в течение получаса находила какие-то «спасительные» варианты, с кем-то скандалила, кого-то уговаривала, из кого-то выжимала одно-двухпроцентные скидки непосредственно перед поставкой и т. д., и т. п.

В общем, жизнь в отделе закупок кипела и бурлила, и каждый день был похож на один нескончаемый аврал.

Когда дама ушла в отпуск, ее почти месяц замещал флегматичный молодой финансист. Надо было видеть, как она переживала и сокрушалась в последний рабочий день, давая ему массу всяких поручений и напутствий. Последние ее слова были: «Если что – звоните мне в любое время дня и ночи! Не представляю, как вы тут без меня справитесь…»

Однако ее опасения не оправдались.

Сообразительный юноша потратил 2 дня на изучение ситуации, выявил самые «слабые» места в системе организации поставок, поставил рядовым закупщикам новые задачи, сам обзвонил ведущих поставщиков, составил графики поставок по наиболее важным направлениям, согласовал с директором увеличение стандартных складских запасов в группах быстро расходуемого сырья и организовал в них несколько дополнительных «страховых» поставок.

В результате целый месяц отдел работал практически без срывов – настолько спокойно и расслабленно, как будто это не начальница, а все остальные вдруг оказались в отпуске. Это стало откровением как для рядовых закупщиков, так и для руководителя компании.

А все потому, что, будучи замечательным тактиком, находящим отличные решения в любых, порой самых сложных и критических ситуациях, дама-закупщик была слабым стратегом, не желающим мыслить глобально и просчитывать вероятность развития событий хотя бы на пару шагов вперед. Сиюминутные пара процентов скидки почему-то были для неё важнее, чем стабильное планирование с учетом риск-факторов.

Неудивительно, что со стратегическим планированием у неё был полный провал.

А ведь в закупках умение просчитывать ситуацию вперед наиболее наглядно отражается в правильно организованном планировании. Потоки критики и сарказма были в свое время выплеснуты на старую добрую плановую экономику; настолько активно ей в качестве панацеи противопоставлялась экономика рыночная, что любое упоминание о плановости почему-то до сих пор у многих вызывает оскомину. Однако, во всем есть свои плюсы и минусы.

Плюс рыночной экономики в том, что предложение в ней регулируется естественным спросом. А плюс плановой экономики в том, что имея стабильную потребность (зная её, умея её прогнозировать), можно эффективно планировать процесс пополнения и поддержания оптимальных запасов.

Идеальный закупщик никогда не будет пренебрегать планами. Ведь правильное планирование на 80% (а иногда и больше) обеспечивает эффективность закупок. Причем необходимость планирования важна не только для бесперебойных и объемных закупок, но и вообще для любых закупок, поскольку нет ничего более непрофессионального и неправильного в этой сфере, чем стихийная внеплановая закупка. Когда вы планируете, ваши действия носят проактивный характер.

А когда вы реагируете на "внезапную" потребность или пытаетесь ликвидировать очередной провал, ваши действия носят реактивный характер – и по сути вы становитесь заложником обстоятельств. Естественно, "непредвиденных". О каком управлении ситуацией тут можно говорить?