Для решения кризиса, попросили ИТ-отдел исправить ситуацию, инвестировав в дополнительное оборудование и софт, хоть это были непредвиденные задачи и расходы.
В конце концов, было принято более стратегическое решение о передаче ответственности за приложение ИТ-отделу для текущей поддержки и обслуживания. Этот переход не только способствовал внедрению необходимых ИТ-механизмов для управления ресурсами, но и снизил риск сбоев приложения в периоды высокой нагрузки.
Основные выводы из этой истории:
Важно помнить, что в любой компании могут появиться такие «скрытые» приложения. Комплексная оценка текущего состояния ИТ может выявить и проанализировать функциональные возможности систем, работающих за пределами компетенции ИТ-отдела.
Качественно проведенная оценка текущего состояния приведет к обсуждениям о внедрении основных ИТ-практик для всех систем! Особенно важно учитывать все системы, которые являются неотъемлемой частью взаимодействия с клиентами. Заблаговременно решая эти проблемы, организации могут повысить общую операционную устойчивость и свести к минимуму риски, связанные с неуправляемыми ИТ-системами, способствуя созданию более надежной и оптимизированной бизнес-среды.
~~ Конец истории ~~
Как провести оценку ИТ
Оценка должна быть всесторонней – это позволит понять, «где мы сейчас находимся» в различных областях (см. таблицу 1 ниже):
– Оценить состояние ИТ-команды.
– Оценить состояние ИТ-инфраструктуры.
– Проверка качества ИТ-услуг и соблюдения SLA как для внутренних, так и для внешних клиентов.
– Анализ работы над проектами и изменениями, а также над операционными задачами, по запросам из различных отделов, такими как «руководство/маркетинг/продажи/и т. д....»
– Оценка всех ИТ-процессы.
– Оценить текущую ситуацию с информационной безопасностью в ИТ.
– Другие направления в зависимости от бизнес-сферы компании (это могут быть платежи, обмен данными между партнерами, требования безопасности и т.д.)
Таблица 1. Шаблон оценки ИТ
Где:
– Priority (Приоритет) – настройте приоритет в зависимости от типа вашего бизнеса. Используйте 1-2-3 в качестве матрицы приоритетов.
– Compliance (соответствие) – документально подтвержденный, процесс E2E (сквозной), ответственный за каждое направление, доступные контракты с четкой матрицей ответственности и т.д. Для уточнения деталей добавьте дату (ММ/ГГГГ).
– Action (Действие) – основано на Соответствии – действия по улучшению, если таковые имеются. Это действие должно быть частью процесса управления изменениями или дорожной карты.
Подойдите к этой оценке открыто, ясно и с вниманием к деталям.
Несмотря на то, что поначалу это действие может потребовать больше времени и временно отвлечь вашу команду (а также некоторых бизнес коллег) от повседневных задач, его важность не следует недооценивать. Тщательно проработайте каждый пункт, так как это может оказаться экономией времени в будущем и поможет выявить потенциальные слабые места в вашей ИТ-области.
Примечание: для проведения ИТ-оценки необходимо сотрудничество со всеми заинтересованными сторонами в бизнес- и ИТ-командах.
К примеру, работа с Отделом Кадров (HR) имеет решающее значение для анализа компетенций и знаний ИТ-персонала, оценки потребностей в обучении, найме или необходимости передачи некоторых функций на аутсорсинг внешним компаниям или экспертам. Аутсорсинг может потребоваться для краткосрочных миссий, особенно если для проекта срочно требуются специфические знания или опыт.
Также важно сотрудничать с отделами обслуживания клиентов, продажами, маркетингом и финансами, чтобы понять их проблемы, связанные с технологиями, которые вы курируете, их болевые точки, а также положительные моменты, и завершить оценку необходимыми элементами и действиями.
В то же время вы и ваша команда должны оценить каждое ИТ-направление и под-направление в соответствии с рекомендациями. Для этого можно использовать различные стандарты, например ITIL.
Избегайте «белых зон» – областей, которые остаются незавершенными, потому что они обычно не являются приоритетными. В качестве примера можно привести задачу, которая изначально не планировалась ИТ-отделом, но возникла как особое требование бизнеса: управление почтовым ящиком с запросами компании, в котором электронные письма, направленные в разные отделы, должны быть перенаправлены руководителям соответствующих отделов. Если эта задача, считающаяся срочной, не была автоматизирована должным образом из-за нехватки времени, а вместо этого была выполнена вручную инженером ИТ, она может стать постоянной, что усложнит задачи для вашей ИТ-команды.
Такие задачи должны быть пересмотрены и включены в ваш план по устранению всех «белых зон».
После взаимодействия со всеми заинтересованными сторонами и вашей внутренней командой вы получите четкую картину вашей ИТ-состояния – ценную отправную точку!
При правильном проведении данная оценка может предотвратить в будущем многие потенциальные проблемы для вашей компании и клиентов.
Основные выводы из главы 2: Оценка текущего состояния ИТ и ее важность.
Оценка ключевых ИТ-областей: важна тщательная оценка ИТ-команд, инфраструктуры, услуг, проектов, процессов и безопасности. Используйте шаблон для определения приоритетов и действуйте.
Вовлекайте заинтересованные стороны: чтобы понять все задачи и проблемы, работайте с всеми заинтересованными сторонами в бизнесе и ИТ.
Устраните «белые зоны»: убедитесь, что ни одна область не упущена из виду. Решая неожиданные или обременительные задачи, важно изначально продумать автоматизацию и знать о важности эффективного планирования.
Подумайте о стратегическом аутсорсинге: используйте аутсорсинг для специализированных нужд или краткосрочных проектов, чтобы повысить эффективность и сосредоточиться на ключевых компетенциях.
Разработайте план действий: используйте результаты оценки для создания четкого плана действий, определяющего области улучшения для предотвращения проблем и повышения общей производительности.
Ваши записи:
Я призываю вас записать свои выводы, идеи и действия из этой главы. Это действие гарантирует, что полученная вами информация будет иметь практическое применение.
Глава 3. Создание Вашей Стратегии После завершения оценки и получения всестороннего понимания о текущем состоянии ИТ, следующим фокусом должна стать ИТ-стратегия – это «точка Б» на нашей карте («точка А» – результат ИТ-оценки). В этой главе мы рассмотрим процесс разработки устойчивой ИТ-стратегии, которая эффективно согласуется с бизнес-целями вашей компании.
Часто мы рассматриваем стратегию как нечто замысловатое, сложное или исключительное для опытных менеджеров и лидеров, полагая, что она требует огромного опыта и дальновидности. Однако такое восприятие ошибочно. Уверяю вас, что создание своей стратегии и выполнение этой стратегии вполне по силам каждому руководителю.
К концу этой главы я надеюсь вселить в вас уверенность и знания, необходимые для разработки надежной стратегии для вашей команды или отдела.
Практический пример: построение ИТ-стратегии.
