2. Определить приоритетные проекты департамента на 20____ год и ключевые изменения в организации работы с ними.
3. Сформировать планы действий для каждого приоритетного проекта.
3-й шаг. Программа встречи
Зачем озвучивать программу непосредственно на встрече
Взрослые люди ходят знать, что и как они будут делать на рабочей встрече, чтобы… держать под контролем ситуацию. Под своим контролем.
Если вы планируете вести рабочую встречу, не давая участникам ясного понимания, какие именно вопросы они будут обсуждать, а также когда закончится встреча, будут ли перерывы, с высокой степенью вероятности вы вызовете скрытое или открытое сопротивление.
Люди не любят, когда их ведут, как бычка на веревочке, они предпочитают контролировать процесс.
Поэтому рекомендуется сразу сказать участникам не только о целях встречи, но и как они будут к ней продвигаться, то есть о предстоящей программе работы.
Лучше всего представить информацию визуально – на слайде, листе флипчарта или листе А4. Это облегчит понимание сути повестки и поможет при следующем технологическом шаге этапа открытия каждому участнику определиться, что из предложенной повестки обсуждения наиболее значимо для него.
Что важно учесть, представляя повестку: почему важно сказать не только что будем обсуждать, но и как?
Участники лучше поймут суть повестки, если вы не просто перечислите вопросы, которые предстоит обсудить, но и кратко анонсируете формат обсуждения.
Например, вместо «I. Итоги текущего года и цели следующего» представите так: «Итоги года и цели следующего»: презентация генерального директора, обсуждение ключевых идей презентации, формирование вопросов в группах, ответы ГД на вопросы».
В этом случае участникам становится понятен ещё и формат работы, они лучше понимают, как им предстоит работать, у них снижается степень неопределённости, а значит, и напряжения.
Какие есть варианты формирования повестки?
Многообразие задач, особенности состава и количество участников делают своё дело. Вы должны быть готовы подобрать наиболее подходящий из имеющихся вариантов.
1-й вариант: Повестка разослана участникам рабочей встречи заранее.
Мало кто надеется в этом случае, что люди внимательно, с карандашиком прочитают повестку и подготовятся к предстоящей встрече. Большая часть отправится на встречу, наскоро пробежавшись по повестке глазами. В лучшем случае захватят листочек с повесткой. Или не захватят.
Как действует опытный ведущий в этом случае?
1. Распечатывает повестку, ориентируясь на количество участников.
2. Обращается к присутствующим примерно так: «Взгляните на повестку, что я вам высылал. Давайте я кратко прокомментирую ключевые блоки».
Комментируя, ведущий акцентирует внимание присутствующих на том, что и как им предстоит обсудить. В этом случае он может опустить время начала, окончания и перерывов рабочей встречи, потому что они у них перед глазами.
2-й вариант: Повестка программы готовится заранее, но участники узнают о ней на рабочей встрече.
В этом случае она обязательно должна быть записана: если это встреча с количеством участников 16+ – на слайде, если меньше – на флипчарте. Повестку нужно писать лаконично. Лучше устно прокомментировать суть каждого пункта повестки. В этом случае нужно обязательно сказать о времени начала и окончания встречи, а также о перерывах.
3-й вариант, когда повестка формируется непосредственно на встрече.
В этом случае ведущий обозначает время начала и окончания рабочей встречи, а участники предлагают вопросы для обсуждения и затем определяют последовательность работы с ними.
Такой вариант не разрушит процесс общения, а вы как ведущий сможете управлять им, если формирование повестки будет вписано в уже сложившуюся структуру рабочей встречи.
Например, сотрудники вашего подразделения встречаются каждый понедельник и точно знают, что еженедельно они подводят итоги и координируют между собой планы на следующую неделю. В этом случае участники понимают, что они выносят на обсуждение только те вопросы, которые требуют координации, а не совместного решения.
Многообразие возможностей сформирования повестки может не ограничиваться этим количеством вариантов, поэтому вы можете периодически дополнять свой арсенал, чтобы быть готовым выбрать наилучший для любой из ваших рабочих встреч.
Отличие программ сессии для фасилитатора и для участников
Чем отличается программа сессии, которую фасилитатор составляет для себя, от программы, которую направляет участникам?
Степенью детализации.
Опытный ведущий отличается от неопытного тем, что он никогда не даст участникам встречи пошагово контролировать себя и всегда оставит себе возможности для манёвра.
Действительно, взрослым людям важно знать, что и как они будут делать, но не нужно давать участникам пошаговый сценарий с поминутным таймингом. В этом случае вы получите армию контролёров и оценщиков ваших действий. Причём сделаете это своими руками, без просьб со стороны участников.
Программа стратегической сессии (для участников)
Дата: ________________________________
Место: ______________________________
Участники: __________________
Цели:
1. Построить общее понимание итогов работы в 2019 году, целей 2020 года.
2. Обменяться опытом и наметить пути наращивания оборота с каждой категорией клиентов по всему ассортиментному ряду продукции в каждом филиале.
3. Получить положительный заряд энергии от командной работы.
10:00. Открытие: приветственное слово, цели, программа, цели участников.
I. Итоги 2019 года, цели 2020-го:
– «Результаты работы компании в… году, ключевые цели на… год»,
Ф. И. О., должность.
– «Изменения в филиалах в… году», Ф. И. О., должность.
– «Итоги работы филиальной сети в… году и задачи на… год»,
Ф. И. О., должность.
– Обсуждение и формирование вопросов к выступающим.
– Ответы на вопросы.
II. Поиск решений ключевых задач для достижения целей 2020 года: – Обсуждение в сменяемых группах. – Определение приоритетных проектных инициатив 2020 года.
III. План следующих шагов работы по внедрению найденных решений. – Обсуждение в группах по филиалам.
11:40–12:00 – перерыв
13:30–14:30 – обед
16:00–16:20 – перерыв
18:00. Закрытие: итоги, обратная связь участников.
4-й шаг. Цели участников
Зачем присоединять цели участников к целям встречи
Мы уже договорились, что, когда люди собрались на рабочую встречу, они должны услышать от инициатора или руководителя – заказчика этой встречи, во-первых, ради чего собрались, другими словами, чем важна эта встреча, во-вторых, каким должен быть результат их совместной работы и, в-третьих, какова программа этой рабочей встречи, то есть какие вопросы будут обсуждаться.
Конец ознакомительного фрагмента.
Текст предоставлен ООО «ЛитРес».
Прочитайте эту книгу целиком, купив полную легальную версию на ЛитРес.
Безопасно оплатить книгу можно банковской картой Visa, MasterCard, Maestro, со счета мобильного телефона, с платежного терминала, в салоне МТС или Связной, через PayPal, WebMoney, Яндекс.Деньги, QIWI Кошелек, бонусными картами или другим удобным Вам способом.
