(в это время проходит Чемпионат мира по футболу).
Когда большая часть участников встречи подняла руки, он продолжил:
«Помните, как мы играли в футбол в детстве? Главное, чтобы был мяч, воротами могли служить два камня, а в командах было столько игроков, сколько оказалось ребят во дворе. Но… каждый из нас был нападающим, мы гурьбой бежали туда, куда летел мяч, мечтали ударить по нему и поразить ворота соперника.
Многие из нас до сих пор помнят вкус горечи поражения и радости победы.
Сейчас мы понимаем, что футбол – это не только азарт, это битва умов и нервов. Каждый тренерский штаб тщательно готовит свою игру, каждый игрок знает задачу команды и свою роль.
Мы испытываем невероятные эмоции, наблюдая, как одна команда ломает стратегию другой команды, а соперники сдаются или могут изменить ход игры в любой момент.
Конечно, дворовый футбол никогда не собрал бы нас на стадионы или у экранов телевизоров. Этим и отличаются профессионалы от любителей.
Сегодня пришла пора и нам перейти из любительской лиги в профессионалы. Наша сегодняшняя сессия именно про это. Сегодня нам предстоит познакомиться с новой организационной структурой, которая станет основой для реализации амбициозной стратегии департамента, и каждый узнает, как он сможет внести вклад на своем рабочем месте».
Кто должен делать приветствие
Приветствие может делать руководитель / инициатор встречи / ведущий встречи.
В идеале приветствовать собравшихся должен тот руководитель, который отвечает за бизнес-задачу, для решения которой и потребовалась эта рабочая встреча.
Как правило, такой руководитель занимает более высокое по отношению к собравшимся место в компании. Это обычно добавляет убедительности его словам. Кроме того, такие руководители хорошо обрисовывают контекст задачи и участники понимают, частью решения какой бизнес-задачи является их работа.
Кстати, приветствовать участников может не один, а два руководителя (больше не нужно, хотя могут быть исключения из правил). Чаще всего получается несколько приветствий, если собираются два подразделения и руководитель каждого должен настроить своих на работу либо когда присутствуют руководители высшего уровня.
Например, на заседание кабинета министров пришёл президент. В этом случае приветственное слово скажет и президент, и глава правительства.
Если руководитель не может прийти на встречу, инициатор или ведущий может процитировать руководителя или показать ролик с его участием, а также сказать приветствие от своего имени.
Сколько времени нужно для приветствия
От 1–2 до 5 минут.
Важно не путать приветственное слово с вводной информацией о сути обсуждаемого вопроса.
Приветствие настраивает участников на серьёзное и активное отношение к предстоящей на встрече совместной работе, а вводные данные на тему обсуждения дают конкретную информацию, с содержанием которой группа должна начать работать.
2-й шаг. Цель встречи
Зачем озвучивать / записывать цель встречи
Взрослые люди сразу хотят знать результат на выходе. Они хотят сразу получить информацию, как должен выглядеть результат их совместной работы. Ясная цель делает процесс обсуждения осмысленным, участники понимают, к чему нужно стремиться.
Лучше всего, если участники получают цель в самом начале встречи и в зафиксированном виде.
Устно озвучивать результат встречи желательно только для небольших групп и простых задач.
Во всех остальных случаях цель встречи лучше зафиксировать – на слайде, флипчарте или в печатном виде.
А ещё лучше оставить флипчарт с зафиксированным результатом рабочей встречи на видном месте, чтобы участники не теряли его из виду в течение всей встречи.
Кто и когда определяет цель встречи
Руководитель / инициатор встречи должен ответить на вопросы, ради чего собираются сотрудники, какой результат должен получиться на выходе и чья экспертиза для этого потребуется. Причём делать это нужно заранее!
Именно инициатор встречи до начала встречи должен спланировать, чем она закончится. И чем более конкретно и чётко он это понимает, тем легче ему определить другие аспекты подготовки: какие вопросы должны быть для этого проработаны, какая информация подготовлена, какие участники приглашены и др.
Как сформулировать цель встречи
Многие инициаторы рабочих встреч сразу и чётко формулируют, что участники рабочей встречи должны сделать вместе, но иногда инициатору или руководителю бывает трудно оцифровать результат на выходе. Как правило, это касается новых задач либо вопросов, которые нужно решать в ситуациях высокой степени неопределённости.
Цель рабочей встречи легче определить, если начать… с конца.
Вы замечали, что иногда, когда рабочая встреча заканчивается, вдруг становится ясно, что понимание сути обсуждаемой темы изменилось, вопросы, решения которых нужно искать, стали более ясными, а следующие шаги – более очевидными?
Чтобы это случалось не иногда, а регулярно, чтобы каждая встреча была результативна, инициатор встречи до её начала должен сформулировать для себя, а потом и транслировать всем участникам встречи результат на выходе.
Определяя цель встречи, начинаем с конца. Представим себе, что встреча уже закончилась и мы легко можем описать её результат.
Описывать результат лучше всего по трём его составляющим. Это:
1. Общая картина по обсуждаемому вопросу.
2. Ключевые («горячие») вопросы.
3. План следующих шагов.
Почему именно по этим составляющим?
Потому что в результате любой рабочей встречи у всех участников должна появиться общая картина сути и контекста вопроса.
Любая рабочая встреча собирается как инструмент для достижения определённой бизнес-цели, достичь которой можно, только если найти решения ряда вызовов. Именно эти вызовы и являются теми «горячими» вопросами, которые и должны обсуждать участники встречи.
И любая встреча должна заканчиваться фиксацией достигнутых договорённостей в конкретном формате.
Определившись до встречи с этими составляющими, можно сформулировать чёткую и конкретную цель рабочей встречи.
Чек-лист определения цели рабочей встречи
1. Что является результатом рабочей встречи? Как его можно описать? Как вы сможете измерить, насколько он соответствует цели – точно попал, превзошёл ожидания, не дотянул?
______________________________
______________________________
2. Что именно должны узнать / понять все участники о сути и контексте вопроса обсуждения в итоге рабочей встречи?
______________________________
______________________________
3. Какие «горячие» вопросы нужно обсудить и что именно сделать: определить список этих вопросов, построить их рейтинг, найти им решения?
______________________________
______________________________
4. Что в итоге должны зафиксировать в итоговых договорённостях участники рабочей встречи и в каком формате (план / перечень предложений, ранжированный список барьеров и т. д.)?
______________________________
______________________________
Пример цели реальной рабочей встречи
Это была рабочая встреча HR департамента, на которой HR менеджеры планировали определить и запустить ключевые HR проекты следующего года.
1. Построить общее понимание целей и приоритетов HR-департамента 20____ года на основе стратегии компании, ключевых трендов изменений профессий и потребностей магазинов.
