Проработку каждого этапа рабочей встречи хотелось бы начинать с напоминания, что в модели «Путь к результату» каждый этап является шагом на пути к результату рабочей встречи.

Двигаясь от этапа к этапу, шаг за шагом участники рабочей встречи приближаются к результату их совместной работы, но это не происходит автоматически.

Для достижения результата встречи недостаточно знать последовательность этапов обсуждения, нужно овладеть технологией продвижения к результату внутри каждого этапа.

Схема «Цель – Процесс – Результат» служит этой задаче.

Цель – это точка входа в этап, это чёткий конечный ориентир, для достижения которого осуществляется ряд действий. Цель определяет направление движения.

Процесс – планирование пошаговых действий для достижения результата этапа.

Результат – точка выхода из этапа. Это финишная черта, при пересечении которой сравнивается желаемое и достигнутое. В идеале цель и результат должны получить знак равенства.

ЦЕЛЬ

• «Привести людей в комнату», что значит сделать им понятным результат рабочей встречи («что должны сделать вместе»), программу («как будем работать»)

• Присоединить цели участников к целям рабочей встречи («зачем это мне»)

ПРОЦЕСС

• Приветствие

• Цель встречи

• Программа встречи

• Цели участников

РЕЗУЛЬТАТ

• Каждый участник встречи понимает, ради чего собрались, как будут работать, нашел для себя смысл участия в этой встрече и готов начинать!

Попадали ли вы в своей жизни на рабочие встречи, которые начинались с места в карьер, когда сразу после приветственного «Добрый день, коллеги!» неслось что-нибудь вроде «давайте обсудим результаты работы / давайте решим, что делать с… / давайте набросаем план…»? И буквально через несколько минут кто-то уже скакал во весь опор по повестке, часто не замечая, что делает это в гордом одиночестве или с небольшой горсткой товарищей: большая часть участников встречи ещё даже не запрягла коней и находится в дезориентации, что здесь происходит.

Начало встречи – небольшой по времени, но очень важный по значению отрезок пути к результату. Именно здесь каждый участник встречи должен понять, куда он попал, ради чего здесь собрались люди, что будет результатом, какие вопросы будут обсуждаться, и… найти для себя смысл для активного участия в этой встрече.

Цель этапа открытия помогает фасилитатору перед началом встречи… поставить себя на место участников и задать себе вопросы: откуда придут люди на эту встречу? с предыдущей встречи, где было жарко или скучно? со своего рабочего места, где они были погружены в свои задачи? с обеденного перерыва, во время которого они говорили с близкими или друзьями? Это не праздные вопросы! Люди приходят на встречи не из безвоздушного пространства и в голове у них не пустота. Они приходят с головой, полной мыслей, и с переживаниями в сердце.

А чего хотят инициаторы и ведущий встречи? Чтобы люди сосредоточились на 100 % на цели рабочей встречи, чтобы они отдали решению этой задачи всего себя.

Вы правда этого хотите?

Тогда начните работать на цель этапа открытия – «приведите людей в комнату», в которой вот-вот начнётся совместная работа и где экспертиза каждого присутствующего критически важна для того, чтобы получить максимальный результат на выходе!

«Привести людей в комнату» – значит донести до участников встречи цель: результат, которого они должны достичь вместе. Им должна быть понятна программа встречи, какие вопросы и как они будут обсуждать, а также нужно дать участникам время осмыслить цель и программу встречи, чтобы найти в них смысл для себя!

Если вы всё сделаете правильно на этапе открытия, участники во время встречи не будут озабоченно поглядывать на часы и думать: «Какой ерундой мы занимаемся! Когда я свою работу делать буду?»

А чтобы всё правильно сделать, нужно знать пошаговую технологию открытия рабочей встречи, которая не даст сбиться с пути и поможет привести участников к результату этапа открытия, когда каждый понимает, что нужно решить на встрече, зачем это нужно именно ему, и готов начать работу.

Зачем нужно приветствие

Участники встречи сразу должны получить посыл от авторитетного лица, что они сейчас займутся важным для компании / руководителей / сотрудников вопросом.

• Приветствие – это ответ инициатора на висящие в воздухе вопросы: ради чего мы собрались? почему эта рабочая встреча важна? кому и зачем понадобилась эта встреча?

Любая рабочая встреча является частью решения какой-то текущей бизнес-задачи.

Это может быть рутинная, повторяющая рабочая встреча или специальная, кросс-функциональная или даже стратегическая сессия, но на любой из них первым, обязательным шагом будет приветствие. Просто сделать его можно и нужно по-разному.

Помните, мы говорили, что технология даёт жёсткую схему, которая, как нить Ариадны, не даёт фасилитатору сбиться с пути, а вот инструменты обеспечивают гибкость этой схемы. За счёт чего? За счёт правильно подобранного инструмента, который учитывает особенности задачи, состав участников и продолжительность встречи.

Если встреча рутинная, еженедельная и участникам по умолчанию понятно, на какую бизнес-задачу она работает, то для приветствия ведущему достаточно выбрать простое «Здравствуйте, рад всех видеть!».

Это вроде назвать инструментом даже язык не поворачивается, но это инструмент!

Если лаконичное и позитивное «Здравствуйте, рад всех видеть!» повторять как первый шаг на каждой встрече, то это становится ритуалом, который уже считывается всеми как сигнал, что встреча началась. А если снабдить эту фразу искренней улыбкой и доброжелательным взглядом, то из протокольной фразы она превратится в мотивирующий инструмент!

А уж если встреча не рутинная и на неё собрались сотрудники разных подразделений, чтобы решить специальную задачу, тут и вовсе нужна особая мотивационная речь и есть много вариантов разнообразить её формат.

Вот лишь несколько инструментов, которые может использовать в своём приветствии инициатор рабочей встречи для того, чтобы настроить аудиторию на совместную работу и донести до участников значимость встречи, где им предстоит вместе поработать.

 Инструменты приветствия инициатора рабочей встречи

 Пример приветствия «Актуальное событие» из реальной рабочей встречи

Эта была не самая простая рабочая встреча.

Инициатору встречи, вновь назначенному руководителю департамента, нужно было довести до ключевых руководителей департамента новую организационно-штатную структуру, которая многим из присутствующих их должность, обязанности и даже место жительства.

Начал руководитель эту встречу с такого приветствия: