Это полезно для участников и заранее готовит аудиторию к необходимости взаимодействия.
План – список ключевых моментов презентации, который мы можем подкрепить визуально:
[Хуже]
[Лучше]
2. Повторить несколько раз
Сначала скажи, о чем ты будешь говорить. Потом
расскажи это. И наконец повтори только что сказанное.
Правило троекратного повторения
Зачем повторять одну и ту же мысль?
Независимо от того, насколько хорошо мы презентуем, часть аудитории способна пропустить или неправильно расслышать некоторые важные моменты презентации. Участники, как правило, по очереди «отключаются», переходя в «спящий режим», или задумываются о чем-то своем.
Например, кондиционер работал слишком громко; кому-то было плохо видно; кто-то кого-то отвлек; и так далее.
Обычно люди запоминают лишь 1/3 из услышанного. И если мы хотим быть уверены, что все услышали наши основные идеи, по крайней мере, один раз, нам нужно озвучить их минимум три раза.
Простой линейный порядок
Аудитория легко запутывается в любой сложной структуре. Живую презентацию участники не могут отлистать назад, как книгу, или нажать на паузу, как при просмотре видео. Поэтому все должно быть понятно с первого раза, то есть наши идеи должны быть изложены просто и ясно.
Недооценить сложность собственной презентации очень легко. Обычно мы проходимся по материалу много раз во время разработки и репетиции. И через некоторое время нам кажется все совершенно ясным, логичным и очевидным.
В отличие от нас аудитория, напротив, видит презентацию впервые в жизни. Именно поэтому нам нужно придерживаться простой структуры и повторять главную идею несколько раз.
1. Сделать обзор ключевых моментов во вступлении.
2. Повторить и расширить их в основной части.
3. Снова повторить их в заключении, подводя итоги.
Частая проблема в презентации – нехватка времени. Возможно, из-за того, что мы недооценили длительность презентации. В результате многие выступающие начинают спешить и почти всегда пропускают подведение итогов. Это большая ошибка. Подводить итоги нужно всегда! Лучше «уплотнить» основную часть, но обязательно подвести итоги.
Используйте «завершающие» слова: «резюмируя…», «в заключение…», «подводя итоги…». Они «будят» даже тех, кто совсем замечтался, и возвращают их в аудиторию. Если мы этого не сделаем, наше подведение итогов не получит достаточно внимания. И кривая естественного внимания будет выглядеть неутешительно.
Важный момент: не вводите новые, дополнительные идеи в финале. Повторите только то, что вы сообщили в основной части.
Как сказал один презентатор: «За всю жизнь я еще не встречал ни одного недовольного тем, что семинар закончился рано». Даже фокусники настоятельно рекомендуют на своих развлекательных представлениях: «Всегда оставляйте аудиторию чуть-чуть неудовлетворенной. Пусть у них останется ощущение недосказанности. Показывайте суть. Будьте кратки. Завершайте номер раньше, чем зрители насытятся».
Метод К-О-К
Для объяснения идей или данных используйте метод К-О-К:
КОНКРЕТИКА – ОБЩЕЕ – КОНКРЕТИКА
Например, помогая аудитории разобраться в таблице с данными, укажите на конкретную цифру и расскажите, что она значит. Затем вернитесь назад и объясните общую структуру таблицы. И наконец, подкрепите все предыдущее второй конкретной цифрой, объясняя, что означают остальные данные.
Два конкретных примера могут быть выбраны так, чтобы последовательно подкреплять суть вашей идеи и одновременно объяснять расположение данных.
К-О-К придает вашей аргументации большую убедительность. Вы не просто рассказали отдельную историю и продемонстрировали общую теорию. Вы дважды подкрепили свою идею конкретными примерами.
Почему примеры работают так хорошо? Потому что они облегчают понимание. А без понимания не может быть никакого убеждения. Цифры сами по себе ничего не объясняют. Таким образом, чтобы наши идеи были восприняты должным образом, нужно сочетать проверенные цифры с хорошими примерами.
Например, на тренинге по развитию навыков презентации я обнаружил, что участники не придают значения какому-то навыку, пока не услышат или не увидят реальные примеры его правильного и неправильного применения.
Степень детализации
Что наши участники уже знают, а что им предстоит узнать? Достаточно ли у них базовых знаний для дальнейших объяснений? Что будет потеряно, если мы пропустим эту информацию? Достигнем ли мы нашей цели?
Предположим, детализация необходима, но времени катастрофически не хватает. Тогда нужно все разумно упростить.
В школе многим из нас объясняли модель атома, используя схему Солнечной системы. Модель, в которой электроны вращаются вокруг ядра, как планеты вокруг Солнца. Эта аналогия позволяет ученикам быстро понять, как устроен атом. На самом деле «…электроны в атоме двигаются по атомной орбитали[2], а движение электрона в атоме отличается от классического движения по траектории и описывается законами квантовой механики…».
Вы дадите пятиклассникам не вполне точный с научной точки зрения, зато понятный рассказ о движении планет? Или пуститесь в рассуждения о неведомой атомной орбитали, которые хоть и непонятны, зато единственно верны?
Может показаться, что нам нужно сделать выбор между точностью в ущерб пониманию и пониманием в ущерб точности.
Но во многих случаях это является ложным выбором.
Если дополнительная деталь не может быть использована для принятия решений, она не представляет ценности, независимо от того, насколько она точна и всеобъемлюща.
СТИЛИ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Я хочу привести несколько примеров различных стилей презентаций, в которых используются проецируемые слайды. Сегодня под презентацией понимаются различные формы донесения сообщения, в зависимости от корпоративной культуры, принятой внутри конкретной компании. Рассмотрим четыре своеобразных подхода к проведению презентаций. В чистом виде каждый из «стилей» встречается редко. Чаще тот или иной презентатор больше тяготеет к одному-двум «стилям».
1. Пошаговая презентация
Цель – представление знаний, без общения с аудиторией.
• На слайдах показывается больше, чем есть в раздаточных материалах.
• Наиболее популярный жанр (стандартные шаблоны PowerPoint).
• Материал может быть умеренно сложным.
• Внимание фокусируется на описании элементов.
• Большое количество слов на слайде (правило 6 × 6: 6 слов в 6 строках).
• Слова общего назначения, средней длины.
• Пропорция изображение/текст – 50/50.
• Использование графики на каждой странице.
Пример: презентация Ларри Лессига (http://lazarev.biz/2008/09/17/lessig)
2. Эмоциональная презентация
Цель: убедить, побудить, вовлечь, мотивировать.
• Акцент на визуализации.
• Высококачественное фото на каждом слайде.
• Вовлечение участников в обсуждение.
• Эмоции для расстановки акцентов.
• Слайды бесполезны без презентатора.
• Не более 6 слов на слайд.
• Раздаточные материалы выдаются после презентации.
• Хорошо для одиночных, простых идей.
• Подходит для коротких презентаций.
• Хорошо подходит для презентаций Пе-чак-ча (см. с. 85).
Пример: презентация Сета Година (http://lazarev.biz/2008/09/10/godin)
3. Резюмирующая презентация
Цель: представить информацию в кратком, лаконичном виде.
• Слайды бесполезны без объяснений.
• Упор на концептуальное понимание.
• Использование буллитов формата.
• Использование графиков.
• Обобщение, пересказ, цитаты.
• Создание графической информации при необходимости.
• Правило 10/20/30.
Гай Кавасаки (Guy Kawasaki), руководитель венчурной компании:
«Я слушаю презентации предпринимателей каждый день. По 60 слайдов в презентации… И каждый утверждает, что его бизнес уникален. Поскольку я слушаю весь этот ужас, я вывел „Правило 10/20/30“».
10 слайдов или меньше
Не важно, о чем вы делаете презентацию, ограничьтесь 10 слайдами. Вы можете думать, что ваша ситуация не такая, как у всех остальных. Ваш случай уникальный, и 10 слайдов вам не хватит. Однако помните, если вы выступаете перед аудиторией, которая слушает презентации день изо дня, хороший способ выделиться из общей массы – сократить число слайдов.
20 минут или меньше
Возможно, у вас будет выделен час на встречу. Но если у вас ноутбук с Windows, подключение его к проектору может занять 40 минут. Вся информация, которую вы собираетесь донести до аудитории, должна занять максимум 20 минут. Также учтите, что вам потребуется время на последующее обсуждение.
30-й размер шрифта
Никогда не используйте шрифт меньше чем 30-го размера. Таким образом вы разместите на своем слайде намного меньше текста, и это подтвердит ваши знания и подготовку. Оставьте на слайдах только ключевые понятия, остальное расскажете своими словами.
Если вам по каким-либо причинам не нравится цифра «30», используйте другой алгоритм. Найдите самого старшего участника в аудитории и разделите его возраст на два. Это и будет оптимальный размер шрифта.
Пример: презентация Гая Кавасаки «Искусство начинать» http://lazarev.biz/2008/09/15/kawasaki)
4. Убеждающая презентация
Цель: доказать и убедить, используя логику.
• Визуализация данных.
• Акцент на логике.
• Графики, диаграммы, карты.
• Раздаточные материалы и слайды в качестве доказательств.
• Минимум буллитов.
• Объяснение логических связей в данных.
Пример: презентации Ханса Рослинга (http://lazarev.biz/2008/09/07/rosling)
Печа Куча (Pecha Kucha)
«Печа Куча» – формат, который позволяет обмениваться идеями в виде кратких презентаций. Само японское выражение, давшее название движению и мероприятиям, звучит в оригинале скорее как пе-чак-ча, означает «болтовню», а по смыслу соответствует английскому «бла-бла-бла».
Правило Пе-чак-ча: 20 × 20:
• Выступающий использует только 20 слайдов.
• Каждый слайд автоматически меняется каждые 20 секунд.
• Каждая презентация длится 6 минут 40 секунд.
Устраиваются настоящие вечеринки с презентациями (Pecha Kucha Night). За вечер проходит около 14 презентаций. Темы выступления – любые. Выступающие и большинство аудитории – как правило, люди творческих профессий. Сейчас Pecha Kucha Nights проводятся в 80 городах мира, многие крупные компании выступают спонсорами этих мероприятий. Список городов можно посмотреть по адресу: http://www.pecha-kucha.org/ (в России пока не проводится).
Такой формат удерживает внимание публики и не дает возможности отвлечься от происходящего. Имея в своем распоряжении всего около 7 минут, участник Pecha Kucha Nights не может позволить себе роскошь пространных рассуждений. Все должно быть предельно кратко и четко. Как правило, в шоу принимают участие 14 человек, т. е. все мероприятие длится чуть больше полутора часов, что, безусловно, не очень утомительно.
Идея формата принадлежит архитекторам Астрид Кляйн и Марку Дитэму. В начале 90-х годов в Токио они создали мастерскую KDa (Klein amp; Dytham Architecture), где начинающие дизайнеры и архитекторы обменивались своими идеями и представляли их публике. Впервые Печа Куча состоялась в 2003 году и быстро завоевала популярность по всему миру. Такой формат идеально подходит для ситуаций, когда нужно заслушать несколько человек и уложиться в график по времени.
Дамир Нигматянов, руководитель отдела корпоративного обучения компании UPECO, Москва:
«Изучив материалы о новом формате, мы поняли, что он как нельзя лучше подойдет для наших встреч. Большинство наших сотрудников, которые раньше сталкивались с проблемой затянутых выступлений, узнав о Pecha Kucha, начали рассказывать о нем коллегам, подталкивая их к лаконичным выступлениям.
Результаты
Во-первых, введение формата Pecha Kucha позволило значительно улучшить качество презентаций, повысило культуру переговоров и встреч. Раньше на презентацию компании и каждого из наших брендов (а их в нашем портфеле сейчас восемь) мы отводили минимум 40 минут. В результате к концу мероприятия присутствовавшие слушали менее внимательно. После введения Реchа Kucha мы сократили продолжительность выступлений (но это не значит, что все они ограничиваются 6 минутами 40 секундами), и теперь нам говорят, что слушать их стало значительно интереснее.
Во-вторых, многие сотрудники научились выступать перед аудиторией, усовершенствовали мастерство ведения бизнес-встреч и совещаний.
В-третьих, технологию Реchа Kucha мы начали интегрировать в сферу продаж и деловых переговоров. Так, например, наши сотрудники из отдела по работе с международными сетями на собственном опыте убедились, что умение изложить информацию в новом формате очень помогает при общении с байерами крупных торговых сетей, которые на презентацию компании отводят около 5 минут: можно легко сказать все самое важное и продемонстрировать закупщику выгоды, каждый раз добиваясь позитивных результатов продаж».
