В качестве практического упражнения сравните слайды, найдите различия и попробуйте определить, какие именно принципы применялись в каждом конкретном случае.
На третьей странице цветной вкладки обратите внимание и сравните, как выглядят на каждом графике данные по Боснии и Герцеговине, Сербии и Черногории. На трехмерном графике из-за фальшивой перспективы их значения выглядят меньше 10, хотя фактически – выше.
Глава 7. ПОДГОТОВКА РАЗДАТОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ
Слова и слайды забываются, а раздаточные материалы остаются постоянным, осязаемым напоминанием. Иногда выступающие раздают печатные материалы до начала презентации. И сталкиваются с ситуацией, когда аудитория начинает читать материалы, игнорируя то, что выступающий говорит в настоящий момент. Поэтому важно вести аудиторию за собой шаг за шагом, не теряя ее и не перегружая излишней информацией.
Метафорой взаимодействия выступающего и аудитории в данном случае может быть сравнение с моторной лодкой. Когда мотор за бортом лодки придает энергию движению лодки, а руль мотора определяет направление движения лодки.
Три элемента презентации:
1) мыслительная карта презентации (ее видите только вы);
2) слайды, которые вы показываете аудитории;
3) раздаточные материалы.
Не экономьте время, пытаясь объединить слайды и раздаточные материалы. Делая слайды по принципу «два в одном», вы лишь перегрузите аудиторию излишней информацией и создадите слайдомент.
Правда, в некоторых корпоративных культурах существуют строгие правила, определяющие, что может быть использовано в презентации и какими должны быть раздаточные материалы.
В одном российском банке, например, на внутренних заседаниях нельзя делать презентацию, в которой больше 15 слайдов. Если слайд на экране отличается от раздаточных материалов – увольнение.
Это неправильно. Вместо этого отдельно подготовьте подробные раздаточные материалы, а слайды делайте максимально простыми.
• Никогда не распространяйте печатную версию ваших слайдов как раздаточный материал.
• Никогда не раздавайте копии слайдов до начала презентации.
• Одно из определений качественных слайдов – слайды без презентатора должны быть бесполезны. Задумайтесь: если слайды самодостаточны и могут сами по себе донести вашу идею, зачем тогда нужны вы?
В какой момент следует распространить раздаточные материалы: до, во время или после презентации? В каком виде? План презентации? Распечатанные слайды? Написанный текст?
Ответ кроется в сравнении того, что мы получим и что потеряем, раздав материалы в аудитории. Раздавая материалы, помните:
• как только мы раздаем что-то аудитории, мы сразу же теряем 50 % внимания участников;
• нужно приложить дополнительные усилия для удержания внимания аудитории, чтобы предотвратить пролистыва– ние вперед;
• если участники все же пролистнули вперед, тактично и настойчиво верните их обратно на страницу, на которой нужно сфокусироваться.
Допустим, вы делаете презентацию для руководителей компании-клиента. Ваша стратегия заключается в том, чтобы подвести слушателей к вашему решению, последовательно демонстрируя слайд за слайдом.
Прежде чем начать, вы раздаете распечатанные копии слайдов с тем, чтобы они могли легко следить за ходом презентации. Но во время презентации все происходит по-другому: вы объясняете слайд № 2, а генеральный директор и президент уже пролистали до последней страницы, чтобы добраться до заключения. Стратегия презентации нарушена, и вам нужно приложить дополнительные усилия, чтобы вернуть внимание.
Перед небольшой аудиторией я использую один из двух вариантов.
1. Выдаю не всю подшивку сразу, а по одному листу. Это позволяет удерживать и направлять внимание аудитории.
2. Раздаю материалы до того, как начать отвечать на вопросы. Это позволяет более информированной части аудитории сформулировать полезные вопросы.
Подготовьте содержание раздаточных материалов таким образом, чтобы их можно было использовать для вовлечения аудитории. Например:
• подкрепить всю презентацию в целом;
• помочь аудитории следить за ходом презентации;
• визуально усилить ключевые идеи;
• организовать групповое обсуждение;
• разобрать практические примеры;
• резюмировать основные моменты презентации.
Подготовив исчерпывающие раздаточные материалы, можно не беспокоиться из-за исключения каких-то деталей из слайдов.
Часть IV
ДОНЕСЕНИЕ
Препятствия – это все те страшные вещи, которые вы видите,
когда отводите глаза от своей цели.
Генри Форд
Глава 8. КАК СДЕЛАТЬ ПРОСТУЮ,ИНТЕРЕСНУЮ И ДОХОДЧИВУЮ ПРЕЗЕНТАЦИЮ
Искусство иллюзиониста не в том, чтобы совершать удивительное, а в том, чтобы убедить зрителей, что совершается удивительное. В классических текстах приводятся два основных правила успешного фокуса.
1. Никогда не рассказывайте заранее, что вы собираетесь делать.
Если аудитория не будет знать, что должно случиться, люди не будут знать, за чем следить, и фокуснику будет легче их запутать.
2. Никогда не повторяйте фокус дважды, даже на бис.
Второй раз уже смотрят не фокус, а на технику его исполнения, кроме того, повторение фокуса равносильно нарушению правила № 1. Зрители во все глаза смотрят, где же их провели.
Вывернув наизнанку эти правила, мы получим методику ясного и полного донесения информации. Вот два практических совета для презентации.
• Сказать, что будет. Аудитория должна заранее знать, что вы собираетесь делать. В самом начале презентации расскажите:
– в чем состоит проблема;
– в чем важность проблемы;
– каково решение проблемы.
• Повторить несколько раз. Повторяя одну и ту же тему в различных вариантах, вы проясняете и раскрываете идею, визуально подкрепляя свои слова слайдами.
Предоставить аудитории второй, третий, четвертый шанс понять суть идеи – наша обязанность.
Раз объяснил – не понимают, два объяснил – не понимают, три объяснил – сам даже понял, а они все равно не понимают!
1. Сказать, что будет
Предварительный обзор плана презентации важен для спокойствия аудитории – участники знают, чего ожидать. Мы даем понять, что держим все под контролем. Хороший прием – возвращаться к этому плану в основной части, делая переходы между элементами плана. Например, обзор может выглядеть следующим образом:
В течение следующих 15 минут я расскажу о принципах нашей закупочной политики и ее процедурах. Затем я покажу, как пользоваться этой системой, чтобы свести к минимуму бумажную работу и задержки; и в завершение я хотел бы услышать ваши предложения о том, как можно ее упростить и ускорить.
Важный момент – не озвучивайте внутреннюю структуру.
Я начну со вступления, в основной части рассмотрю то-то и то-то и в заключение подведу итоги.
Это неинформативно, поскольку наличие обязательных «трех блюд» подразумевается по умолчанию. Единственным исключением являются планы процедур, которые не являются очевидными, например:
Я буду делать паузу после каждого раздела для обсуждения возникших вопросов.
