Необходимые документы.

– Журнал записи клиентов в виде книги, отдельных листов или отметки в компьютере. Правила ведения журнала: администратор записывает фамилию и имя клиента, вид услуг, указывает время, затрачиваемое на услугу, контактный телефон клиента. Любое исправление в журнале должно быть обосновано администратором. При исправлениях запрещено использовать штрих-корректор.

– Индивидуальная карта клиента. Раньше информация записывалась на карте, сейчас же – в компьютере. Содержит всю информацию о клиенте, в том числе контактную, а также его историю посещения и покупок. В последние годы все более широко для этого используются программы 1С или Universe.

– Лист ежедневного отчета администратора. Он содержит: дату заполнения, фамилию администратора, а также фамилию, имя клиента, наименование оказанной услуги, фамилию обслуживающего специалиста, сумму, уплаченную клиентом, наименование проданного товара, его стоимость. Здесь же подводится кассовый итог за смену. На обратной стороне отчета ведется таблица текущих расходов, где указывается, кто и с какой целью получил деньги, в какой сумме, ставятся подписи получившего и выдавшего деньги сотрудников.

– Наряд работ – форма учета расходных материалов при оказании услуги. Заполняется специалистом и сдается администратору в момент оплаты клиентом услуги. В наряде работ указывается порядковый номер процедуры, дата заполнения, фамилия, имя клиента, наименование выполненной услуги, количество и стоимость израсходованных средств, подпись специалиста и администратора.

– Книга кассира-операциониста. Ведет ее администратор как кассир-операционист в соответствии с нормативами Минфина и ФНС России.

– Журнал учета услуг, оплаченных по безналичному расчету. Его ведет администратор с целью учета оказанных услуг и последующего списания денежных средств. В журнал заносятся следующие сведения: дата посещения и получения услуги, фамилия, имя клиента, список оказанных услуг, их стоимость, подпись клиента, получившего услугу, подпись специалиста, оказавшего услугу. В данном журнале учитываются корпоративные клиенты.

– Журнал учета продаж с витрины. Учитываются: дата продажи, наименование, артикул и количество проданного товара, фамилия, имя клиента, сделавшего покупку, стоимость проданных товаров, фамилия продавца. Эта информация может заноситься в компьютер.

– Журнал заявок на расходные материалы. Заполняется сотрудниками по необходимости, контролируется администратором. В журнале указывается дата заказа, фамилия специалиста, внутренние учетные коды материалов, необходимое их количество, подпись управляющего, ознакомленного с заказом, дата заказа, предполагаемая дата доставки, реальная дата доставки, подпись администратора, получившего заказ.

– Журнал поступлений и движения товара. Ведется для оперативного учета движения косметической продукции и аксессуаров на предприятии.

– Журнал учета стирки белья. Ведет администратор или ответственный специалист, назначенный директором. В журнале указывается дата отправки белья в прачечную, спецификация белья, его количество, фамилия доставившего белье в стирку, срок возврата из прачечной, фамилия принявшего белье из стирки.

– Список сотрудников с адресами и телефонами. Составляется директором, находится у начальника отдела кадров или же ответственного по кадрам в соответствии с требованиями участкового инспектора. Кадровые документы должны храниться в сейфе. Доступ к ключу от сейфа ограничен ответственным по кадрам и директором предприятия. Если салон красоты имеет сеть, то доступ к этому ключу должен иметь управляющий филиала.

– Материалы или журнал изучения конкурентов. Его ведет ответственный за маркетинговые исследования. Это может быть специалист-маркетолог или же лицо, назначаемое директором, с четко указанными директивами. При этом заполняются в журнале или на компьютере установленные формы на основании данных, полученных в результате посещений конкурентов или же их обзвона. В журнале отмечаются названия конкурирующих предприятий, основные виды услуг, их стоимость, а также новинки услуг и товаров.

– Материалы или журнал учета эффективности рекламных акций. Заполняет журнал ответственный по маркетинговым исследованиям. Часто это поручается секретарям или сотрудникам на входе салона. Они должны обязательно спрашивать новых клиентов, каким образом они нашли салон, и делать отметки в журнале или же в установленных формах на компьютере. На основании этих данных определяется эффективность рекламных и других средств, которые «привели» клиента в салон. В материалах учитывается количество звонков, источник информации, количество записавшихся и число первичных посещений.

Часть документов составляется, ведется и хранится непосредственно директором, управляющим или главным бухгалтером.

– Папка учредительных документов, куда входит пакет регистрационных документов предприятия:

● устав предприятия салонного бизнеса;

● учредительный договор или решение о создании фирмы;

● приказ о назначении на должность руководителя или доверенность от предприятия;

● свидетельство о государственной регистрации предприятия;

● справка Госкомстата о присвоении регистрационных кодов;

● свидетельство ГНИ о постановке на учет;

● договор аренды (с регистрацией, например, в Москомимуществе) или свидетельство о праве на собственность;

● свидетельство о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц;

● свидетельство о внесении в реестр субъектов малого предпринимательства;

● разрешение на деятельность от районной управы (выдается бесплатно);

● договор с управой на обслуживание малообеспеченных граждан.

Дополнительно в папке может находиться:

● паспорт рекламного места, вывески и т. д.;

● договор аренды земли (с кадастровым планом);

● сертификат соответствия (сертификация производится на добровольной основе);

● гарантийные сроки на услуги и процедуры, утвержденные руководителем предприятия салонного бизнеса;

● журнал регистрации проверок контролирующих организаций и акты этих проверок.

Обязательной является папка со следующими сертификатами:

● сертификаты на материалы, использованные при ремонте помещения;

● сертификаты на все виды используемого в салоне оборудования;

● сертификаты на дезинфицирующие средства хранятся у ответственного за санитарно-эпидемиологическое состояние вашего предприятия, там же должны храниться нормы расхода дезинфицирующих средств;

● сертификаты на всю косметическую продукцию, продаваемую и используемую на предприятии.

Обязательными также являются документы ЦГСЭН. За наличие этих документов отвечает лично директор, а сохранность обеспечивает бухгалтер или ответственный за санитарно-эпидемиологическое состояние предприятия салонного бизнеса в соответствии с требованиями ЦГСЭН. Состав этих документов:

● санитарно-эпидемиологическое заключение на осуществление деятельности;

● утвержденная в СЭС программа производственного контроля;

● протоколы смывов, замеров температурного режима и микроклимата предприятия;

● санитарный паспорт данного филиала салона красоты;

● журналы учета дезинфицирующих средств, работы бактерицидной установки и автоклава.

Администратор и мастера должны иметь материалы, связанные с санитарией, гигиеной, техникой безопасности на рабочих местах. Это следующие документы:

● график санитарных дней предприятия;

● ассортиментный перечень услуг с расценками, утвержденный руководителем;

● договор на вывоз волос; договор на вывоз баллончиков от лаков;

● договор на утилизацию люминесцентных ламп (для солярия);

● договор на обслуживание с прачечной (стирка белья);

● договор на техническое обслуживание с ЖЭКом или РЭУ (электрика, водоснабжение);

● договор на вывоз твердых бытовых отходов;