И если в компании внедрена и запущена HR-технология, проблем быть не должно. HR-департамент будет создавать и поддерживать высокоэффективный и стабильный штат сотрудников, обеспечивать их продуктивную адаптацию, неукоснительное выполнение ими описанных должностных обязанностей. Ключевые показатели работы персонала будут расти, а компетенции – непрерывно повышаться. Задачи департамента также включают в себя контроль эффективности и поддержку мотивации персонала в соответствии с корпоративной культурой и стратегическими целями компании. И вы полу́чите нужный конечный результат: штат эффективных сотрудников. А если нет… Но давайте я подробнее расскажу, какие конкретно функции у каждого отдела департамента персонала. И с чем вы можете столкнуться, если какая-то из функций сбоит или вообще не работает.

Итак, начнем по порядку.

С чего всё начинается? Вам нужен сотрудник, и… Правильно, его надо найти, провести собеседование, и, если звезды сложатся удачно, точнее, вы поймете, что подходите друг другу, «встроить» новичка в компанию. Этим должен заниматься отдел найма и адаптации персонала.

Отдел найма и адаптации – не про «разместить вакансии, где только можно, кого-нибудь из откликнувшихся собеседовать и, если повезет, нанять». Иначе зачем вам нужен этот отдел? Обратились бы в любое кадровое агентство, там бы вам нашли кого-нибудь более-менее подходящего.

Смысл существования этого отдела – наем от и до. От изучения рынка труда и составления описания вакансий до контроля персонала. То есть если вам требуется, скажем, менеджер по продажам, недостаточно просто кинуть клич: «Нужен менеджер!» Надо понять вилку заработной платы конкретно в вашей сфере, четко определить, что именно вы хотите от этого специалиста, а когда нужный человек будет найден, сделать всё, чтобы он не покинул ваш коллектив сразу после окончания стажировки или испытательного срока, а то и в процессе прохождения стажировки. Потому что задача этого отдела – не привести в компанию «тело», а найти подходящего по всем параметрам сотрудника и интегрировать его в вашу организацию.

И если отдел найма справляется со своими должностными обязанностями, «на выходе» вы полу́чите продуктивного штатного специалиста, четко понимающего, что от него требуется, и знающего, как выполнять свою работу. А значит, приносящего вашей компании прибыль. И не доставляющего проблем. Что вам и требуется.

Если же этот отдел плохо выполняет свою функцию (или вообще отсутствует как таковой), готовьтесь к тому, что на поиск каждого сотрудника может уходить несколько месяцев. Но это еще полбеды. С трудом найденный специалист может до полугода обучаться и «въезжать» – не забывайте, что всё это время вы платите ему зарплату, а отдача может быть практически нулевой, – а потом просто уйти. Или вы сами уволите его, поняв, что от такого «специалиста» толку не будет. Конечно, это крайний вариант, но, если у вас не выстроен отдел найма и адаптации, вы от него не застрахованы. А если вы нанимаете не одного сотрудника в год, а вам постоянно нужны новые люди? Работа компании, а вместе с ней ваша жизнь, может превратиться в ад. Какая прибыль, какое масштабирование? Удержаться бы как-нибудь на плаву.

Можно ли избежать этих проблем? Конечно. Для этого у вас, во-первых, в принципе должен быть отдел найма и адаптации, а во-вторых, он должен успешно справляться со всеми функциями. Давайте поподробнее разберем какими.

Итак, что входит в должностные обязанности сотрудника, который занимается наймом? Если вы внимательно рассмотрели схему, то заметили, что отдел состоит из нескольких участков[9]. И у каждого участка – свои функции. Давайте поговорим о каждом.

Участок подбора персонала

В первую очередь, конечно, этот отдел отвечает за то, чтобы утвердить на отчетный период план по найму. Его задача – собрать потребности компании в персонале, исходя из ее планов и задач. Разумеется, подсчет штатного расписания происходит на планировании ежегодного бюджета компании. У участка подбора персонала, скорее, оперативная функция: актуализировать штатное расписание с учетом текущей ситуации на ближайшие 1–3 месяца, чтобы спланировать набор персонала. Кстати, планировать подбор персонала – это один из рычагов повышения эффективности подбора персонала.

Несколько лет назад к нам пришел клиент, собственник производственной компании. Как вы уже поняли, у него были проблемы с подбором персонала. И что интересно, мы подняли эффективность подбора примерно в четыре раза благодаря одному простому действию. При аудите мы обнаружили, что у него не хватает большого количества специалистов в разных департаментах. И, как выяснилось, еще и в течение месяца у него увольнялись штатные сотрудники. А подбор выглядел следующим образом. В начале месяца договорились нанять инженера, двух продавцов, секретаря, копирайтера и РОПа. Через неделю после начала отчетного месяца к HR в кабинет вбегает директор по маркетингу и говорит: «Так, отменяем копирайтера. У меня уволился трафик-менеджер». И HR меняет позицию. Еще через неделю к нему вламывается руководитель производства и говорит: «Инженер не нужен, он не срочный. Мне срочно нужен начальник бригады». И так далее. То есть наем осуществлялся хаотично, потому что в течение месяца руководители меняли позиции. И в результате в конце месяца нанималось только 10 % от плана. Чтобы начать нанимать сотрудника, HR должен написать вакансию или рекламные объявления, подготовить стажировку, разместить вакансии, начать собеседования. И это не делается за пять минут. Подготовка к найму может занимать пару недель. А тут раз в неделю в принципе менялись позиции, кого необходимо подобрать. Поэтому неудивительно, что никого не могли нанять. Мы поговорили с собственником и попросили запретить так делать. И, о, чудо! План по найму был выполнен. Считайте, что я поделился с вами не просто примером, а лайфхаком.

Далее, на каждую нанимаемую позицию должна быть сформирована четкая заявка на подбор. Ее формирует руководитель той области, в которую нанимается сотрудник, а HR-специалист может помочь в ее заполнении. После формирования заявки HR-отдел анализирует рынок труда, чтобы понять, сколько стоят такие специалисты и где они, так сказать, обитают. Чтобы их нанять, проводят маркетинговые опросы данных соискателей. Это дает представление о том, что им важно при выборе работы, и позволяет уверенно продать им компанию.

Наконец, данная функция предполагает размещение вакансий, организацию их продвижения, посты в соцсетях, мотивацию персонала приводить своих друзей и знакомых, покупка и обзвон холодной базы… В общем, всё то, что связано с поисками сотрудника.

Далее следуют проведение собеседований и оценка кандидатов на соответствие необходимым личностным качествам, навыкам, квалификации и уровню мотивации.

Конечный результат работы участка – сотрудник, нанятый в срок и соответствующий заявке на подбор.

После того как кандидат найден, его выводят на стажировку, и активизируется следующий участок отдела найма.

Участок проведения стажировок

Этап, за который отвечает этот участок, – провести стажировки новому сотруднику, четко определив на практике, подходит данный сотрудник компании или нет. HR сопровождает новичка во время испытательного срока и следит, как тот справляется со своими обязанностями. А заодно помогает ему адаптироваться в коллективе. Но здесь HR работает не один. Идет совместная работа HR-специалиста и руководителя того департамента или отдела, в который пришел сотрудник. Объем участия каждой стороны может быть разным. Если приходит административный сотрудник, маркетолог, продавец, то HR по заранее прописанной «дорожной карте» стажировки (это, простыми словами, описанный маршрут стажировки), может и сам в течение нескольких дней протестировать качество его работы, понять на практике, подходит он или нет. Если же речь идет о производственном персонале, то нужна более плотная работа наставника с производства или руководителя с приходящим стажером. Но подробно про стажировки мы поговорим в отдельной главе, где я расскажу о разных типах стажировок. А пока главное, что вам нужно понять: HR не скидывает на голову руководителя новоиспеченного сотрудника, а помогает адаптировать его в рамках стажировок.