Порой мне, честное слово, было очень стыдно допускать мелкие и глупые ошибки. Основная причина в том, что, выполнив какую-то задачу, я сразу старался как можно быстрее донести результат до руководства: «Вот, посмотрите, я все сделал. Я молодец.» При этом в угоду скорости и желания поскорее расстаться с задачей, я не проверял сам себя, не вычитывал еще раз на свежую голову текст, не отсматривал результат, как надо.

Здесь можно выделить несколько факторов. Первое – я ещё не обладал достаточным опытом в работе, не имел навыков подготовки документов, табличных расчётов и в силу этого не мог правильно организовать свой рабочий процесс. Второе – я всегда стараюсь сделать всё быстрее, быстрее, быстрее. Сделал быстро, сдал на проверку, переключился на следующее задание. Эта спешка порой приводила к не самым лучшим последствиям. И третье – у меня очень дотошное руководство, которое внимательно смотрит все документы, вылизывая их до идеального состояния и перепроверяя ключевые расчеты. Я всегда был уверен, что после них документы выходили в близком к идеальному состоянию. Некоторых людей такая ситуация может расслабить – раз за тебя все отсмотрят все равно, а кого-то даже демотивировать – что бы ты не сделал, все равно получишь вагон и маленькую тележку замечаний.

Причём одна из самых удивительных особенностей для меня – это то, как моё руководство умудряется находить ошибки. Я мог отдать распечатанный на бумаге отчёт с таблицами, заполненными огромным количеством чисел (сплошные цифры, цифры, цифры, цифры). Начальник отдела или директор могли взять этот документ, пролистать, остановиться на какой-то странице и найти там ошибку (!) без компьютера и даже без калькулятора. В эти моменты я пребывал в состоянии перманентного шока. Нахождение даже одной маленькой ошибки в большом документе создает иллюзию, что весь документ сделан неправильно, а ошибка далеко не единственная. Не зря один мой руководитель любил повторять фразу: «Если я вернул документ без исправлений – это абсолютно не значит, что все написано идеально. Это лишь значит, что я не очень внимательно смотрел».

Уже позже я понимал, что руководство видит эти документы из года в год, из месяца в месяц, а я, естественно, не первый, кто допускает такие ошибки. Возможно, когда они сами были на моем месте, то допускали такие же ошибки, поэтому прекрасно знают, где, в каком месте наиболее вероятно искать и как проверить, есть ошибка или нет. Можно провести хорошую аналогию с пожарной безопасностью. Если вы строите здания или внутренние коммуникации, то вам может показаться, что с точки зрения требований пожарной безопасности исполнено, всё идеально и вы всё учили. Но опытный пожарник видел на своем веку тысячи помещений и знает, что в каком месте устроено не так: где высота неправильная, а где огнетушитель просроченный. Такой человек буквально за несколько минут найдет у вас нарушение. По итогам такого опыта работы и проверки моего руководства побудили меня выстроить системную работу над своими ошибками.

Краеугольным камнем этой работы стал принцип «Можно допустить миллион ошибок, но каждую только один раз». Поэтому допуская ошибку, я всегда запоминал ее и при выполнении этой или подобной задачи еще раз, особое внимание обращал на те места, где прошлый раз уже оступался. Это позволяло минимизировать самые типовые ошибки. Не зря говорят, что мудрый учится на чужих ошибках, умный учится на своих, а дурак не учится совсем. Очень хочется быть мудрым, но не всегда получается. Отсюда задача минимум – хотя бы не оказаться в дураках.

Став руководителем, я транслирую такой же принцип своим сотрудникам: «Не страшно, если вы допускаете ошибку, плохо если вы допускаете одну и ту же ошибку из раза в раз».

Не пренебрегай врагами: они первыми замечают твои ошибки.

Антисфен из Афин

Я уже рассказал о способностях руководителей, с которыми я работал, находить ошибки, недостатки, просчёты и просто ляпы на многостраничных документах и среди сложных расчётов. Это порой восхищало, порой удивляло, порой даже пугало. Как-будто все твои ходы и ошибки записаны наперёд и заранее кому-то известны. Но к сожалению или к счастью, каким бы талантом и профессионализмом не обладали мои коллеги по государственной службе, они не всесильны. Проверить всё просто нереально. Есть некоторые расчёты, по которым для того, чтобы проверить, правильно ли он сделан, нужно посчитать все с нуля.

Ярким примером является расчёт распределения дотаций на выравнивание бюджетной обеспеченности регионов. Расчет занимал более 30 страниц в Excel c тысячами цифр на каждом листе. А сумма распределяемых средств измерялась и измеряется сотнями миллиардов рублей. Ошибка в одной цифре или одной формуле может быть критичной как с точки зрения финансовых последствий, так и для репутации.

Поэтому чтобы быть уверенным в правильности расчёта, мы с моей коллегой считали параллельно в двух построенных с нуля файлах. Затем нас еще и проверяла специальная программа. Мы шли каждый по своему файлу, занося статистические данные шаг за шагом. Методика распределения дотаций утверждена постановлением Правительства РФ, расчеты идут строго по утвержденным формулам, а если расчетный файл построен правильно, то оставалось лишь внести новые данные и получить результат. Маневра вправо-влево особо и нет. Но с данными всегда что-то не так: то строка съедет, то знаки после запятой не все скопируются, то формула не протянется на все ячейки и т.д. и т.п. Поэтому после внесения данных мы с коллегой сверяли постранично каждый лист Excel.

Целевой результат – нулевое отклонение во всех ячейках листа до 15 знаков после запятой (больше Excel просто не считает). Шутки шутками, а отклонение на каком-нибудь 10 знаке после запятой могло дать миллионные отклонения по итогу. Помню, что в период настройки параллельной проверки мы специально вышли вдвоем на работу в субботу лишь для того, чтобы синхронизировать расчетные файлы друг друга в спокойной атмосфере. Чтобы уже в рабочие будни после получения данных оставалось их лишь технически перенести.

Убедившись, что все сходилось, мы спокойно могли презентовать наши расчеты руководству. Мы понимали, что такая система вела к двойным или даже тройным трудозатратам. В какие-то моменты это может быть неоправданно, но в том случае, когда нет права на ошибку, так как ее цена слишком высока, а вероятность находится на уровне выше среднего, это практически единственный способ ее избежать. Даже при условии наличия внутри каждого расчетного файла системы самопроверки и самоконтроля.

Но, конечно, такую систему проверки не выстроишь везде. В условиях огромного количества расчетов, которые приходится делать каждый день в огромном количестве, не сможешь их каждый раз запараллеливать с кем-то из коллег. Это просто нецелесообразно. Иначе вместо вас двоих возьмут на работу одного человека, который может и работает чуть медленнее, но не допускает ошибок. Ведь в этом случае его производительность будет все равно выше, чем у вас двоих.

Поэтому спустя небольшого времени после начала работы в какой-то момент времени я осознал, что то, как я посчитал итоговые цифры, по некоторым вопросам никто не сможет проверить, даже если покажу расчётчик или даже скину его проверяющему руководству. Все внутренности не раскопаешь. Таким образом вся ответственность за точность расчетов лежит исключительно на мне. Проверить меня смогут только контрольные органы, но доводить до этого, а тем более до успеха в их работе в виде выявленных нарушений совсем не хотелось. Особенно эта ситуация актуализировалась в тот момент, когда мой непосредственный руководитель ушел на повышение, а нового еще не назначили, и дистанция между мной и высшим руководством министерства сократилась. Менеджмент среднего звена в лице начальника отдела исчез, и проверять на рабочем уровне мой расчёт стало некому.