Одним из инструментов может быть создание общего календаря компании позволяющего четко определить задачи, сроки исполнения и ответственных лиц. Ведь, как сказал известный гуру и бизнес-тренер Брайн Трейси, "Календарь – это ваш лучший сотрудник, который никогда не опаздывает и не забывает".

Планирование на Бумаге: создание общего календаря

Ключ к эффективному планированию – это внесение всех задач и сроков исполнения в общий календарь компании. Это дает вам возможность видеть общую картину, избегая затруднений с памятью и напоминаниями.

Например, такой подход широко используется в компании Google. У всех есть открытый доступ к календарю. Там каждый сотрудник, включая руководителей указывает по часам свои задачи.

Например, работа над проектом с 10-12, обеде 12.30-13, поездка к покупателю 14 – 16.30.

И тогда каждый видит – кто чем занят, можно найти время, что согласовать свои встречи с руководителем и прочие дела. Еще раз повторю – сотрудники имеют доступ к общему календарю, где отображаются сроки проектов, важные встречи и события, отпуска, болезни. Любой сотрудник и руководитель, посмотрев на календарь понимает – кто чем занят, когда будет время, чтобы обратиться или наметить нужную встречу, без лишних звонков, писем и прочее.

Анализ невыполненных задач: понимание причин неполадок

Не успели выполнить задачу в срок? Это не повод для паники, а возможность для анализа, сделайте беспристрастный разбор причин невыполнения задач для предотвращения их в будущем.

Почему это необходимо добиваться от всех сотрудников – для того, чтобы Вы, как руководитель понимали, где у Вас слабое место. Вы может считаете, что знаете о нем, но лучше убедиться в том, что Вы действительно владеете релевантной информацией

В одной из компаний, с которой я сотрудничал была проблема в эффективности складских остатков. Думаю, что многие меня поймут. И поскольку это сказывалось на качестве оказания услуги руководитель принял решение, на основе анализа, о введение собственного штрихкодирования. Он выбрал систему, которую позволяла далее при помощи мобильного телефона проверять наличие товара на складе. У него пересортица и затраты на замену товара снизились практически на 100%, скорость выписки документов выросла в разы, и при этом он смог освободить часть персонала – кладовщиков.

Например:

Amazon известен своим подходом к анализу неудач, который позволяет компании постоянно совершенствоваться и избегать повторения ошибок.

Оценка сложности и масштаба задач: искусство предвидения

Исходя из календаря Вы сможете через некоторое время оценивать сложность и масштаб задач, чтобы избежать перегрузки и неудачных планов.

Примером может служить подход SpaceX Илона Маска, который активно использует методы оценки рисков для планирования масштабных космических проектов.

Еженедельные отчеты: отслеживание прогресса

Еженедельные отчеты о прожитой неделе – это необходимый инструмент для контроля над прогрессом и реальным выполнением поставленных задач. Не надо только требовать, чтобы Ваши работники делали это вручную, наладьте систему автоматических отчетов.

Этот подход используется в таких компаниях, как Tesla, где еженедельные обзоры позволяют выявлять проблемы и принимать оперативные меры для их решения.

Понимание временных рамок: реалистичные ожидания

Ни у кого из нас нет волшебной палочки, способной предугадать точное время, необходимое для выполнения каждой задачи. Поэтому важно быть реалистичным в оценках временных ресурсов и не забывать учитывать возможные факторы, которые могут повлиять на выполнение работы.

Могу напомнить еще раз о коэффициенте исполнительности. Вы можете с большой долей вероятности просчитать то, что работники спланировали и реально смогут сделать.

Примером такого подхода является компания Apple, которая известна своим строгим контролем времени и учетом реальных возможностей своих сотрудников при планировании проектов.

Управление ресурсами: эффективное распределение обязанностей

Важной составляющей успешного планирования является умение эффективно управлять ресурсами, включая время, деньги и персонал.

Примером хорошего управления ресурсами может служить компания Toyota, которая благодаря своей системе Lean Production достигает высокой производительности и экономии ресурсов.

Гибкость и адаптация: реагирование на изменения

В мире бизнеса изменения происходят быстро и непредсказуемо. Поэтому важно быть гибкими и уметь адаптироваться к новым обстоятельствам.

Примером успешной адаптации к изменениям может служить компания Netflix, которая перешла от проката DVD к потоковой видео трансляции, следуя изменяющимся требованиям рынка и потребителей.

В конце недели будет отчет – как Вы прожили неделю. Вы не волшебник – у Вас нет волшебной палочки. Поэтому вам не дано предугадать, а сколько действительно понадобится времени на выполнение конкретной задачи, тем более если она не стандартная. Нельзя спланировать поломку машины, пробки, болезни, катастрофы и прочее. Всегда есть куча второстепенных дел, которые мы решаем доделать до конца, хотя их нет в календаре. Если они не приводят к увеличению прибыли, снижению затрат, увеличению свободного времени, и прочему – просто или отдайте их другим и более не занимайтесь сами. Кроме того, все сотрудники будут видеть в расписании свободное время для них, когда они могут подойти к руководителю для уточнения своих вопросов.

Зачем это все?

Планирование – это не просто процесс составления списков задач и сроков их выполнения. Это стратегический подход к управлению временем, ресурсами и изменениями, который помогает достигать высоких результатов в бизнесе.

7. Умение правильно инвестировать.

В мире бизнеса умение правильно инвестировать – это один из наиболее важных факторов, определяющих успех компании. Инвестиции включают не только финансовые вложения, но и распределение времени, ресурсов, творческого и интеллектуального потенциала сотрудников. Как бизнес-тренер, я часто вижу, как правильные инвестиции превращают компании в лидеров рынка, в то время как неправильные решения могут привести к краху. Давайте рассмотрим, как успешные компании справляются с этой задачей и какие исследования подтверждают важность правильных инвестиций. Не только время свое, сотрудников, но и деньги, ресурсы компании, творческий, интеллектуальный потенциал.

Финансовые инвестиции: уроки от Amazon

Amazon, основанная Джеффом Безосом в 1994 году, является ярким примером компании, которая умеет правильно инвестировать. Безос изначально инвестировал значительные средства в развитие инфраструктуры и технологий, понимая, что это принесет долгосрочные дивиденды. Он вкладывал в логистику, облачные вычисления и персонал, что позволило Amazon стать одной из крупнейших компаний в мире.

В 1997 году Amazon стала публичной компанией, и Безос продолжал направлять прибыль обратно в бизнес, инвестируя в новые направления, такие как Amazon Web Services (AWS). Эти инвестиции окупились с лихвой: AWS стала лидером на рынке облачных вычислений, принося значительную долю доходов компании.

Время и ресурсы: стратегия Google

Google – еще один пример компании, которая эффективно использует свои ресурсы. Основанная в 1998 году Ларри Пейджем и Сергеем Брином, Google с самого начала уделяла большое внимание распределению времени и ресурсов. Одним из ключевых принципов компании является правило 20%, согласно которому сотрудники могут тратить 20% своего рабочего времени на проекты, не связанные с их основными обязанностями.

Этот подход привел к появлению таких инновационных продуктов, как Gmail и Google News. Инвестиции в творческий потенциал сотрудников позволили Google оставаться на передовой инноваций и технологий. Исследование, проведенное Гарвардской школой бизнеса в 2017 году, показало, что компании, которые поощряют творческую свободу сотрудников, на 15% успешнее внедряют инновации и на 30% чаще выпускают новые продукты на рынок.