– Система мотивации сотрудников, способствующая повышению у всех сотрудников желания выполнять свои обязанности наилучшим образом (система поощрения и наказания).

Нормативные документы, принятые в организации, определяют не только взаимодействие сотрудников при выполнении ими своей работы: проведение совещаний, порядок обмена данными и документами с внутренними и внешними контрагентами, правила поведения, дресс–код, – а также и другие действия сотрудников при различных ситуациях (оформление отпусков, больничных, командировок и др.).

Применяемые инструменты управления оказывают непосредственное воздействие как на субъекты системы управления, так и на объекты системы управления. Субъектами управления являются руководители любого уровня и могут быть и специалисты при выполнении ими определенных обязанностей, а объектами управления могут быть как руководители того же или низших уровней, так и исполнители, на которых непосредственно воздействует субъект управления. От совершенства применяемых в организации инструментов управления зависит качество и эффективность выполнения задач как субъектами, так и объектами системы управления на всех уровнях (см. Рис. 4).

Схема воздействия субъекта управленияна объект управления

Рис. 4

На Рис. 4 видно, что воздействие субъекта управления на объект управления осуществляется при помощи знания ими и умения применять в своей работе нормативно–методических и организационно–распорядительных документов, законов и актов, а также посредством непосредственной передачи указаний от руководителя исполнителю или от руководителя одного уровня руководителю того же или более низкого уровня, когда решаются определенные руководителем организации задачи, требующие такого подчинения, и получения обратной связи о выполнении порученной задачи исполнителем. Руководитель и исполнитель для выполнения своих обязанностей должны иметь:

– во–первых, соответствующую выполняемой работе квалификацию;

– во–вторых, знание нормативных документов, которые регулируют их деятельность (законы, постановления и т. п.).

– в-третьих, знание порядка выполнения своих обязанностей, которыми они руководствуются в своей работе, т. е. разработанных в соответствии с выполняемыми задачами регламентных документов (положений, технологий, инструкций и т. п.);

– в-четвертых, налаженную систему обмена данными и документами;

– в-пятых, эффективную систему поощрения и наказания сотрудников за результаты выполненной работы.

Эффективность управления зависит:

– от количества уровней управления;

– от системы распределения полномочий;

– от качества применяемых инструментов (положений, технологий, инструкций и т. п.);

– от применяемого оборудования, которое способствует улучшению процесса управления;

– от ресурсов управления (совершенства применяемого оборудования, оказывающего воздействие на субъекты и объекты управления);

– от используемых показателей деятельности как операционных процессов на всех уровнях организационной системы, так и сотрудников, участвующих в этих операционных процессах.

К ресурсам процесса управления относится применяемое оборудование (программы), оказывающее непосредственное воздействие на процесс управления и позволяющее осуществлять формирование и обмен документами и данными между внутренними и внешними контрагентами.

Рекомендации: выделяя процесс управления как самостоятельный процесс, руководитель организации получает инструмент, при помощи которого может воздействовать на сотрудников, управлять операционными процессами и который может совершенствоваться и меняться в зависимости от сложившейся ситуации и при планировании будущих изменений в деятельности организации.

Система – это совокупность элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которая образует определенную целостность, единство[2].

Характеристики системы[3]:

Целостность – свойство имеющего сложную структуру объекта как совокупности составляющих его элементов, организованных определенным образом и образующих некоторое целое, единство многого, не сводимое к его частям (принципиальная несводимость свойств системы к сумме свойств составляющих ее элементов и невыводимость из последних свойств целого; зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т. д. внутри целого). Один из главных принципов системного подхода, основная характеристика системы.

Структурность – возможность описания системы через установление ее структуры, т. е. сети связей и отношений; обусловленность поведения системы не столько поведением ее отдельных элементов, сколько свойствами ее структуры.

Взаимозависимость системы и среды. Система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, являясь при этом ведущим компонентом взаимо–действия.

Иерархичность. Каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система, а исследуемая в данном случае система представляет собой один из компонентов более широкой системы.

Множественность описания каждой системы. В силу принципиальной сложности каждой системы ее адекватное познание требует построения множества различных моделей, каждая из которых описывает лишь определенный аспект системы.

Иерархичность присуща не только строению, морфологии системы, но и ее поведению: отдельные уровни системы обусловливают определенные аспекты ее поведения, а целостное функционирование оказывается результатом взаимодействия всех ее сторон и уровней. Важной особенностью систем, особенно живых, технических и социальных, является передача в них информации. Существенную роль в них играют процессы управления.

К наиболее сложным видам систем относятся целенаправленные системы, поведение которых подчинено достижению определенных целей, и самоорганизующиеся системы, способные в процессе функционирования видоизменять свою структуру. Для многих сложных живых и социальных систем характерно наличие разных по уровню целей, часто не согласующихся между собой.

Процесс управления в организации обладает всеми признаками системы, а именно:

1) Наличие элементов, находящихся в отношениях и связях друг с другом, которые образуют определенную целостность, единство (субъекты и объекты управления).

2) Целостность – зависимость каждого элемента, свойства и отношения системы от его места, функций и т. д. внутри целого (система воздействия вышестоящих уровней управления на нижестоящие и параллельные уровни управления и осуществление контроля результата воздействия).

3) Структурность – возможность описания системы через установление ее структуры (система бизнес–процессов в организации, организационная структура).

4) Взаимозависимость системы и среды. Система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой (система управления в организации должна действовать по правилам, установленным государством, и учитывать действия конкурентов, применяемые ими приемы, а также интересы партнеров).

5) Иерархичность. Каждый компонент системы в свою очередь может рассматриваться как система (иерархия бизнес–процессов, наличие уровней управления процессами в организации в зависимости от масштаба организации).

6) Целенаправленность, так как подчинен достижению определенной цели (наличие цели у организации и стремление ее достичь посредством решения поставленных задач).