В предыдущих главах мы выяснили, как можно увеличить прибыль, используя большие данные и машинное обучение для предсказания результатов экспериментов. Но для того чтобы эти большие данные вообще появились и сохранялись в процессе каждого бизнес-процесса, необходимо специальным образом организовать все информационные потоки в компании. Самое время перейти к обсуждению масштабной и фундаментально важной для больших данных темы – цифровизации как комплекса действий, направленных на перевод львиной доли или всех процессов в организации с бумажных носителей в «цифру». Простыми словами, как всю ту информацию, которую раньше сотрудники компании записывали на бумаге, перенести в компьютеры.

На первый взгляд кажется, что цифровизация поможет «заработать больше» компаниям лишь в том случае, если они и так хорошо себя чувствуют и находятся «на плаву». Но это неверно. Благодаря цифровизации можно вытянуть убыточный бизнес на уровень самоокупаемости. К сожалению, многие руководители и топ-менеджеры за ежедневной рутиной и миллионом сиюминутных дел не видят этой возможности. При этом их конкурентами являются компании с молодыми собственниками, которые буквально весь бизнес строят в цифре, в принципе не используя бумажные документы. Они делают это с момента создания своей компании, потому что знают, что иначе не смогут минимизировать расходы и выйти на самоокупаемость. Современные фирмы поступают таким образом даже в том случае, если у них нет конкурентов на рынке и на текущий момент они являются монополистами. Эта цифровизация внедряется совершенно осознанно, методично и последовательно, если необходимо, то даже насаждается насильно, вопреки воле некоторых менеджеров и сотрудников. Потому что если не сделать этого сразу, в дальнейшем, когда на рынок придут конкуренты и начнут забирать часть прибыли, а дела у компании, соответственно, станут хуже, уже невозможно будет быстро переучить всех и перейти на «цифру».

Процесс цифровизации старых закостенелых компаний весьма болезненный, но при этом довольно прозрачный и понятный с простой последовательностью действий:

1. Находим ту работу, которую можно автоматизировать или роботизировать.

2. Пишем программу, делаем робота.

3. Переводим сотрудника, который раньше выполнял эту работу, на новую должность или, увы, расстаемся с ним.

Несмотря на то, что программы и роботы стоят недешево, им не нужна ежемесячная заработная плата. Они будут славно трудиться до тех пор, пока есть электричество и хотя бы один надзиратель-оператор, который изредка будет проверять их успехи.

Благодаря этой схеме высвобождаются финансы, которые раньше уходили на зарплаты сотрудникам. При этом не надо увольнять всех сразу, процесс довольно сильно растянут во времени. Цифровизация осуществляется небольшими порциями и на самых востребованных направлениях – тех, где она высвободит наибольшее количество денег. Она может не иметь четких рамок и часто привязывается к тем финансам, которые получилось сэкономить на предыдущем витке. Этот процесс напоминает снежный ком: чем больше машин внедряем в помощь человеку, тем больше экономим денег, тем больше машин сможем внедрить в будущем.

Основная проблема цифровизации с точки зрения финансов заключается лишь в том, что услуги программиста или специалиста по электронике стоят денег. И потребуется накопить стартовую сумму даже для проведения разовых работ (не говоря уже про периодические), которые зачастую просто необходимы.

Для наглядности рассмотрим несколько компаний, работающих в разных сферах. Их объединяет одно – полное отсутствие цифровизации и, как следствие, убыточность. При этом ситуацию можно «перевернуть», выявив и устранив имеющиеся болевые точки. Все описанные далее предложения реальны и эффективны. Вы можете использовать эти идеи для внедрения цифровизации в своей компании.

Каждое предприятие уникально. И цифровизация у всех проходит по-разному, затрагивая бизнес-процессы разного порядка. Конечно, выгода непосредственно зависит от глубины проработки, но то, что этот процесс окажет на компанию общее положительное влияние, это факт. Главное, что с каждым новым этапом выгода будет расти и уже никогда не даст задний ход.

В качестве первого примера рассмотрим расположенный в родном городе автора этой книги гаражный кооператив, членом которого он является. Упомянутый кооператив насчитывает несколько сотен гаражей. Каждые полгода бухгалтерия присылает своим клиентам платежки за услуги. До 2021 года они представляли собой специальные бумажные квитанции, в которых от руки заполнялись данные владельца, указывалась сумма задолженности и другая информация, после чего бухгалтер выдавала готовые документы каждому члену кооператива лично в руки, для этого планово приглашая всех по списку на персональную встречу.

На первый взгляд кажется, что это просто каменный век какой-то и оптимизация производственных процессов отсутствует у них напрочь. Однако это не так. Достаточно взглянуть на квитанцию. На маленькой бумажке напечатано слово «Квитанция», есть поля «ФИО», «Дата» и т. п. То есть данные слова бухгалтеру не надо писать от руки, что уже немного экономит его время и силы. Можно даже предположить, что кооперативу потребовалось бы нанять отдельного человека для этой работы, если бы названия полей не были напечатаны заранее. Ведь в кооперативе сотни гаражей, а значит, заполнение вручную нескольких дополнительных граф – это существенные временные затраты, требующие введения дополнительной штатной единицы. Таким образом, с одной стороны, кооперативом все же управляют довольно сознательные люди, которые ценят время как ресурс, но, с другой стороны, это далеко не все преобразования, которые можно провести. Что же дальше?

Совсем недавно бухгалтерия гаражного кооператива, после долгих споров и дебатов заинтересованных сторон и согласования со всеми директорами, все-таки удовлетворила дерзкую просьбу автора этой книги и начала присылать мне фотографии квитанций в мессенджере. Подобное решение избавляет меня от необходимости посещения бухгалтерии, а кооператив, в свою очередь, быстрее получает оплату. И это уже огромный шаг на пути к цифровизации, на который учреждение не потратило ни копейки.

Благодаря интернету бухгалтер за считанные секунды передает мне квитанцию. Ему теперь не надо тратить время на то, чтобы позвонить мне, согласовать время моего визита и, наконец, встретиться со мной. Я всегда увижу отправленное сообщение и произведу оплату. То есть одно небольшое решение избавило организацию от целого вороха проблем, связанных с выдачей квитанций. Уверен, что кооператив войдет во вкус и через несколько лет уже в принудительном порядке будет отправлять фото квитанций всем клиентам. Но давайте оценим всю выгоду, которую получит компания в результате такого решения. Очевидно, что, во-первых, можно будет уволить человека, который занимается обзвоном клиентов с целью согласования встречи для передачи квитанции. Поскольку кооператив насчитывает несколько сотен гаражей, наверняка один сотрудник постоянно «сидит» на телефоне, тренируя свой голосовой аппарат. Уволив бесполезного работника, организация сможет ежемесячно направлять его зарплату на что-то стоящее, например:

• Купить 2–3 камеры для системы видеонаблюдения.

• Развивать систему пожаротушения.

• Проводить модернизацию системы подачи воды.

• Осуществлять ремонт дороги.

Вы, конечно, можете возразить мне, что деньги, сэкономленные на зарплате одного сотрудника, – совсем небольшая сумма. Это верно. Однако не забывайте, что первый этап цифровизации производственного процесса был осуществлен совершенно бесплатно благодаря использованию популярных в народе мессенджеров. Затрат на реализацию идеи вообще не было. А в итоге кооператив получил свободные средства, которые, накапливаясь из месяца в месяц, потихоньку превращаются в существенную сумму.