Программисты организации создают информационные панели, настраивают их непрерывное обновление за счет сбора данных системами бухгалтерии. Если точнее, такие панели рождаются благодаря слаженной работе «инженеров по данным» и «аналитиков данных» и в результате запроса со стороны топ-менеджеров и собственников. Используя эти графики, руководство может мгновенно реагировать на изменения любых показателей бизнеса.

Первое, что можно увидеть на информационной панели, отражающей финансовое состояние компании, – это график прибыли за текущий год по месяцам. При этом обычно на таком графике также представлено сравнение текущего года с прошлым, чтобы можно было проследить динамику, и отмечена прогнозируемая часть графика прибыли, предсказанная алгоритмом, то есть возможные продажи до конца года, которые спрогнозировала машина, основываясь на ранее собранных больших данных.

Если углубляться в то, как именно делаются такие предсказания прибыли на будущие периоды, то кратко весь процесс можно описать так:

1. Специалисты по машинному обучению разбирают историю продаж компании на составные части, в том числе по годам, месяцам, неделям и дням.

2. В разбитых данных они находят различные периодические колебания: сезонные, дневные, недельные спады продаж, увеличение спроса в праздники и т. п.

3. На основе найденных периодических эффектов прогнозируются значения на будущее. Можно даже сделать предсказание на весь год или даже десять лет. При этом прогнозы непрерывно уточняются, используя ежедневно поступающие данные по продажам.

Стоит учитывать, что предсказания на короткие промежутки времени более точные, чем на большие. Но в любом случае благодаря прогнозам можно увидеть тенденцию, а значит, сделать вывод, верным ли путем идет компания или пора что-то быстро менять.

К сожалению, во многих компаниях, как это ни странно, именно собственники и топ-менеджеры являются самыми большими противниками использования информационных панелей для контроля финансовых результатов. Зачастую они считают, что такие системы нужны только серьезным и успешным компаниям. А для бизнеса с небольшими оборотами эти графики погоды не сделают. Обычно фирмы с подобными руководителями заканчивают быстро и плохо. Причина банкротства проста: контроль финансовых показателей организации должен начинаться практически с момента ее создания. Потом спешить построить графики будет уже поздно.

Финансовое отделение компании отвечает за одну из самых главных функций – сбор денег с клиентов. От скорости и простоты совершения оплаты зависит и отзыв покупателя. Если заставлять его бегать по банкам с распечатанным счетом, он возненавидит фирму и обязательно поделится на просторах интернета тем, какой дискомфорт испытал. С другой стороны, если клиент легко обменяет свои деньги на товар, то негативных впечатлений от этой сделки получит гораздо меньше или не получит вовсе. Конечно, для достижения подобного результата недостаточно только цифровизации всей системы получения оплаты, необходимо провести обучение персонала, чтобы любой менеджер по работе с клиентами мог квалифицированно сопроводить процедуру купли-продажи.

В качестве отличного примера создания единой информационной системы для всей компании рассмотрим опыт отечественного холдинга Major. А точнее его подразделения, занимающегося легковыми автомобилями, Major Auto, клиентом которого является автор данной книги. Эта компания возникла еще в начале века, когда авторынок в России был не так сильно развит. В то время для совершения какой-либо операции по обслуживанию или покупке автомобиля необходимо было дождаться, пока сотрудник салона распечатает специально подготовленный договор, затем получить счет на оплату, далее пройти в кассу, оплатить счет и вернуться с оплаченным счетом обратно к сотруднику. Такой забег требовал от клиента много времени и сил.

Через два десятка лет весь этот процесс был упрощен до сканирования QR-кода с монитора сотрудника. То есть для оплаты услуги техобслуживания автомобиля клиент должен открыть приложение банка на своем мобильном телефоне, отсканировать QR-код с монитора сотрудника и нажать кнопку «оплатить». При этом не нужно даже вставать со стула, тем более что-либо печатать, бегать по кассам и возвращаться с чеками. Для собственника и топ-менеджера выгода от такого упрощения составляет десятки миллионов рублей в год, потому что раньше эти деньги тратились на бесполезную рабочую силу и дополнительные сервисы:

• На кассира.

• На кассовый аппарат, который надо регистрировать в налоговой и обслуживать (заправлять бумажными лентами и менять фискальный накопитель и т. п.).

• На оборудование специального бронированного помещения кассы: сейф, машина для подсчета денег, офисная техника, видеокамеры и серверы к ним.

• На инкассацию денег из каждой кассы каждого филиала компании до банка. По закону наличные деньги из кассы нужно перевозить в банк минимум один раз в неделю (в выходные касса должна быть пустой).

• На дополнительных бухгалтеров, которые проводят аудит и следят, чтобы кассиры ничего не украли.

Только представьте себе общие финансовые и организационные затраты на поддержание касс во всех отделениях компании. И необходимость во всем этом отпала, как только была создана единая информационная система. Теперь оплата за обслуживание автомобиля производится так же легко, как при совершении покупки в интернет-магазине, а информация обо всех финансовых операциях проходит через единую базу данных, позволяя вести статистику продаж с точностью до секунд.

Информация эта не разглашается, но с большой долей вероятности можно утверждать, что сейчас головной офис Major со множеством филиалов использует только один кассовый аппарат на всю компанию. И даже этот аппарат, скорее всего, является «онлайн-кассой». Подобные «онлайн-кассы» сейчас эксплуатирует большинство интернет-магазинов. Это кассы без принтера, которые подключены к интернету и физически размещены в сторонней компании. В них нет ни кнопок, ни мест для хранения денег, только разъем для подключения к интернету и блок шифрования (фискального накопителя). Эта касса не принадлежит компании, она сдается в аренду, что намного дешевле, чем иметь свой кассовый аппарат. Благодаря тому, что запросы на печать чеков отправляются на такую «онлайн-кассу» через интернет, все отделения компании могут пользоваться ею одновременно из любой точки мира, при этом она способна обработать хоть тысячу запросов в секунду.

Учитывая продвинутый подход к оплате, скорее всего, холдинг Major не только оптимизировал работу касс, но и начал собирать большие данные для более точного прогнозирования спроса на рынке. Ведь совершенно неразумно находиться у воды и не напиться. То есть при наличии централизованной системы оплаты, которая фиксирует всю информацию по сделкам сразу в цифровом виде, крайне заманчивым представляется использование машинного обучения для предсказания спроса, чтобы больше заработать на востребованном и сэкономить на ненужном. В таком случае можно лишь посочувствовать конкурентам, потому что «хлебных крошек» дополнительной прибыли им достанется совсем немного.

С каждым годом становится все более очевидным, что обычные торговые точки, где весь товар находится на витрине, практически изжили себя для большинства видов продукции. Сегодня все еще целесообразно пользоваться витринами только в небольших точках продажи продуктов питания для быстрого перекуса и в людных местах, например в центре города. Но все остальное наше общество вполне готово приобретать в интернет-магазинах, имеющих пункты выдачи товаров или услугу доставки до двери.

Еще каких-то двадцать с лишним лет назад, в начале века, люди в России даже не представляли, что товары можно заказывать через интернет с доставкой на дом. В то время создание интернет-магазина было необычным и даже убыточным решением. Потому что люди в массе своей чрезвычайно инертны. И это связано не только с приобретением новых товаров и использованием непривычных услуг, но и со способами оплаты. В то время наша налоговая сделала дерзкий шаг и предоставила людям возможность платить за квартиру через интернет не выходя из дома. Казалось бы, отличный способ сэкономить силы и время. Но большинство земляков по привычке еще лет десять продолжали штурмовать почтовые отделения, относя туда купюры, только что выданные им банкоматом за углом. В том числе и поэтому наша почтовая служба прославилась гигантскими очередями. Чтобы переломить эту всеобщую инертность, нужно было либо принять закон, запрещающий оплату наличными за квартиры через почтовые отделения, либо потратить миллиарды рублей на рекламу удобства совершения платежей через интернет. Государство сделало выбор в пользу первого варианта и ввело немало законов, стимулирующих электронные платежи, что заставило людей резко повысить свою цифровую грамотность.