1
Дела хранятся в структурных подразделениях (у должностных лиц) по месту формирования с момента заведения и до передачи в архив организации или уничтожения после истечения сроков временного хранения дела (п. 213 Инструкции № 4)
2
Дела хранятся в рабочих комнатах и (или) специально отведенных для этой цели помещениях в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света
3
Личные дела хранятся в кадровой службе отдельно от других дел по порядку номеров либо в алфавитном порядке (п. 19 Инструкции № 2). Оперативному хранению подлежат личные дела только на работающих сотрудников, личные дела уволенных хранятся в архиве в алфавитном порядке
4
Трудовые книжки (вкладыши к ним, дубликаты) хранятся в специально оборудованных местах (в несгораемых шкафах, сейфах) (п. 80 Инструкции № 40)
5
Документы и дела, находящиеся на оперативном хранении, могут выдаваться в пользование в пределах организации другим структурным подразделениям организации, сторонним организациям и в случаях, определенных действующим законодательством, гражданам (п. 215 Инструкции № 4)
Примечание. Изъятие документов из дел постоянного хранения производится с обязательным включением в дело заверенной копии изъятого документа
6
Текущее хранение документов осуществляется в подлинниках. Копии приказов по личному составу, в свою очередь, дополнительно помещаются для хранения в личные дела работников
Сроки хранения некоторых обязательных кадровых документов
Исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 12 примечаний к Перечню № 140)
1
ПВТР
1 год после замены новыми (п. 491 Перечня № 140)
2
Трудовые договоры (контракты)
3 года после окончания срока действия трудовых договоров, контрактов (контракты с госслужащими – 55 лет) (п. 676 Перечня № 140)
3
Штатное расписание
● в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП – постоянно;
● в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, – 10 лет (п. 33 Перечня № 140)
4
Приказы (распоряжения)
По основной деятельности:
● постоянно (в госорганах, иных организациях, являющихся источниками комплектования государственных архивов, негосударственных организациях, у ИП);
● 10 лет (в госорганизациях, не являющихся источниками комплектования государственных архивов).
По личному составу – 3 года, 55 лет.
По административно-хозяйственным вопросам – 3 года (п. 21 Перечня № 140)
5
Трудовые книжки работников
До востребования, а невостребованные – не менее 50 лет (п. 646 Перечня № 140)
6
Табель учета использования рабочего времени
3 года после проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 205 Перечня № 140)
7
Расчетные листки
55 лет (п. 204 Перечня № 140)
8
Должностные (рабочие) инструкции
50 лет после замены новыми, типовые – постоянно по месту утверждения (п. 31 Перечня № 140)
9
Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников
3 года, после увольнения материально ответственного лица, проведения налоговыми органами проверки соблюдения налогового законодательства, при условии завершения проверки, проводимой в рамках ведомственного контроля (п. 232 Перечня № 140)
10
График работ (сменности)
3 года (п. 485 Перечня № 140)
11
Личные дела работников
55 лет (подп. 673.3 п. 673 Перечня № 140)
12
Личные карточки работников
55 лет после увольнения работника (п. 674 Перечня № 140)
Документы, для которых Перечнем № 140 установлен постоянный срок хранения, подлежат передаче на постоянное хранение в государственные архивы в порядке, установленном законодательством. Документы, для которых Перечнем № 140 установлен временный срок хранения, после истечения этого срока подлежат уничтожению в порядке, установленном законодательством (п. 8 примечаний к Перечню № 140)
8.4. Передача дел в архив
Порядок передачи дел в архив
1
Передаче в архив организации подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (абз. 1 п. 204 Инструкции № 4)
Не подлежат передаче в архив организации дела временного (до 10 лет) хранения, которые по истечении сроков временного хранения уничтожаются (п. 205 Инструкции № 4)
Примечание. Передача дел временного (до 10 лет) хранения в архив организации допускается в исключительных случаях по решению руководителя организации, по согласованию с архивом организации по номенклатуре дел (п. 205 Инструкции № 4)
2
Описи дел структурных подразделений должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года
Примечание. Дела передаются в архив по описям дел структурных подразделений, которые должны быть составлены и оформлены не позднее 31 декабря года, следующего за годом завершения дел делопроизводством, и сданы в архив организации в течение следующего делопроизводственного года (абз. 3 п. 204
