ИП – физлицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юрлица и зарегистрированное в установленном порядке (абз. 4 ст. 1 ХПК)
1
ПВТР
2
Письменные трудовые договоры (контракты)
3
Штатное расписание
4
Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и др.)
5
Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки)
6
Трудовые книжки работников (вкладыши к трудовым книжкам)
7
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним
8
Уведомление работника о продлении контракта, уведомление о заключении нового контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта, заявления работников о предоставлении отпуска
9
Табель учета использования рабочего времени
10
График трудовых отпусков
11
Расчетные листки
Примечание. Перечень обязательных документов при регулировании трудовых отношений с работниками для ИП и микроорганизаций определен в Рекомендации
Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах
1
Должностные (рабочие) инструкции работников (если все должностные обязанности работников не урегулированы в трудовых договорах)
2
Договор о коллективной (бригадной) материальной ответственности и (или) договор об индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают работники, являющиеся материально ответственными лицами)
3
График работ (сменности) (если работа носит сменный характер)
4
Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не урегулированы в других ЛПА организации)
5
Личные дела и личные карточки работников
6
Документы персонифицированного учета
7
Документы воинского учета
2. Оформление кадровых документов
2.1. Разработка инструкции по делопроизводству в организации
Оформление кадровых документов
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 4 (п. 4 Инструкции № 4)
Разработка инструкции по делопроизводству
Вопросы ведения кадрового делопроизводства могут быть регламентированы как в общей для всей организации инструкции по делопроизводству (в соответствующем ее разделе), так и в самостоятельном документе – инструкции по кадровому делопроизводству
1
В крупных организациях инструкцию разрабатывает служба документационного обеспечения управления при участии архива организации, юридической службы. В небольших организациях, где такой службы нет, такая задача может быть поручена кадровой службе или специалисту по кадрам
2
Каждая организация самостоятельно определяет структуру и содержание инструкции (количество и наименование разделов, их последовательность, наличие и объем приложений) в зависимости от направления деятельности, объема документооборота, наличия технических средств и т.п.
3
В структуру текста инструкции по делопроизводству включаются общие положения, тематические разделы и приложения
4
В инструкции по делопроизводству необходимо закрепить следующие правила:
● правила создания, оформления и организации работы с документами;
● правила ведения различных учетных форм, формирования, ведения и хранения дел;
● правила регистрации документов в кадровой службе, определения состава регистрируемой документации, сроки, формы, методы регистрации;
● правила заполнения кадровых документов
Также необходимо привести в качестве приложения к инструкции шаблоны используемых регистрационных форм
5
Инструкция по делопроизводству может содержать приложения, в качестве которых могут приводиться:
● образцы бланков документов;
● образцы документов, не имеющих унифицированных форм
6
Инструкцию по делопроизводству можно утвердить посредством проставления должностным лицом в грифе утверждения собственноручной подписи или издания приказа
Ответственность за организацию делопроизводства
1
На руководителя организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность (абз. 1 п. 7 Инструкции № 4)
Примечание. При смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел (абз. 1 п. 7 Инструкции № 4)
2
На руководителя структурного подразделения организации возлагается ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в соответствующих подразделениях, их сохранность. Приказом руководителя организации назначается работник, ответственный за ведение делопроизводства, который осуществляет в структурном подразделении учет и контроль прохождения документов в установленные сроки, информирует руководителя структурного подразделения о состоянии их исполнения и др. (абз. 2 п. 7 Инструкции № 4)
