Предисловие

В настоящее время вопросом трудовых отношений уделяется все больше внимания. Развивается трудовое законодательство, повышаются требования к правильности оформления кадровой документации для организаций

всех форм собственности. Специалисты по кадровому делопроизводству становятся чрезвычайно востребованными на рынке труда.

Однако ситуация с документированием трудовых отношений еще очень далека от совершенства. Многие организации не придают серьезно

го значения кадровой документации. Так, по данным Минтруда РБ, кадровая документация имеется всего лишь у 53% от общего числа организаций, причем в 35 % организаций система кадровых документов неполна и не отличается правильностью. Еще хуже обстоит дело с сохранностью кадровых документов: в лучшем случае пятая часть предприятий имеет специальные помещения для хранения документации, почти нигде нет лиц, ответственных за хранение. В результате огромное количество документов ПОЛНОСТЬЮ утрачено.

Какие же основные ошибки допускаются при ведении кадровой документации?

В первую очередь, это отсутствие представлений о том, каким должен

быть состав обязательной кадровой документации. Поскольку в большинстве

организаций с небольшим штатом за кадровую документацию отвечает либо

бухгалтер, либо секретарь, не имеющие специальной подготовки, в кадровом

делопроизводстве допускается множество ошибок: отсутствуют трудовые до

говоры, личные карточки, отсутствует или неправильно оформляется штатное расписание, нет локальных нормативных актов, таких как правила внутреннего трудового распорядка или положение о командировках, а о сравнительно новых, но таких обязательных внутренних нормативных актах, как

положение о защите персональных данных, вообще мало кто знает.

Трудовые книжки часто заполняются неправильно или не вовремя, особенно часто не оформляется перевод на другую работу в рамках одной организации.

Однако ситуация меняется, и в настоящее время цивилизованное ведение бизнеса уже невозможно без управления в рамках закона и законного

регламентирования отношений между работником и работодателем. Возрастает понимание места и роли кадровой документации. Многие организации

рассматривают правильное ведение кадровой документации как свое серьезное преимущество на рынке труда: в объявлениях о вакансиях все чаще появляются такие фразы, как «оформление в строгом соответствии с ТК», «соблюдение ТК».

ГЛАВА 1

Кадровая документация

1. Общие положения

1.1. Понятие и виды кадровой документации

Виды кадровой документации

1

Организационно-правовая документация

● уставные документы организации;

● правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР);

● штатное расписание;

● Положение о структурном подразделении;

● должностные (рабочие) инструкции;

● график трудовых отпусков;

● иные правила, положения, инструкции

2

Персональная документация

● трудовая книжка;

● личное дело;

● личная карточка работника;

● документы персонифицированного учета

3

Договорная документация

● коллективный договор (соглашение);

● трудовой договор (контракт);

● договор о материальной ответственности;

● договоры на производственное обучение и практику;

● договоры на профессиональную подготовку, повышение квалификации, стажировку и переподготовку

4

Распорядительная документация

приказы, распоряжения, указания, решения, постановления

5

Учетная и регистрационная кадровая документация

● учетные формы (книги, журналы и др.) кадровой документации;

● документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом

6

Информационно-справочная документация

● сведения воинского учета;

● сведения, предоставляемые в службы занятости;

● сведения о молодых специалистах;

● документация и сведения, направляемые в органы соцзащиты населения, статистики и т.д.

7

Иная документация

переписка с иными организациями, работниками (письма, уведомления и др.)

1.2. Организация работы кадровой службы

Организация работы кадровой службы

1

При создании в организации кадровой службы как структурного подразделения наниматель должен предусмотреть ее в организационной структуре в виде отдела (управления, сектора, бюро, группы, специалиста)

2

Конкретное наименование структурного подразделения, функцией которого является организация работы с кадрами, устанавливается нанимателем в зависимости от поставленных перед ним целей и задач

3

При расчете численности работников рекомендуется руководствоваться Межотраслевыми нормативами

4

В зависимости от численности работников, особенностей организационной структуры в штатное расписание вводятся структурное подразделение и соответствующая должность его руководителя

5

При организации функционирования кадровой службы разрабатывается и утверждается соответствующее положение, которое определяет ее основные задачи, функции, организационную структуру, права и обязанности, взаимоотношения с другими структурными подразделениями организации

6

Наименования должностей работников, занимающихся кадровой работой, устанавливаются в соответствии с квалификационными характеристиками должностей служащих, содержащимися в Выпуске 1 ЕКСД

7

На работников, занимающихся кадровой работой, необходимо разработать должностные инструкции. Должностная инструкция, как правило, не разрабатывается на руководителя структурного подразделения. Права, обязанности, полномочия и ответственность руководителя кадровой службы указываются в Положении о кадровой службе

1.3. Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП

Перечень обязательных кадровых документов для организаций, микроорганизаций и ИП

Микроорганизации – зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 чел. включительно (ст. 3 Закона № 148-З).