3
Работники организации должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, а также несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Об утрате документов необходимо немедленно сообщать руководителю подразделения и в службу документационного обеспечения управления
4
При переводе, перемещении или увольнении работника имеющиеся у него документы и дела передаются по решению руководителя организации или соответствующего структурного подразделения другому работнику по акту приема-передачи документов и дел (п. 7 Инструкции № 4)
5
Контроль состояния делопроизводства в организациях осуществляется органами архивного дела и делопроизводства, государственными архивными учреждениями и вышестоящими организациями (п. 8 Инструкции № 4)
2.2. Общие правила (требования) к оформлению документов
Правила оформления
1
Для придания документу юридической силы необходимо наличие таких обязательных реквизитов, как:
● наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;
● дата документа;
● регистрационный индекс;
● подпись.
Для отдельных видов документов дополнительными реквизитами, придающими им юридическую силу, являются гриф утверждения, печать, отметка о заверении копии (п. 18 Инструкции № 4)
2
Документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.
Примечание. Отдельные документы (внутренние документы структурных подразделений, совместные документы и др.) допускается оформлять не на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов
Требования к тексту документов
1
Должен быть достоверным, объективным, максимально кратким с сохранением полноты информации и точности ее изложения, не допускать различных толкований (п. 67 Инструкции № 4)
2
Излагается простым и ясным языком, с соблюдением норм официально-делового стиля литературного языка (п. 68 Инструкции № 4)
3
Предложения строятся согласно общепринятым грамматическим и орфографическим правилам белорусского и русского языков, преимущественным является употребление простых распространенных предложений (п. 70 Инструкции № 4)
4
Применяются термины и определения, установленные действующими стандартами и терминологическими словарями, многозначные термины в каждом конкретном случае должны употребляться только в одном из своих значений (п. 71 Инструкции № 4)
5
В тексте документа не допускается употребление:
● просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;
● иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;
● нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов, образных сравнений, эпитетов, метафор;
● аббревиатур, кроме общеизвестных или расшифрованных в тексте документа;
● ненормативной лексики (п. 72 Инструкции № 4)
6
Не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку (ч. 1 п. 90 Инструкции № 4)
7
Текст документов и многострочных реквизитов оформляется без переноса слов (ч. 2 п. 90 Инструкции № 4)
8
Тексты сложных по содержанию документов делятся на пункты, пункты могут подразделяться на подпункты, подпункты – на абзацы, а в больших по объему документах пункты могут объединяться в главы (п. 73 Инструкции № 4)
9
Текст документов на бланках формата А4 печатается на пишущей машинке через полтора межстрочных интервала или одинарный на компьютере, на бланках формата А5 – через один межстрочный интервал или точно 14 пт на компьютере (п. 77 Инструкции № 4)
10
При наборе текста с использованием технических средств применяется гарнитура шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании, размер шрифта – не менее 13 пт, или шрифты, устанавливаемые НПА. Выравнивание текста производится по ширине листа (п. 78 Инструкции № 4)
11
При оформлении документа на компьютере реквизиты, состоящие из нескольких строк (кроме реквизита «Текст»), печатают с интервалом точно 14 пт.
Составные части реквизитов «Гриф утверждения», «Гриф согласования» отделяются друг от друга одинарным интервалом или дополнительным межстрочным интервалом 6 пт.
Реквизиты документа отделяют друг от друга полуторным межстрочным интервалом. Допускается реквизиты документа отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта реквизитов (п. 81 Инструкции № 4)
Оформление глав, пунктов, подпунктов
1
Главы должны иметь заголовки, которые нумеруются арабскими цифрами, после которых точка не ставится (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)
2
В случае если заголовок состоит из 2 предложений, то их разделяют точкой (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)
ВАЖНО!
В заголовках не допускается перенос слов на следующую строку, применение римских цифр, математических знаков и греческих букв (ч. 2 п. 73 Инструкции № 4)
3
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа (ч. 3 п. 73 Инструкции № 4)
4
Подпункты нумеруются арабскими цифрами и записываются с абзацного отступа. Номер подпункта включает номер пункта и номер подпункта, после которых ставятся точки (ч. 4 п. 73 Инструкции № 4)
5
Нумерация пунктов должна быть сквозной для всего документа, подпунктов – сквозной для каждого пункта (ч. 5 п. 73 Инструкции № 4)
