Вообще, самыми важными внутренними нормативными актами для кадровой службы можно считать положение о работе отдела кадров, должностные инструкции для работников отдела кадров и инструкции по кадровому делопроизводству в компании. Проработав и утвердив положение об отделе кадров, следующим шагом следует считать процесс разработки должностных инструкций.

Важно понимать, что в бизнесе, как и в юриспруденции существует правило: чего нет на бумаге, того нет и в природе. И, когда секретарь-делопроизводитель отказывается выполнить распоряжение начальника отдела кадров, мотивируя свой отказ тем, что он не обязан это делать, то это – конфликтная ситуация. Заставить начальник не может, а на просьбу как-то повлиять на работника, генеральный директор предлагает решать проблему самостоятельно, ведь для того и назначали главным по кадрам. Конечно, какое-то решение ситуации будет найдено, но сколько на это уйдёт времени, которое по факту – убытки для компании, так как непродуктивное. Так что должностные инструкции – это очень важно.

Должностная инструкция более конкретизированный регламент, чем просто ссылка на трудовой кодекс и классификационный справочник. Это основной организационный нормативный акт, описывающий модель поведения работника в рамках конкретных трудовых отношений. В инструкции описывается не только набор рабочих функций, но и требования к выполнению таковых, критерии оценки соответствия этим требованиям, логика и механика разрешения трудовых споров, система поощрения и вознаграждения за работу, условия наложения взысканий и прекращения трудовых отношений.

На возникновение вопросов относительно трудовых отношений, у работника всегда будет под рукой источник информации, и только в особо сложных случаях ему потребуется непосредственное обращение к начальству. То есть, чем конкретнее должностная инструкция, тем меньше времени кадровик тратит время на разъяснительную работу по типовым ситуациям.

Качественно составленная должностная инструкция хорошее подспорье для разработки программы рекрутмента. Поиск и подбор работников на вакансии строятся на основе именно должностной инструкции, профессиограммы и экспертных заключений. В самых простейших случаях рекрутер для составления объявления о работе берёт соответствующую информацию из инструкции к определённой должности.

Составление должностной инструкции, даже самой простой, подразумевает наличие типовых показателей – должностных обязанностей и требований к квалификации – которые можно взять из соответствующих справочников или стандартов, а также специфичных для данной компании индивидуальных должностных обязанностей и прочих правомочных требований к работнику.

Любая должность в компании может быть подразделена на три раздела: должностные обязанности, необходимые знания, требования к квалификации. В первый раздел вносят перечень основных функций, поручаемых работнику назначаемого на данную должность. При этом необходимо учитывать техничность и взаимозаменяемость выполняемых работ. Поэтому в разделе должны присутствовать конкретные обязанности, права и ответственность работника.

Раздел необходимых знаний должен содержать основные требования к работнику назначаемого на данную должность относительно специальных знаний, соответствующих знаний из области законодательства, правовых регламентов. положений, инструкций, директив, методов, средств, и прочих сведений необходимых для выполнения должностных обязанностей.

В разделе квалификационных требований перечисляют требования к уровню профессиональной подготовки, временно ценза, стажа работы.

Самым лёгким способом составить должностную инструкцию, не обладая информацией об особенностях работы в данной организации – воспользоваться профессиональным стандартом и образовательным стандартом, выписав из них трудовые функция и квалификационные требования. А уже затем с проектом обратится к экспертному мнению линейных руководителей.

Применительно к кадровой службе, разработка должностной инструкции ничем не отличается. Также определяется объём выполняемых работ, их специфика, и решается, сколько работников для этого необходимо – один или больше. Но, внося коэффициент оптимизации труда, можно пересчитать количество работников и в сторону уменьшения, к примеру, путём внедрения корпоративной информационной системы.

Разработка должностной инструкции для кадровика может различаться для варианта, когда всю кадровую работу будет выполнять один работник, и когда для этого создаётся целый отдел. Для одного работника должностная инструкция будет дублировать всю соответствующую информацию из положения о кадровой службе организации. А в случае с формированием отдельного структурного подразделения должностные обязанности будут ограничиваться определёнными функциями.

Любой документ в компании не возникает из ничего, сам по себе. Для его появления необходимо какое-то обоснование. Генеральный директор не может издать приказ ни на чём не основанный, так как такой документ не будет находиться в правовом поле трудовых отношений. «бумажка» лишь тогда становится документом, когда полностью соответствует предъявляемым к нему требования. Это необходимо помнить каждый раз, когда по указу «из главного офиса» приходит распоряжение, типа подготовить приказ о штрафах, налагаемых на работников за опоздания. Даже если приказ будет оформлен со всеми необходимыми реквизитами, которые будут с точностью до микрона располагаться на своих местах на листе бумаги, этот приказ не будет иметь никакой юридической силы. Только лишь желания «начальства» штрафовать работников для придания юридической силы приказу недостаточно. Распоряжение, предписывающее выполнять некие действия в компании должно быть обоснованно другим документом, более высокого уровня права.

Специалист по кадрам, кадровый делопроизводитель должен знать, если не наизусть все правовые акты, затрагивающие область трудовых отношений (что, конечно же, нереально), но, как минимум быть осведомлённым об источниках поступления таких документов. То есть, знать, что такое Конституция, Указ, Закон, Кодекс и так далее, и понимать, что главнее в пирамиде Права. Непосредственно, кадровик оперирует внутренними нормативными актами, которые входят в область прав нормативных актов государственного уровня.

Как пример, вывесить на доску объявлений для работников компании распоряжение, требующее от работников с указной даты осуществлять определённые действия в рабочее время на территории предприятия – это работа с локальным актом. А вот проверка того, что составленное распоряжение не нарушает права работников, посредством поиска информации в Трудовом Кодексе – это работа с нормативным актом государственного уровня. И если в трудовом кодексе не оказалось ничего такого, Что послужило бы подтверждением права работодателю давать распоряжение, то необходимо поискать в других источниках. И если в иных источниках будет найдено подтверждение, то распоряжение будет иметь юридическую силу.

Право в стране выстраивается в виде такой вот пирамиды:

Конституция РФ;

федеральные конституционные законы;

федеральные законы, включая кодексы;

указы Президента;

постановления Правительства;

нормативные правовые акты министерств и ведомств;

нормативно-методические документы.

Но, на столе кадровика всегда должен лежать актуальный выпуск Трудового кодекса РФ, в котором в статье 5 расписана логическая структура соподчинённости законодательных и нормативных трудовых актов. И помнить, что всевозможные нормативные акты из области трудовых отношений вступают в силу со дня их подписания и утрачивают свою юридическую силу, если: истёк срок действия, вступил в действие другой акт более высокого уровня прав, отменён или признан утратившим силу или его отдельных положений.