Для получения юридической силы, документ необходимо составлять по определённой форме, поэтому делопроизводителю необходимо знать и уметь, какие документы и по какой форме, – утверждённой типовой или по ГОСТ, необходимо составлять.

Особого внимания требуют документы, содержащие тайну определённого грифа, или персональные данные. Поэтому, работнику, без знаний, как работать с такими документами, не дают соответствующего разрешения.

Работник отдела кадров, должен различать документы входящие, исходящие, локальные, с типовыми формами, с формами по ГОСТ. Это необходимо для того, что бы определённый документ был зарегистрирован в соответствии с установленной в организации процедурой.

Работник должен знать и саму процедуру регистрации, которая состоит и из знаний о ведение журнала регистрации определённого вида документов, как в бумажном, так и электронном виде. Знать, как происходит присвоение документу порядкового номера, который тоже присваивается по определённому правилу. И знать алгоритм проставление в нужном месте даты составления или поступления документа.

В зависимости от объёма возложенных должностных обязанностей на кадрового делопроизводителя, может потребоваться подача зарегистрированного документа руководителю. Затем получить документ обратно и поставить исполнение документа на контроль делопроизводителя. По завершении исполнения документ помещается в номенклатуру дел, которая нужна для упорядочивания делопроизводства и документооборота организации. В установленный срок работник должен будет отобрать из неё документы для отправки в архив или на уничтожение.

Всё это неотъемлемые процедуры алгоритма документооборота. Убрать какую-либо из них из документооборота попросту невозможно. Объём выполняемых действий одним работником может определяться масштабами бизнеса, и даже если фирма занимается каким-то одним очень узким видом деятельности, документооборот в ней может быть очень большим, и требующим только для одной фазы – регистрации – входящих документов десятки работников. А для выдачи исходящих – ещё несколько десятков.

Масштабы бизнеса определяют и форму документооборота, который может быть централизованным, децентрализованным, смешанным. Централизованный документооборот выбирают тогда, когда все операции приёма, обработки, регистрации, хранения документов осуществляются в одном департаменте компании. Это же справедливо и для небольших организаций.

В крупных организациях, в каждом структурном подразделении формируется своя служба обеспечения работы с документами. Проще, когда в филиале находящемся в другом городе документооборот организован на месте, чем когда по каждому документу требуется «писать в главк».

Смешанная форма делопроизводства, как переходная форма, может быть временной, но и часто становится постоянной, когда в головном офисе производятся действия с основными документами, как приём, регистрация, контроль и хранение. А в филиалах обеспечивают регистрацию входящих, отправку исходящих, и обработку локальных документов.

Специалист по кадровому делопроизводству, должен раз и навсегда уяснить, что любой документ, имеющий отношение к работнику содержит персональные данные. На данный момент – персональные данные – понятие больше философское, чем юридическое. И в максиме звучит так: любые данные, которые позволяют определить индивидуума – есть персональные данные.

Поэтому основой кадрового документооборота и документационного обеспечения для кадровика является Закон о Персональных Данных, и только уже потом – постановления и ГОСТы. Поэтому изначально следует определить: документ содержит (будет содержать) персональные данные? А уже потом решать – входящий, исходящий, локальный он? Какой бланк, какие правила применять к такому документу? Какой инструкцией руководствоваться? Как регистрировать, обрабатывать, рассматривать, исполнять документ, содержащий персональные данные? И не забывать, что в бизнесе ответственность (читай вина) всегда перекладывается со старшего на младшего, с начальника на подчинённого.

Исходя из целей и задач классификации систем, определяется и систематизация документов. Основой для этого служит приоритет содержания документа над всеми остальными его признаками, такими как конструктивная форма, естественный язык, читательское назначение, и тому подобное. В глобальных системах, того же отраслевого уровня, документ получает индекс отдела основных таблиц (по отросли в которой определён), дополнительные же признаки у него отражают с помощью вспомогательных типовых делений. Отдельно стоят в этом плане художественная литература, универсальные энциклопедии, словари, библиографические пособия и так далее.

Чем глобальнее система, чем больше в ней уровней, тем больше требуется объективности в выявлении основной сути документа, как можно большей точности в отражении его содержания и других признаков, направленных на максимально чёткий конечный результат классификационного решения специалиста.

Окончательное решение по классификации документа в процессе присвоения индексов, специалист выносит, опираясь на принцип последовательности. Применению данного принципа помогают указание общей и частичной методики систематизации. Таким образом устраняется излишняя работа: систематизация одного и того же документа разными способами.

Это то, что касается вообще работы в плане систематизации и классификации, чем занимаются архивариусы и библиотекари. Секретарю, специалисту по кадрам, кадровому делопроизводителю достаточно знать несколько правил, помогающих идентифицировать документ и поместить его в соответствующее место в номенклатуре дел.

В работе кадровика с документами требующих классификации и систематизации, следует руководствоваться следующими подсказками:

Предпочтение частного вопроса общему. Все отделы основных таблиц в классификаторе строятся «от общего к частному». Чем ниже уровень, на котором расположено классификационное деление, тем более конкретен, узок его объект. На верхних уровнях расположены общие для всего отдела объекты (темы, предметы), на низших – более частные.

Систематизация по аспекту рассмотрения предмета. Данное правило вступает в силу в том случае, когда документ посвящён предмету, который относится к какой-либо области знания или практической деятельности, но рассматривается в аспекте другой области знания или практической деятельности.

Систематизация по области применения объекта. Данное правило вступает в силу, когда в документе рассматриваются вопросы использования положений, законов, методов какой-либо одной науки или практической деятельности в других науках или отраслях практики.

Систематизация по объекту, испытывающему влияние. Документы, при систематизации которых следует использовать это правило, также содержат два объекта. Первый объект – это принципы и правила какой-либо науки или отрасли практики. Второй объект – это другие науки или отрасли практики, на которые оказывает влияние первый объект, при систематизации с помощью индекса отражают только второй объект, испытывающий влияние первого.

Систематизация документов широкого содержания. Правило распространяется на документы, в которых рассматривается три и более предмета или предмет освещается в трёх или более аспектах. Такие документы отражаются в классификационном делении, содержание которого объединяет информацию обо всех предметах или аспектах.

Результатом систематизации является классификационный индекс, позволяющий определить место документа в системе отраслей знания, отражённой в фонде. В зависимости от назначения индекс может быть полным, полочным, каталожным.