• регламентация процесса взаимодействия и разграничение полномочий участников в ходе реализации проекта внедрения решений SAP в ОАО «Формула».

РП от ГПВ на основании календарного плана-графика работ по проекту детализирует и уточняет план-график выполнения работ в части сроков и ресурсов проекта согласно Регламенту ведения проектов в многопользовательской системе мониторинга проектов.

Полученный детализированный план-график работ по проекту является основой для более детального контроля содержания проекта, результатов, сроков и трудозатрат по проекту.

Уточнение ДПГ работ по проекту осуществляется в начале работ каждого этапа. Согласованный ДПГ и дальнейшие его изменения публикуются на едином информационном ресурсе МСМ.

На каждом этапе проекта ведется журнал регистрации проблем проекта, на основании которого оценивается работа проектной команды в процессе внедрения решений SAP, оценивается работа системы SAP, проводится корректировка несоответствий/дефектов и решение спорных вопросов. Журнал ведется в виде таблицы в соответствии с шаблоном (Приложение 3.12).

На этапе ОПЭ системы и последующих за ним этапах журнал регистрации проблем заполняется пользователями системы. Доступ к журналу регистрации проблем для фиксации ошибок и замечаний должен быть обеспечен ключевым пользователям системы SAP.

Ответственным за организацию ведения журнала регистрации проблем на этапах 1–4 является РП от ГПВ. Ответственным за организацию ведения журнала регистрации проблем на этапах 5–6 является РП от ТН. Ответственным за ведение журнала регистрации проблем является администратор проекта.

На каждом этапе проекта специалистами ГПС проводится экспертная оценка документов этапа. Экспертная оценка проводится по степени готовности варианта документа/ов. Сроки проведения экспертной оценки определяются планом-графиком по проекту.

Специалисты ГПС вносят замечания по документам в листы изменений и через администратора проекта передают их проектной группе ГПВ для внесения изменений или корректировки документов. Результаты экспертной оценки включаются в журнал регистрации проблем проекта.

В заключение каждого этапа РП от ГПВ формирует пакет документов этапа (в зависимости от перечня документов, зафиксированного в договоре) и вместе с листами изменений по результатам экспертной оценки ГПС через администратора проекта передает на согласование членам проектной команды.

На каждом этапе проекта формируются проектные документы, согласование которых может происходить как в конце каждого этапа пакетом документов, так и в течение этапа отдельными, готовыми к согласованию документами:

• в случае если замечания к документу/ пакету документов могут быть реализованы в рамках стандартной функциональности внедряемого объема системы, в документ/ пакет документов вносятся необходимые исправления и доработки. Новая версия документа должна быть утверждена в течение 2 рабочих дней после получения, если исправления соответствуют замечаниям, переданным ранее;

• в случае если замечания не могут быть реализованы в рамках стандартной функциональности внедряемого объема системы, ситуация выносится на статусное совещание по проекту. Участниками совещания являются сотрудники Службы проектов SAP, представители Служб ИА и/или СП, специалисты ГПВ и ГПС.

После утверждения пакета документов этапа сотрудники Службы проектов SAP организуют процесс сохранения документов по проекту на едином информационном ресурсе МСМ согласно Регламенту ведения проектов в многопользовательской системе мониторинга проектов. Ответственным за ведение информации в МСМ является администратор проекта.

Целью данного этапа является решение организационных вопросов и вопросов инфраструктуры, утверждение календарного плана проекта SAP.

Данный этап состоит из следующих работ:

• организация и проведение установочного совещания;

• определение организационной структуры проекта и формирование единой проектной команды;

• формирование Устава проекта, детализированного календарного плана-графика работ по проекту;

• формирование плана обучения проектной команды;

• согласование/утверждение и передача пакета документов 1-го этапа;

• завершение этапа «Подготовка проекта»;

• сохранение документов 1-го этапа «Подготовка проекта» в МСМ;

• организация и проведение совещания по результатам 1-го этапа и планируемым работам на 2-ом этапе.

На данном этапе работ формируются следующие документы:

• протокол установочного совещания;

• Устав проекта;

• детализированный календарный план-график работ по проекту;

• план обучения проектной команды;

• листы изменений к документам проекта;

• журнал регистрации проблем проекта;

• акт приема-передачи проектной документации;

• протокол закрытия выполненных работ по этапу;

• сопроводительное письмо о передаче документов на имя РП от ТН и Руководителя проектов SAP;

• акт выполненных работ 1-го этапа между ГПВ и ОАО «Формула»;

• протокол совещания по результатам 1-го этапа и планируемым работам на 2-ом этапе.

На основании утвержденного Приказа Генерального директора «Об организации проекта» (п. 2.4.3 Регламента «Планирование развития и сопровождения, инициация внедрения решений SAP») проводится установочное совещание по проекту внедрения решений SAP.

Участниками совещания являются:

• сотрудники Службы проектов SAP;

• руководители Служб ИА и/или СП;

• специалисты ГПВ;

• специалисты ГПС.

На совещании Руководитель проектов SAP представляет участникам совещания руководителей проекта от Исполнителя и Заказчика, а также администратора проекта.

РП от ГПВ знакомит участников совещания с основными принципами ведения проекта, укрупненной структурой и границами проекта, рассказывает о планируемых на проекте работах.

Результатом совещания являются:

• ознакомление с ключевыми целями, географическим объемом, этапами, сроками и организационной структурой проекта;

• определение принципов взаимодействия участников проекта.

По результатам проведения совещания формируется протокол установочного совещания (Приложение 3.13).

В срок не более 3 рабочих дней после проведения установочного совещания РП от ГПВ формирует:

• перечень требований к составу проектной группы для участия в проекте со стороны ОАО «Формула»;

• перечень требований к составу проектной группы для участия в проекте со стороны ГПС;

• список участников проектной группы со своей стороны с указанием должности и опыта работы в проектах внедрения

и отправляет по электронной почте или факсу сформированные документы администратору проекта для последующей передачи РП от ТН, сотрудникам Службы проектов SAP, в Службы ИА и/или СП.

Формирование проектной группы происходит следующим образом:

• руководителями структурных подразделений и Служб ИА, включенных в организационный объем проекта, и участвующих в определении участников проектной команды, в срок не более 3 рабочих дней готовятся предложения по включению в состав проектной команды тех или иных специалистов. РП от ТН согласовывает и передает предложенный список администратору проекта для последующего согласования;