Утвержденный ежегодный сводный календарный план-график является основанием для формирования Службой проектов SAP и отправки подрядным организациям запроса на подготовку пакета технико-коммерческих предложений.

Получив запрос на формирование пакета ТКП, подрядные организации проводят экспресс-обследование планируемого функционала или подразделения, на котором планируется внедрение функционала.

В случае планирования проекта, связанного с тиражированием системы, проводится обследование с целью выявления новых бизнес-процессов.

Со стороны Заказчика и Исполнителя назначаются сотрудники, ответственные за проведение обследования и сбор информации.

Сотрудники подрядных организаций проводят интервью с ключевыми пользователями ОАО «Формула», владельцами бизнес-процессов, и на основе полученной информации формируют:

• отчет об обследовании, содержащий выводы по текущему уровню автоматизации рассмотренных функциональных областей, выводы о целесообразности автоматизации;

• ТЗ, в котором фиксируются:

– назначение и цели внедрения решения;

– характеристика объекта автоматизации;

– требования к системе:

требования к системе в целом (к структуре и функционированию системы; требования к пользователям системы; требования к надежности; требования к эксплуатации и техническому обслуживанию системы; требования к защите информации от несанкционированного доступа и т. д.);

требования к функциям (задачам), выполняемым системой;

– требования к видам обеспечения;

– содержание и состав работ по настройке системы;

– порядок контроля и приемки системы (виды тестирования, состав и объем тестирования, методы тестирования и фиксация результатов проведения тестирования, состав рабочей группы тестирования);

– требования к составу и содержанию работ по подготовке объекта автоматизации и вводы системы в действие;

– требования к документированию;

– источники разработки ТЗ;

– реестр бизнес-процессов (бизнес-операций) по функциональным областям с указанием ключевых пользователей и владельцев бизнес-процессов, ответственных за постановку задач по соответствующим бизнес-процессам, а так же согласование и приемку результатов по проектированию данных бизнес-процессов.

Отчет об обследовании и ТЗ по планируемым проектам являются основанием для разработки ТКП. Также при разработке пакета ТКП используется информация, полученная в результате:

• обсуждения имеющихся требований к совершенствованию и оптимизации системы SAP с ключевыми бизнес-пользователями;

• проведения интервью и рабочих встреч с Генеральным подрядчиком в области поддержки и сопровождения системы SAP;

• изучения материалов по аудиту действующих систем SAP, проведенному компанией SAP AG, аналитических статьей о текущем и перспективном развитии ОАО «Формула» и информации официального web-сайта ОАО «Формула».

ТКП должно содержать верхнеуровневое описание проекта, архитектурные решения, описание предлагаемой организации всех работ по проекту в рамках Концепции, в том числе:

• общую информацию о Генеральном подрядчике;

• основания для разработки ТКП/подготовки тендерной документации;

• объем проекта (функциональный, организационный, географический);

• методологию внедрения;

• описание результатов услуг по этапам;

• проектные роли и обязанности;

• требования к проектной команде со стороны ОАО «Формула»;

• условия, ограничения и риски;

• сроки проекта;

• стоимость проекта;

• предварительный план-график реализации проекта;

• шаблон типового договора (если требуется);

• иную, требуемую в рамках тендера, документацию.

Дополнительно для анализа и оценки предоставляются резюме предполагаемых членов проектной команды.

Подрядчики представляют пакет ТКП Службе проектов SAP в виде презентации, который оценивается Службой на предмет глубины проработки и соответствия потребностям компании. Кроме того оценивается компетенция проектной команды подрядчиков (оценка резюме), при анализе стоимости в т. ч. учитываются ставки консультантов.

Для согласования и утверждения пакета ТКП Служба проектов SAP организует совещание с участием подрядных организаций, по итогам которого фиксируются с разбивкой по каждому проекту:

• организационно-географический и функциональный объемы проектов;

• этапы и сроки проектов;

• организационная структура проектов, общее количество консультантов по проектам;

• квалификация и источник людских ресурсов от Заказчика и Исполнителя;

• предварительная оценка стоимости проектов;

• состав исполнительного комитета для координации работ по проектам;

• лицо, ответственное за проведение подготовительных работ;

• решение о подготовке приказа «Об организации проекта».

На основании:

• пакета предложенных подрядными организациями ТКП;

• ежегодного сводного календарного плана-графика проектов и систем SAP;

• бюджета Службы проектов SAP на развитие и сопровождение системы SAP, сформированного в предыдущем периоде;

• предложений по приобретению лицензий;

• внутренних пожеланий служб исполнительного аппарата

Служба проектов SAP в срок до 30 марта формируют годовой бюджет развития и сопровождения SAP (Приложение 3.4).

Годовой бюджет развития и сопровождения SAP согласовывается Руководителем проектов SAP и утверждается Куратором проектов SAP.

Показатели утвержденного годового бюджета развития и сопровождения SAP включаются в процессы формирования годового бюджета Службы проектов SAP, формирования плана затрат и заявки на включение в БДПС.

Для определения потребности в совершенствовании технической инфраструктуры системы SAP в ОАО «Формула» на планируемый год, в соответствии с утвержденным ежегодным календарным планом-графиком проектов и систем SAP, Служба проектов SAP направляет Генеральному подрядчику в области поддержки и сопровождения системы SAP запрос на проведение sizing-экспертизы технической архитектуры системы.

Если для выполнения экспертизы необходимы дополнительные сведения, отсутствующие в плане-графике проектов и систем, ГПС инициируют и отправляют в Службу проектов SAP запрос на предоставление требуемой информации.

После проведения экспертизы технической архитектуры системы (без увеличения оборудования или с увеличением оборудования), ГПС отправляет в Службу проектов SAP график предоставления оборудования (Приложение 3.5).

На основании полученного графика Служба проектов SAP формирует и отправляет в отдел управления сервисами ОАО «Формула» запрос на развитие инфраструктуры системы SAP.

Для реализации запроса на развитие инфраструктуры отдел управления сервисами:

• формирует план мероприятий по совершенствованию инфраструктуры;

• осуществляет планирование и расчет необходимых вычислительных мощностей, для обеспечения реализации новых проектов и поддержки систем, находящихся в промышленной эксплуатации;

• проводит аудит технических характеристик каналов передачи данных и их соответствия техническим условиям проекта (по запросу Службы проектов SAP);

• проводит аудит технических характеристик оборудования рабочих мест и их соответствия техническим условиям проекта (по запросу Службы проектов SAP).

Срок исполнения полученного запроса не должен превышать 30 дней.

Отдел управления сервисами оформляет все принятые решения отчетом о выполнении запроса на развитие инфраструктуры и вместе с указанием суммы, определенной по проектам SAP (с уточнением направлений расходования) в бюджете отдела, передают Службе проектов SAP для согласования.

Обсуждение и определение текущих возможностей и дополнительной потребности в вычислительных ресурсах может происходить в рамках технических совещаний по вопросам обеспечения вычислительными мощностями Центра обработки данных системы SAP на планируемый год.