Утвержденный годовой бюджет развития и сопровождения SAP является основанием для планирования экономики Службы проектов SAP, в том числе для формирования плана списания затрат (Приложение 3.6).

План списания затрат формируется ежегодно в срок до 15 апреля года, предшествующего планируемому году.

Общие затраты по внедрению и сопровождению решений SAP рассчитываются путем консолидации затрат по проектам и системам.

Списание затрат на услуги по внедрению и сопровождению системы SAP осуществляется следующим образом:

• затраты на внедрение решений SAP относятся на расходы будущих периодов до передачи проекта в промышленную эксплуатацию. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;

• затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по исполнительному аппарату ОАО «Формула» (ИА), относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА. Списание данных расходов будущих периодов на затраты производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP. Списание производится равными долями в течение 5 лет;

• затраты на приобретение лицензий, задействованных в решениях SAP по структурным подразделениям, относятся на расходы будущих периодов на балансе ИА до передачи проекта в опытно-промышленную эксплуатацию. Передача структурным подразделениям и списание данных затрат производится с 1 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о вводе в опытно-промышленную эксплуатацию проекта SAP в данном структурном подразделении. Списание производится равными долями в течение 5 лет;

• расходы на сопровождение и управление изменениями действующих систем, затраты на SAP Support списываются единовременно.

Составление БДПС на год предполагает планирование будущих денежных операций с учетом возможных изменений условий деятельности Службы проектов SAP в следующем году и принятие мер по нейтрализации будущих негативных явлений.

Формирование заявки на включение в годовой БДПС осуществляется согласно «Положению о бюджетном управлении в ОАО «Формула». Заявка представляется в отдел финансового планирования в срок до 10 ноября года, предшествующего планируемому году. Форма заявки приведена в Приложениях 3.7, 3.8.

В рамках утвержденного БДПС Службы проектов SAP на год составляются текущие БДПС (на квартал, на месяц) (Приложения 3.9, 3.10) и в срок до 15 числа месяца, предшествующего планируемому периоду (квартал, месяц), представляются в отдел финансового планирования ОАО «Формула».

Текущее планирование позволяет оперативно реагировать на изменения внешних и внутренних факторов финансово-хозяйственной деятельности Службы проектов SAP.

На основании утвержденного Управляющим советом SAP ежегодного плана-графика проектов и систем, бюджета Службы проектов SAP и отчета о выполнении запроса на развитие инфраструктуры Служба проектов SAP инициируют проект.

Начало работ на фазе инициации осуществляется формированием Службой проектов SAP запроса на создание Генеральным подрядчиком в области внедрения системы SAP технико-экономических обоснований проектов согласно утвержденному пакету ТКП.

ТЭО содержит информацию о причинах выбора предлагаемых к реализации процессов и решений, принятых в проекте, результаты от их внедрения и экономические расчеты эффективности.

Примерная структура технико-экономического обоснования содержит следующие разделы:

• исходные положения ТЭО;

• описание потребности во внедрении решения и функциональных возможностях каждой компоненты, которые будут использованы в проекте;

• обоснование расчета стоимости проекта;

• обоснование выбора технологии, программного обеспечения, вычислительных мощностей, количества лицензий;

• выводы и предложения, в которых дается общая оценка экономической целесообразности и перспектив от внедрения решения SAP.

ТЭО согласуется Руководителем проектов SAP, утверждается Куратором проектов SAP и является основанием для формирования проекта договора и приказа Генерального директора «Об организации проекта».

Если проект затрагивает только ОАО «Формула», то Приказ Генерального директора «Об организации проекта» оформляется по форме, приведенной в Приложении 3.11. Приказ готовится Службой проектов SAP, согласовывается с Руководителями служб исполнительного аппарата и/или структурных подразделений участвующих в проекте, и должен содержать следующую информацию:

• краткое описание целей и задач, которые должны быть решены в рамках проекта;

• определение объема проекта и подразделений, в которых будет реализован проект;

• определение Руководителя проекта со стороны ОАО «Формула»; определение состава Исполнительного комитета (если требуется) и генерального подрядчика (подрядчика); определение состава проектной группы;

• определение ответственных лиц, за постановку задачи, приемку работ, техническое обеспечение проекта;

• определение сроков выполнения проекта;

• определение лица, отвечающего за контроль исполнения приказа.

Если решение о реализации проекта касается структурных подразделений ОАО «Формула», то структурными подразделениями ОАО «Формула», входящие в организационный объем проекта, издаются внутренние приказы о старте проекта внедрения корпоративной информационной системы управления предприятием на базе программных продуктов компании SAP.

Основанием для подготовки проекта договора является ТЭО, утвержденное Куратором проектов SAP.

Генеральный подрядчик в области внедрения системы SAP формирует и передает в Службу проектов SAP проект договора с приложением оценки (расчета) стоимости проекта и укрупненного календарного план-графика работ по проекту.

Проект договора согласовывается Службой проектов SAP и утверждается Главным инженером ОАО «Формула».

На данном этапе Генеральным подрядчиком в области поддержки и сопровождения системы SAP по согласованию с Руководителем проектов SAP назначается администратор проекта, выполняющий подготовку рабочих встреч по проекту, ведение протоколов совещаний, контроль исполнения принятых решений, оповещение ответственных лиц об их исполнении и т. д.

Приказ Генерального директора «Об организации проекта» и согласованный участниками договор являются основанием для реализации проекта.

Настоящий регламент разработан согласно единой методологии управления проектов. В соответствии с данной методологией все работы, выполняемые в ходе процесса внедрения решений системы SAP, состоят из 6 этапов:

• 1 Этап – «Подготовка проекта»;

• 2 Этап – «Концептуальное проектирование»;

• 3 Этап – «Реализация»;

• 4 Этап – «Подготовка системы к опытно-промышленной эксплуатации»;

• 5 Этап – «Опытно-промышленная эксплуатация системы»;

• 6 Этап – «Переход к промышленной эксплуатации системы».

Регламент определяет порядок реализации проекта внедрения решений SAP в ОАО «Формула».

Целями документа являются:

• определение участников процесса реализации проекта внедрения решений SAP в ОАО «Формула»;