От автора
Здравствуй, мой дорогой читатель. Для меня такое обращение совсем непривычно: я не ставила перед собой цель стать автором собственной книги, а детской мечтой была строгая учительница и возможность ставить двойки в журнале. И, надо сказать, в каком-то виде она исполнилась – я имею возможность делиться своим опытом и знаниями с вами, и это достойная альтернатива двойкам.
Идея написать книгу пришла ко мне после получения обратной связи от участников моего авторского интенсива по оптимизации бизнес-процессов. Представители разных сфер бизнеса и стран ежедневно сталкиваются со схожими задачами – необходимостью сокращения расходов, повышения качества сервиса и стабилизации результата, наращивании конкурентных преимуществ и увеличения прибыли. В результате интенсива участники сошлись во мнении колоссальной практической полезности тех инструментов, о которых им удалось узнать.
За годы работы в различных компаниях я отследила интересную особенность: для оптимизации процессов принимается одна и та же таблетка – сокращение персонала. Результат она дает практически мгновенный, но не продолжительный. В этой книге я рассказываю о том, как научиться строить качественные процессы и не делать ничего лишнего, ведь только такой подход обеспечивает стабильный и длительный результат в виде сокращения издержек и увеличения прибыли.
Все, о чем я рассказываю в этой книге – результат моего многолетнего практического опыта в части построения и оптимизации бизнес-процессов с использованием инструментов lean методологии. Я постаралась написать ее максимально просто и доступно, с большим количеством практических примеров и особенностей применения тех или иных методик. Перед вами – пошаговое руководство к действию, применение которого позволит вам получить результат за достаточно короткий промежуток времени и, что еще важнее, поддерживать этот результат на постоянной основе.
Информация, о которой вы узнаете из этой книги, позволит вам построить эффективные процессы и не делать ничего лишнего. Выполняя задания, вы научитесь грамотно использовать имеющиеся ресурсы и сможете выйти на качественно новый уровень развития.
Важно отметить, что эта книга вам будет полезна только в случае, если вы действительно хотите найти потери в процессах и не тратить ресурс впустую. Если такой цели нет – задумайтесь, нужна ли вам эта информация.
И помните, что только действия способны привести вас к грандиозным целям. Я желаю вам интересного пути, и пусть моя книга позволит вам открыть новые горизонты.
Ксения Федорова
Предисловие
В дословном значении Lean переводится как худой, тощий, без жирка. И основная идея этой методологии заключается в том, чтобы избавить наши процессы от действий, которые не приносят ценности и делать только то, что действительно нужно. Одним из самых известных адептов lean методологии является компания Toyota, которая внедряла инструменты в свои производственные процессы с целью не только выявления и устранения потерь, но и строжайшего контроля качества, не допуская перехода брака с этапа на этап. Изначально инструменты оптимизации процессов пришли к нам из производства и по своей сути достаточно масштабны, но после прочтения этой книги вы поймете, что они универсальны, и могут использоваться абсолютно в любой сфере деятельности. А моя же основная цель – показать вам, что вы можете зарабатывать больше не привлекая дополнительных ресурсов, дать импульс, который позволит вам двигаться вперед, концентрироваться только на важном и не растрачивать ресурс впустую.
Кризис – время перемен, ведь внешние обстоятельства не оставляют нам других вариантов. Даже если у компании есть резерв, его ресурс конечен, поэтому очень важно научиться быстро принимать решения, перестраиваться, находить новые ниши и возможности. Скорость вашего перестроения и разворота напрямую зависит от качества бизнес-процессов. Если у вас есть балласт, темп изменений будет существенно ниже. Давайте пофантазируем: представьте себе марафонца, который бежит дистанцию 42км. Наверняка, у вас перед глазами подтянутый человек в шортах и легкой майке с номером участника. Ему ничего не мешает в преодолении дистанции. А теперь вообразите такого же марафонца, но уже с чемоданом в руке. Зачем марафонцу этот груз, спросите вы? Я не спроста привожу такой пример: попробуйте перенести его на свой бизнес и спросите себя – а точно ли все, что я делаю, делать нужно? Эта книга покажет вам, где спрятано то самое лишнее, сбросив которое, вы сможете бежать быстрее.
Все инструменты, о которых вы узнаете из этой книги, я постаралась адаптировать под наш российский менталитет. Здесь вы не увидите сложных и долгих схем – я поддерживаю и развиваю идеологию быстрых решений и эффективных инструментов, которые позволяют получить результат практически в моменте. Прочтите и убедитесь сами.
Глава 1. Так исторически сложилось
Наша жизнь полна действий, которые мы производим практически на автомате, не задумываясь о логике и причинах той или иной последовательности действий. Угадаю, если скажу, что в вашем доме есть пакет с пакетами? А как насчет побрить ребенка в год налысо? Иногда, делая что-либо, мы не задаем себе вопрос – зачем? Какая цель у этого мероприятия? Мы делаем, потому что так же поступали наши родители, бабушки и дедушки. Так исторически сложилось.
Давайте рассуждать логически: пакеты собирали, когда полиэтилен не был так распространен. Дефицита давно нет! Значит и необходимости собирать пакеты – тоже. Еще более интересная история с бритьем головы – если ребенок дожил до года, это означало его решение выбора семьи, для чего и производился обряд посвящения.
Соответствуют ли эти описания современной действительности? Очевидно, что нет. Но толи в силу глубоко укоренившейся в нашем менталитете силе привычек, толи по нежеланию перечить более старшим родственникам, многие продолжают следовать этим абсолютно бессмысленным традициям.
Я очень люблю приводить в пример результаты эксперимента с обезьянами. Ученые посадили в одну клетку пять обезьян. Повесили сверху банан и привязали к нему ведро с холодной водой. Самая инициативная и голодная полезла за бананом, схватила его, и всех обезьян обдало холодной водой! Обезьянам холодная вода не понравилась. Они высушились и стали сидеть дальше.
Тем временем, ученые повесили новый банан, к которому снова привязали ведро холодной воды. Еще одна обезьяна захотела перекусить, полезла за бананом, схватила его и всех снова облило водой! Обезьяны были возмущены, им снова пришлось сушиться.
А ученые повесили еще один банан и еще одно ведро воды.
Еще одна обезьяна проголодалась. Сценарий повторился, и обезьяны начали понимать связь между бананом и холодной водой. Когда в следующий раз одна из обезьян полезна за бананом, другие дружно на нее накинулись и не дали взять банан.
На этом эксперимент не закончился. Ученые достали из клетки одну из обезьян и посадили туда новую, которая ни разу не обливалась холодной водой. Новый банан уже висел на привычном месте.
Новая обезьяна проголодалась. Так как она понятия не имела про связь банана и ледяной воды, она потянулась с заветной пище. Как вы думаете, что произошло в этот момент? На нее накинулись остальные обезьяны! Холодного душа не произошло, но новая обезьяна поняла, что банан брать нельзя!
Постепенно, по одной, ученые поменяли всех старых обезьян – на новых, которые ничего не знали про холодный душ. И ведро с водой тоже убрали, оставили только банан. Но каждый раз, когда новая обезьяна тянулась за бананом, все ее дружно били.
Как вы думаете, почему? Да потому что так исторически сложилось!
А теперь о серьезном. Взгляните на свои процессы. Все ли они имеют стандарты и выполняются каждый раз одинаково? Знаете ли вы причины той или иной последовательности действий? Убеждены ли в необходимости каждого из них?
В самом начале своей карьеры я работала в банке на должности специалиста по обслуживанию физических лиц. Каждый день по завершении операционного дня, прежде чем сводить итоговую ведомость, я раскладывала документы по типам операций. У меня получалось пять и более кучек, на которые я тратила до 30 минут времени. Далее эти документы уходили бухгалтеру для проверки. Каково же было мое удивление, когда в бухгалтерии я увидела документы единой пачкой! То есть моя сортировка оказалась не нужной.
