•      Попросить у изучаемой компании. В некоторых случаях эта информация предоставляется без каких-то дополнительных условий, в других же случаях нужно предоставить информацию о своей компании. В том случае, если и этого недостаточно, прайс – лист можно получить, посетив офис компании и представиться крупным заказчиком. Последним способом увлекаться не рекомендуем, ибо достаточно быстро можно примелькаться.

•      Получить от других фирм, работающих с изучаемой организацией. Как правило, это не вызывает проблем, особенно в тех случаях, когда в процессе переговоров с существующим или потенциальным клиентом возникает возражение «а вот у Ваших конкурентов дешевле». После этого можно попросить прайс-лист конкурента в качестве доказательства этих утверждений.

Можно привести еще несколько способов, от простых до экзотичных, но ни один из этих методов не гарантирует стопроцентного получения искомого прайс-листа хотя бы по той причине, что не все компании составляют их.

Как хранить прайс-листы в досье? Ответ на этот вопрос зависит от того, с какой целью компания собирает прайс-листы.

•      Просто хранилище. В этом случае в досье файлы просто хранятся, а анализ производится в другой программе. Такой вариант обычно крайне прост в реализации; в досье можно помещать файлы различных форматов, в том числе и отсканированные страницы бумажных прайс- листов.

•      Хранилище и система анализа цен внутри файла – архива. Автору встречались удачные случаи реализации систем сравнения цен как на базе 1С: Предприятия, так и в некоторых версиях CRM разных производителей.

•      В сторонней программе анализа прайс-листов. На рынке таких программ немало, и в зависимости от количества обрабатываемых позиций прайс – листов, удобства ввода данных и вывода отчетом можно выбрать одну из них.

Следует отметить, что системы сравнения цен, вне зависимости от варианта их реализации, при условии корректности сопоставления аналогичных товаров (услуг) существенно сокращают затраты времени на анализ, особенно если речь идет о большом количестве позиций в прайс – листах.

14. Счета, коммерческие предложения

Помимо прайс-листов, большую роль в анализе цен играют также счета и коммерческие предложения. В отличие от прайс-листов, счета и коммерческие предложения индивидуализованны, то есть предназначены конкретному клиенту. Анализ счетов позволяет компании повысить эффективность своей торгово-закупочной политики:

•      Счета поставщиков. Анализируя их, можно выбрать наиболее выгодного поставщика; можно также отследить случаи явного завышения цен постоянным поставщиком, что может послужить сигналом для служебного расследования на предмет получения откатов снабженцами компании. Процесс получения счетов поставщиков обычно сложностей не представляет, поэтому его мы рассматривать не будем.

•      Счета конкурентов. Анализируя счета конкурентов, можно получить информацию о скидках, сроках поставки, в некоторых случаях даже о размере откатов, предоставляемых конкурентом конкретному клиенту. Кроме того, эти данные позволяют предприятию корректировать свою ценовую политику. Получить эти документы во многих случаях можно так же, как и прайс- листы, в процессе переговоров с клиентами.

•      Счета клиентов, выставленных своим потребителям. Анализ их позволяет отслеживать случаи нарушения соглашений о рекомендованных ценах; во многих случаях анализ установленной клиентом наценки позволит скорректировать свои отпускные цены или политику скидок. Получить эти счета можно либо через конечных потребителей данного товара в процессе переговоров, либо «изобразив» заказчика и попросить выставить счет.

Как хранить счета контрагентов? Мы рекомендуем их хранить как в виде отсканированных копий (это нужно в том случае, если они будут использоваться в переговорах, как доказательство), так и в табличном виде (для упрощения машинного анализа).

Организация хранения информации

Помимо сбора информации, необходимо обеспечить ее хранение. Существуют различные варианты реализации хранения информации:

1.      Систематизированное хранилище информации отсутствует. Сведения фиксируются в блокнотах, разнообразных неструктурированных файлах, служебных записках, отчетах и пр. Минусы этой системы очевидны: консолидация данных требует массу времени; в случае увольнения сотрудника существенная часть информации теряется.

2.      Система папок, хранящихся на сервере, доступ к которым регламентирован.

Следует отметить, что по мере накопления информации поиск по таким папкам представляется делом сложным и неблагодарным в силу ряда причин:

•      Усложняется поиск;

•      Много информационного мусора;

•      Большой объем дисковой памяти, занимаемый данным архивом. Этот недостаток частично может быть преодолен архивированием данной информации специальными архиваторами, но поиск информации в таких архивах замедляется;

•      Один и тот же документ может иметь отношение к нескольким организациям, и его нужно либо копировать в папку каждой организации, либо размещать ссылки на данный документ во всех папках, в которых хранится досье на организацию.

Зачастую данный способ реализации досье остается единственно возможным для мелких и части средних организаций, не имеющих в своем штате специалистов по работе с СУБД, системами управления проектами и пр. Для повышения эффективности работы с данным хранилищем информации дадим несколько рекомендаций:

1.      В название папки должен в обязательном порядке входить ИНН организации – тогда папку можно будет легко найти, воспользовавшись штатным поиском Windows. К сожалению, штатный поиск Windows имеет ряд недостатков:

•      системы индексирования информации не предусмотрено, поэтому каждый раз поиск осуществляется заново;

•      нельзя использовать сложные условия поиска, поэтому в результате привносится много ненужной информации.

2.      Использовать программы, индексирующие информацию на компьютере пользователя и в локальной сети. Среди них можно назвать программы Google Desktop и Yandex Desktop: они ищут быстро, точно и с минимальным количеством мусора. Однако программу Google Desktop мы не рекомендуем использовать тем, для кого важна безопасность в Сети: согласно некоторым исследованиям программа передает на сервер Google какие-то зашифрованные данные, и как и кем они потом будут использоваться, неизвестно. Обе программы просты в освоении и совершенно бесплатны.

•      Использовать средства рубрикации найденной информации. Упомянутые выше программы не позволяют рубрицировать найденную ими информацию, однако можно написать скрипт, который будет это делать.

3.      Файловые архивы в программах управления проектами (планировщиках). Среди них можно отметить Outlook, Lotus Notes, Microsoft Project. В этом случае информация по каждой организации может храниться в архиве, который можно открыть, найдя соответствующую задачу в планировщике.

Однако и у такой системы хранения информации имеются недостатки: платность программ, малое количество обученных специалистов, сложность организации поиска информации в них. Это объективно, так как эти программы все-таки не являются СУБД.

4.      CRM, разработанные сторонними организациями. В настоящее время широкое распространение получили программы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM). Во всех без исключения таких программах досье организации в той или иной мере реализовано. При выборе таких систем надо учесть ряд факторов:

•      Предусмотрено ли хранение в данных системах файлов перечисленных выше типов? Если нет, позволяют ли настройки программы это сделать?

•      Стоимость обслуживания программы. На первый взгляд, CRM – системы кажутся относительно недорогими, но на практике обслуживание их весьма недешево. Как правило, их нужно адаптировать под бизнес- процессы организации, добавлять различные обработки, создавать новые отчеты. Нужно учитывать также перспективы увеличения пользователей системы, а значит, и стоимость дополнительных лицензий.