Выписки из реестра желательно хранить в таком виде, который позволит быстро осуществлять поиск информации по фамилиям, названию организаций и иным параметрам.

6. Упоминания о компании

Интернет. Мониторинг интернета достаточно подробно рассмотрен в деловой литературе, поэтому мы дадим лишь очень краткое описание методики. Нужно отслеживать материалы и вносить в досье или использовать программы – поисковики по различным критериям поиска, например:

•      Новости, размещенные на корпоративном сайте компании;

•      Новости, размещенные не на сайте компании, а на других ресурсах. Для того, чтобы не тратить время на ручной поиск, рекомендуется подписаться на соответствующий запрос в поисковой системе.

•      Упоминания в прессе. В последнее время роль мониторинга прессы «вручную» постепенно начинает снижаться. Это обусловлено рядом причин: во- первых, все больше изданий имеет свои электронные версии; во- вторых, активно развивают свои базы специальные онлайн – ресурсы, на которых хранится информация. Доступ к таким базам осуществляется обычно за плату.

Самостоятельное проведение мониторинга упоминаний компаний в прессе представляет собой крайне трудоемкую и дорогую задачу. Для решения этой проблемы предлагается два пути: во-первых, данную услугу можно поручить специализированным агентствам, а затем с нужной периодичностью получать от них отчеты в удобном для закачивания в досье формате; во-вторых, можно работать со специализированными информационно-аналитическими системами для обработки открытых источников информации.

В том случае, если привлекается сторонняя организация, нужно разработать и утвердить единый формат предоставления данных, в противном случае у сотрудников компании будет уходить масса времени на структурирование данной информации, что не являются продуктивным. Для закачки в базу данных целесообразно предоставлять данные в формате xls.

•      Информация, полученная из других источников. Сюда можно отнести, в частности, сведения, полученные в процессе переговоров с контрагентами.

7. Информация по товару

Наличие оперативной и качественной информации по товару (услугам), поставляемым контрагентом, является одним из условий проведения эффективной товарной политики. Эту информацию можно найти в следующих источниках:

•      Скачать информацию с сайта компании. Здесь желательно не ограничиваться только изучением представленной информации, но и провести поиск по сайту файлов с расширением pdf и ppt при помощи опции «Поиск по сайту», которая есть в Яндексе и Гугле или использовать функцию «расширенный поиск». Дело в том, что по тем или иным причинам компания может не выкладывать на всеобщее обозрение свои презентации.

•      Провести поиск в Интернете по названию компании, равно как и по ее продукции. Презентации обычно сохраняются в формате pdf или ppt.

•      Получить информацию на выставке или семинаре. На выставке можно посетить стенды контрагентов, изучить образцы продукции, сфотографировать их, получить прайс-листы, каталоги, иные информационные материалы. В рамках выставок часто проводятся семинары, круглые столы и конференции, на которых также можно получить массу материала. О работе на выставках написано немало статей, поэтому мы подробно останавливаться на этом не будем.

•      Провести глубинное интервью со специалистами, применяющими этот товар.

Ни одним из перечисленных выше источников информации не стоит пренебрегать, так как на семинарах или выставках, к примеру, могут демонстрироваться презентации или образцы продукции, которые больше нигде не демонстрируются.

8. Проекты (тендеры) в которых участвует организация

Методика мониторинга проектов уже достаточно разработана. Но еще раз укажем, что наличие системы оперативного уведомления о перспективных тендерах или проектах является одним из конкурентных преимуществ компании, так как позволяет во многих случаях лоббировать свои интересы у заказчика (инвестора) еще до проведения тендера. Основные источники данной информации – сайты, на которых публикуются условия тендеров; отраслевые новости; инвестиционные программы и прочие.

В досье нужно вносить информацию о тендерах, в которых принимает участие изучаемая организация, причем желательно указывать краткое описание тендера, сумму тендера, дату проведения и итоги.

9. Рекламные акции

Наличие информации о проводимых контрагентом рекламных акциях позволяет повысить эффективность собственной закупочной деятельности (если речь идет о контрагенте-поставщике) или повысить эффективность своей рекламной деятельности (если речь идет о конкуренте). Эту информацию можно получить из разных источников: найти на сайте контрагента, получить в офисе контрагента или на выставке, сфотографировать наружную рекламу и т.п.

10. Контакты

Если в компании развернута и работает система CRM, то учет контактов с контрагентами в ней обычно ведется. Желательно транслировать эту информацию в досье.

11. Контактные лица

Возможность занесения информации по контактным лицам в той или иной форме присутствует практически во всех известных автору корпоративных информационных системах, не говоря уже о CRM или ERP. Поэтому для того, чтобы эта информация была в досье, обычно бывает достаточно организовать контроль за внесением данной информации.

12. Референц – листы

Одним из показателей качества и надежности работы организации являются примеры выполненных работ. Они могут называться портфолио, референц – листами, листом заказчиков и так далее. Анализ этих данных позволяет получить следующие важнейшие данные:

•      Клиентская база конкурента. Разумеется, это будет не полный список клиентов конкурента, но особо значимые для него клиенты в нем чаще всего будут находиться.

Где искать эту информацию?

•      Информация, предоставленная самой компанией. Спросить о примерах выполненных работ – это вполне обычная практика, и отказ предоставить референции может навести на подозрения об отсутствии у компании декларируемого опыта или положительных примеров выполненных работ.

•      Они часто публикуются на сайте компании. Названия разделов сайта могут выглядеть как «Отзывы», «Портфолио», «Примеры выполненных работ» и т.п. Ограничиваться только этим источником информации не стоит, так как, во-первых, в таких разделах публикуются часто далеко не все примеры выполненных работ, а лишь самые удачные или известные; во- вторых, далеко не все компании вообще размещают эту информацию на сайте; в – третьих, эти разделы сайта часто не обновляются.

•      Новости компании. Это могут быть как интернет – новости (специальный раздел на сайте; рассылка по электронной почте), так и новости в СМИ. Некоторые компании также имеют корпоративные газеты, в которых эта информация может размещаться.

•      Упоминания в СМИ и Интернете, не связанные с компанией. Спектр широк: от телевизионного репортажа, видео на Youtube, и до высказываний в блогах и на форумах. Этими источниками также не следует пренебрегать, так как в них может встретиться не только позитивная, но и негативная информация о качестве работы изучаемой компании.

•      Новости партнеров. Партнеры изучаемой компании могут разместить информацию о совместных проектах с ней.

13. Прайс-листы

Анализируя прайс-листы организаций, можно получить массу информации по ценовой политике конкурентов, клиентов или поставщиков.

Где можно найти прайс-листы?

•      Интернет. Прайс – листы часто располагаются в открытом доступе на сайте компании. Если так их найти не удалось, то можно воспользоваться поиском по сайту файлов определенных типов. Обычно прайс – листы выкладываются в формате xls, doc или pdf, часто они также бывают заархивированы, и нужно произвести поиск также по форматам rar и zip. Не забывайте использовать функцию «расширенный поиск» в поисковых системах.