Пример:

Вы положили на счет своего сотового телефона 1000 рублей. За прошлый месяц сотовый оператор списал с Вашего счета 150 рублей за звонки, СМС и доступ в интернет. Значит, на расходы по сотовой связи Вы должны отнести именно 150 рублей. Потраченные 150 рублей в следующем месяце будут отражены в расходах следующего месяца, несмотря на то, что перечислили Вы именно 1000 руб. Если расходы незначительны, то их учетом можно пренебречь, но они могут быть более существенны, и в этом случае нужно считать, иначе погрешность будет больше.

Прибыль или убыток – это разница между Доходами, которые получил Ваш бизнес, и Расходами, полученными за один и тот же календарный период. Если доходы превышают расходы – бизнес фиксирует прибыль, если расходы превышают доходы – Вы имеете убытки.

Для идентификации основных движущих сил, управляющих доходами и расходами используют понятие «драйвер». Наиболее близкий смысловой перевод этого английского термина – движитель. То есть то что вызывает изменение доходов или расходов.

Драйвер дохода – это действие/операция, которая вызывает изменение дохода в меньшую или большую сторону в зависимости от увеличения или уменьшения учетной статьи.

Драйвер расхода – это то же самое, но применительно к расходам.

1. Какие доходы имеет бизнес?

Какие доходы Вы имеете или планируете иметь?

Продумайте и напишите максимально полно характер Вашей деятельности, и на каких этапах Вы можете получать дополнительный доход, за счет создания новой полезности.

Пример 1.

В конце восьмидесятых годов, в период тотального дефицита, проводники поездов дальнего следования имели существенную прибавку к заработной плате, за счет того, что закупали товар в одной части нашей необъятной Родины и продавали его в другой части. Там, где цена на него была выше в несколько раз. Это был дополнительный доход к основному, и он мог быть существенно выше основного.

Пример 2.

Опять о железной дороге. Промышленное предприятие осуществляло поставку своей продукции железнодорожным транспортом из удаленного региона в центральную часть России. Тот, кто занимался железнодорожными перевозками, тот знает стоимость железнодорожного тарифа и его вес в полной себестоимости. Логистической службе предприятия удалось найти партнера для попутной отправки груза, за счет чего стоимость перевозки снизилась в два раза (!)

Составьте, пожалуйста, полный список, от чего Вы получаете, или планируете получать доход. Это может быть оказание различных услуг, производство и продажа каких-либо товаров, или торговля (купил дешевле, продал дороже).

2. Делим доходы по группам (покупатель, продукт, география, и т.д.).

Почему я рекомендую делить доходы по видам? Доходы могут быть получены от разных видов деятельности, и поскольку учет служит инструментом управления, Вам следует знать, какие виды деятельности для Вас более успешны, а какие менее.

Кроме этого, в каждой группе могут быть свои драйверы доходов и расходов, и соответственно индивидуальные способы увеличения прибыли.

Пример 1:

Вы оказываете курьерские услуги, доставляете корреспонденцию, а также сэндвичи. По итогам месяца полезно оценить, каких заказов было больше, и если сэндвичей Вы доставили в девять раз больше, чем документов, то имеет смысл купить термо-бокс, для перевозки холодных и горячих продуктов, что позволит Вам больше соответствовать ожиданиям основных клиентов. Следующей ситуацией может быть продажа Вашего коммуникатора, который Вы заменили на более продвинутую модель. И в этом случае доходы от продажи должны быть отражены отдельно, так как это доходы не по основной деятельности (Вы же не коммуникаторами торгуете?), и объединение их с доходами по доставке исказит объективную картину Ваших трудовых успехов.

Пример 2:

Вы оказываете курьерские услуги в своем городе, и по итогам анализа географии заказов видите, что один район является наиболее частым источником заказов. В этом случае Вам, возможно, стоит задуматься о размещении в этом районе точки постоянного пребывания (нанять помощника), для быстрого реагирования на заказ, повышения лояльности заказчиков, и увеличения общего числа заказов.

Закончив описывать свои доходы, сгруппируйте полученный список в нескольких различных вариантах, например:

• По видам деятельности (в физических и стоимостных показателях):

◊ Доходы от продажи закупленной продукции;

◊ Доходы от продажи произведенной продукции;

◊ Доходы от оказания услуг;

• По географии продаж (в физических и стоимостных показателях):

◊ Район 1;

◊ Район 2;

◊ Район 3;

• По товарным группам (в физических и стоимостных показателях):

◊ Группа 1;

◊ Группа 2;

◊ Группа 3;

3.Какие расходы имеет бизнес?

Перечислите, какие расходы имеет бизнес.

Обычно, статьями для предприятия являются:

• расходы на закупку товаров для перепродажи,

• материалов и комплектующих для производства,

• расходных материалов для собственных нужд,

• транспортные расходы,

• расходы на аренду,

• расходы по услугам третьих лиц,

• расходы на оплату труда,

• расходы по налогам и сборам,

• расходы по кредитам и займам (учитываем только % и комиссии, сами кредиты и займы не учитываем ни в доходах, ни в расходах).

Теперь сгруппируйте полученный список аналогично предыдущему списку доходов в нескольких различных вариантах, например:

• По видам деятельности (в физических и стоимостных показателях):

◊ Расходы на продажу закупленной продукции;

◊ Расходы на продажу произведенной продукции;

◊ Расходы, связанные с оказанием услуг;

• По географии (в физических и стоимостных показателях):

◊ Район 1;

◊ Район 2;

◊ Район 3;

• По товарным группам (в физических и стоимостных показателях):

◊ Группа 1;

◊ Группа 2;

◊ Группа 3;

Если Вы используете информационную систему или электронные таблицы, эта работа не будет слишком сложной, если Вы ведете ручной учет, то трудоемкость будет выше. Но, как правило, экономический результат с лихвой оправдывает трудозатраты.

4. Делим расходы на две группы

Делим расходы по их отношению к бизнесу на две группы:

I. связанные с изменением объемов деятельности

II. не связанные с изменением объемов деятельности.

Не связанные с объемами деятельности отличаются тем, что почти не изменяются в зависимости от объемов деятельности предприятия (или изменяются не значительно), связанные с объемами деятельности снижаются или растут вместе с показателями производства и продаж.

Если Вы делаете это в электронных таблицах, то можно отвести под этот признак отдельную колонку, и потом иметь возможность сгруппировать расходы по этому признаку.

Пример:

Расходы на аренду не будут зависеть от напряженности труда сотрудников транспортного предприятия, а расходы на ГСМ (деятельность связана с перевозками) будут связаны самым непосредственным образом.

Отдельной статьей в расходах учтите амортизацию имущества находящегося в собственности предприятия. Собственная недвижимость, земельные участки и оборудование, машины, инструменты и приспособления, программные продукт.

Для чего учитывать амортизацию?

Все объекты будут изнашиваться, требовать ремонта, а возможно и полной замены через некоторое время.

Пример:

Предприятие купило автомобиль для служебных поездок по городу; срок полезного использования на предприятии для легкового авто транспорта принят три года; три года из операционной прибыли предприятия должны направляться средства в амортизационный фонд; через три года в амортизационном фонде должна быть величина средств, достаточная для покупки нового автомобиля после продажи старого – с учетом стоимости его продажи конечно.