Часть 5. Управление проектами
Управление проектами – непопулярная тема, но нужная.
Что мы понимаем под словом «проект»? Если считать, что нам нужен некий результат к определенному сроку, то проект – это работа для достижения результата.
Поскольку каждый проект уникален, его сложно регламентировать. Мы рассмотрим простые методы управления проектами.
Жизненный цикл проекта
Начнем с цели проекта, оценки рисков и формирования команды. Главное – принять решение: стоит ли заниматься проектом.
Вряд ли вы хотите ввязаться в сомнительное дело, а потом мучиться вопросом: «Зачем?»
Итак, сначала необходимо расписать цель – какой результат вы хотите получить? Причем в цифрах. Слово «заработать» – абстрактная и плохая цель.
В проекте необходимо указать сроки начала и конца. Например, цель – вывести магазин на окупаемость за три месяца. И далее указать конкретную сумму.
Пропишите критерии успеха и неудач. Хорошо делать три варианта плана: нулевая точка безубыточности, план-минимум и желаемый.
Два подхода к целеполаганию
Есть два основных подхода к целеполаганию.
1. Смотрим на имеющиеся ресурсы и говорим, что хотим достичь с ними определенной цели. У нас есть $100 000 на стартап, и через три месяца нужно прийти к окупаемости.
2. Мы отталкиваемся от того, куда хотим прийти. Составляем план и уже под него ищем ресурсы.
Это принципиально разные подходы. Обычно все действуют исходя из первого, но большие деньги – во втором. Вы смотрите и говорите: «Хочу заработать миллион долларов за полгода! Что мне для этого сделать?» И прописываете цели.
Первый подход тоже хорош, но это линейный и пассивный способ. А если вы хотите сделать стратегический рывок, необходим второй метод.
Вы планируете из будущего в настоящее и смотрите, какие шаги следует предпринять. То есть мы идем от обратного.
Когда вы раскручиваете в своем сознании план действий от обратного, некоторые точки трудно обозначить. Вы чувствуете, что там нужен какой-то шаг, но какой именно – неясно.
Разработка проекта
Следующий шаг после обсуждения концепции – разработка.
Но прежде поговорим о рисках. Оцените, настолько вероятным вы считаете достижение цели? С какой долей вероятности вы получите идеальный, желаемый, минимально допустимый результат и тот, который вам не нравится?
Пока оцените субъективно, а затем мы сделаем это правильно.
Еще важно понять: если вы строите цели, но говорите сами себе: «Никогда этого не достигну» – зачем управление проектами? Вы занимаетесь самообманом.
Если делаете какие-то вещи, делайте их! Мы не пытаемся сделать проект, а делаем его.
Если делаете – не сомневайтесь. Если сомневаетесь – не делайте.
Еще необходимо определить участников проекта и ресурсы. Какие ресурсы бывают? Финансовые, интеллектуальные, материальные (оборудование, мебель).
Мы не смотрим на деньги в первый момент и не думаем, куда их деть. Двигаемся иначе – смотрим, какие люди и вещи понадобятся для реализации проекта, а затем считаем его итоговую стоимость.
После планирования мы занимаемся реализацией проекта. Затем завершаем его, начинаем вводить в постоянную эксплуатацию или продаем.
Обзор всех этапов
Цель проекта должна иметь критерии достижимости. Когда и какие результаты вы хотите получить?
Запишите цели всех участников проекта. Например, цель владельца – заработать как можно больше денег, цель инвестора – та же, а у отдельно взятого сотрудника может быть другой интерес. По крайней мере вы должны стараться, чтобы они работали не только ради денег.
Ваша цель – понять всех участников и их намерения, определить пространство, где все цели будут удовлетворены. Чтобы по итогам участия в проекте каждый добился своего.
Риск-менеджмент
Представим, что нам необходимо построить кинотеатр. Какие здесь риски?
Могут не дать разрешение, подрядчик сорвет сроки, произойдет форс-мажор, рядом построят другой кинотеатр, прораб заболеет, ключевой человек подведет, появятся претензии со стороны госорганов и т. д.
Когда вы управляете рисками, ваша задача – прописать самые вероятные.
Затем необходимо ввести три степени вероятности того или иного риска: низкая, средняя и высокая. Например, вероятность того, что не дадут разрешение, – низкая. То, что подрядчик сорвет сроки, – более вероятно. А не уложиться в бюджет – совсем похоже на правду.
Цунами в качестве форс-мажора маловероятно, особенно в Москве. То, что заболеет ключевое лицо, – высокая вероятность. Претензии госорганов – тоже. И так прописываем все риски.
Следующая графа – насколько опасен риск. И снова низкая, средняя и высокая степень опасности.
Теперь все это переводим в цифры. Например, низкая степень —1, средняя – 2, а высокая – 3.
Перемножаем степень вероятности риска на его опасность.
Появилась шкала риска. Мы выбираем самые большие, которые несут наибольшую опасность. Задача – придумать, что мы сделаем для их предотвращения: создадим резерв, разработаем запасной план или что-то еще.
Например, что делать, если прораб заболеет? Необходим заместитель. А если в бюджет не уложимся? Надо сразу договориться с банком о кредитовании. Теперь ясно, где найдем деньги, если выбьемся из бюджета.
Пропишите топ-10 рисков, опишите их вероятности, укажите угрозы и ваши действия по предотвращению и снижению рисков.
Когда делаете проект, обязательно всплывает внештатная ситуация. Если вы заранее подумаете об этом, все пройдет контролируемо.
Дадим еще несколько рекомендаций:
✓ Работать нужно с людьми/подрядчиками, которые имеют опыт в вашей сфере. Нет смысла заказывать строительство кинотеатра у тех, кто об этом ничего не знает.
✓ Люди всегда опаздывают и хоть раз подводят. Необходимо это учесть.
✓ Бюджет почти всегда оказывается больше запланированного. Подумайте, где взять деньги, если их не хватит.
Необходимы система отчетности и план работ с указанием сроков. Продумайте также систему штрафов и поощрений.
Декомпозиция проекта
Возвратимся к примеру с кинотеатром. Понятно, что проект большой, поэтому мы делим его на части. Из каких этапов он состоит? Обозначим некоторые шаги:
1. Разработка проекта.
2. Согласование с государственными службами, проектными бюро, пожарными, чиновниками и т. д.
3. Общение с инвесторами.
4. Поиск подрядчиков.
5. Строительство.
6. Сдача проекта.
7. Коммерческий запуск. Привлечение первых посетителей.
Каждый этап необходимо детализировать и обозначить сроки выполнения.
Иногда процесс имеет смысл разделить на несколько проектов. Например, открытие компании, анализ рынка и строительство объекта можно считать отдельными проектами, которые являются частью общего проекта по строительству и открытию кинотеатра.
Диаграмма Ганта
Различные этапы в рамках одного проекта могут идти параллельно. Например, мы одновременно можем общаться с инвесторами и получать разрешение на строительство. Запомнить все – очень тяжело. Записывать шаги в виде таблицы тоже не очень удобно.
Процессы хорошо изображать в виде диаграммы. Изобразите по горизонтали отрезок, соответствующий длительности проекта. Например, 6 месяцев. Затем отметьте под этой шкалой блоки, соответствующие разным этапам.
