РАЗМЕРЫ ПОЛЕЙ БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм – левое; 10 мм – правое; 20 мм – верхнее; 20 мм – нижнее. При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей. Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30—2003. Особого внимания требует левое поле – поле для подшивки документа в дело. При разработке бланков документов временного срока хранения (до 10 лет) левое поле можно оставить шириной 20 мм, а при разработке бланков документов длительного (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения устанавливают левое поле в 30–35 мм. Правое и нижнее поля оставляют на случай износа бумаги, верхнее – для указания страниц в многостраничных документах. При использовании оборотной стороны листа левое поле должно составлять не менее 10 мм, правое – не менее 20 мм (т. е. наоборот по сравнению с лицевой стороной).
СЛУЖЕБНОЕ ПОЛЕ БЛАНКА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – зона документа, предназначенная для закрепления ее в технических средствах хранения документов, а также нанесения специальных изображений.
ТРЕБОВАНИЯ К БЛАНКАМ ДОКУМЕНТОВ — нормы, установленные в пунктах 4.1–4.9 ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ТРЕБОВАНИЯ К ИЗГОТОВЛЕНИЮ БЛАНКОВ ДОКУМЕНТОВ установлены ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца». Бланки форм документов должны быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или вычислительной техники. Бланки должны быть изготовлены в соответствии с утвержденной формой в масштабе 1:1. Запрещается изготовлять типографским способом и применять бланки документов, не утвержденные и не прошедшие регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы. Бланки должны печататься краской одного цвета, как правило, черного; формы, предназначенные для размножения, выполняют только на белой бумаге. При изготовлении бланков документов полиграфическим способом размеры типографских шрифтов должны обеспечивать выполнение требований соответствующего формуляра-образца и определяются по согласованию организации – разработчика формы документа с организацией, изготовляющей бланк документа. На нижнем поле бланка следует печатать выпускные данные в соответствии с ГОСТ 7.4—95 «Издания. Выходные сведения».
УГЛОВОЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов. На угловом бланке реквизиты «Справочные данные об организации» (09), «Место составления или издания документа» (14), ограничительные отметки для реквизитов «Дата документа» (11), «Регистрационный номер документа» (12), «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (13) в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: 1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов); 2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов). Угловой бланк является удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа. При угловом расположении реквизитов правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения документа», а также резолюций и отметок о рассылке.
УГЛОВОЙ БЛАНК ПИСЬМА, согласно ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланк письма с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида документа» (10) и других необходимых реквизитов.
ФАКСИМИЛЬНАЯ КОПИЯ, согласно ГОСТ 23151—78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – факсимильный бланк с воспроизведенным на приемном аппарате изображением оригинала.
ФАКСИМИЛЬНЫЙ БЛАНК, согласно ГОСТ 23151—78 «Аппараты факсимильные. Термины и определения», – лист, ограниченный в размерах, не заполненный информацией и предназначенный для получения оригинала или копии.
ФОРМАТ БЛАНКА ДОКУМЕНТА – установленный ГОСТ Р 6.30—2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» размер листа бумаги с нанесением на нем постоянных реквизитов, применяемый для создания определенных видов документов. Установлены два стандартных формата бланков организационно-распорядительных документов – А4 (210 X 297 мм) и А5 (148 X 210 мм). Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа. На практике также могут использоваться другие форматы бумаги (для остальных классов управленческой документации). Например, для изготовления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы с множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (420 X 297 мм). Вся площадь формата бланка кроме разбиения его на зоны углового и продольного размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30—2003 условно может быть разделена еще на две части: служебное поле и рабочее поле формата.
Организационно-распорядительные и информационно-справочные документы
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ ИСПОЛНЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ ФУНКЦИЙ И ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, согласно параграфу 1.20 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452, – правовой акт, устанавливающий административные процедуры, обеспечивающие осуществление функций органа исполнительной власти, эффективную работу его структурных подразделений и должностных лиц, реализацию прав граждан. Федеральные органы исполнительной власти разрабатывают и утверждают в соответствии с Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти перечни предоставляемых ими государственных услуг, а также обеспечивают их опубликование. Предоставление государственных услуг осуществляется на основе стандартов государственных услуг, устанавливающих необходимый уровень их качества и доступности. До утверждения в установленном порядке стандарта государственной услуги ее предоставление осуществляется на основе требований, установленных законодательством Российской Федерации.
АКТ — документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Общий порядок и правила оформления актов соответствует порядку по оформлению приказов и распоряжений, определенному параграфом 2.7.1 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов), обследований (условий труда, пожарной безопасности, санитарно-эпидемиологического состояния и др.), испытаний, приема-сдачи (материальных ценностей, документов и др.), приема-передачи, ревизии, инвентаризации, расследований аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и др. Для подготовки перечисленных актов следует использовать формы установленного образца, а в отсутствие таковых – методические рекомендации по унификации текстов управленческих документов. Текст акта в общем случае состоит из двух частей – вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого документируется факт (событие, действие и т. п.), его номер и дата. При перечислении должностных лиц, участвующих в подготовке акта, в именительном падеже указываются: наименования их должностей; наименования представляемых ими предприятий (организаций, учреждений); фамилии и инициалы. Если акт подготовлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии, затем, при наличии, – заместитель (заместители) председателя, и после этого в алфавитном порядке – члены комиссии. Последним в списке указывается секретарь комиссии. В необходимых случаях в акте допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия должностных лиц, участвующих в подготовке акта.
