ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение. Требования к подготовке и оформлению служебного письма установлены параграфом 2.7.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Гарантийные письма адресуются организациям. В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т. д.) гарантируем». Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – разновидность служебной записки, адресованной непосредственному руководителю или вышестоящему руководителю, содержащей обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Требования к подготовке и оформлению служебных записок установлены параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Текст докладной записки делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю государственного органа, оформляются на простом листе бумаги. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке организации и подписывается руководителем.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — нормативный документ, регламентирующий деятельность работника. Требования к подготовке и оформлению должностных инструкций установлены параграфом 2.7.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, в соответствии с которыми должностная инструкция применяется как самостоятельный правовой акт. Обычно разрабатываются типовые (примерные) должностные инструкции. В структуре должностной инструкции должно быть предусмотрено следующее: 1) наименование организации, наименование подразделения; 2) определение должности; 3) схема подчиненности; 4) возможные замещения; 5) краткое описание работы; 6) цель работы, выполняемые подцели; 7) ответственность; 8) права; 9) должностные обязанности (содержание работы); 10) требуемые результаты, критерии оценки 11) ведение первичной документации; 12) условия работы (режим работы); 13) порядок оформления трудовых отношений. Структура типовой должностной инструкции содержит общую часть (наименование должности, порядок назначения, цель деятельности должностного лица, наличие подчиненных, перечень документов, которыми служащий руководствуется в своей деятельности; основные обязанности; права; квалификационные требования к кандидатам на замещение этой должности, в т. ч. требования к образовательному уровню, стажу работы, деловым и личностным качествам работника. На основе типовой должностной инструкции разрабатывается конкретная (индивидуальная) должностная инструкция, отражающая специфику и особенности условий его трудовой деятельности в данной организации.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ – документ, содержащий мнение, вывод организации, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др. Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления пояснительной записки, утвержденным параграфом 2.1.4 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536. Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами. Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Порядок подготовки заключения должен соответствовать требованиям норм параграфов 7.9–7.14 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 № 452.

ИНСТРУКЦИЯ, согласно параграфу 2.7.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, – письменный документ, в котором излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые органом исполнительной власти. Утверждение инструкций оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия инструкций находится в ведении органа исполнительной власти. Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до ее замены новой). Порядок подготовки проекта инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. Текст проекта инструкции печатается на общем бланке. Если проект инструкции утверждается распорядительным документом, то инструкция печатается на стандартном листе бумаги формата А4. Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается». Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос «О чем?»; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос «Кого?» (например, должностная инструкция ведущего специалиста). Констатирующей частью инструкции служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий. Основной текст инструкции может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

КЛАССИФИКАТОР ПРАВОВЫХ АКТОВ, согласно Указу Президента Российской Федерации «О классификаторе правовых актов» (в ред. указов Президента РФ от 05.10.2002 № 1129, от 28.06.2005 № 736), – классификатор, созданный в целях унификации банков данных правовой информации, а также обеспечения автоматизированного обмена правовой информацией между федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами прокуратуры Российской Федерации и органами местного самоуправления.