Делопроизводственная и архивная терминология – это система терминов и определений, принятая в делопроизводстве (документационном обеспечении управления) и архивном деле. Слова и словосочетания, применяемые для обозначения специальных понятий, составляют основу любого профессионального языка.

В отличие от общелитературного язык профессионального общения требует однозначности толкования понятий, обозначенных терминами. В сфере документационного обеспечения управления это особенно важно, так как документ представляет собой социально значимый объект – основной инструмент управления, средство фиксации и реализации управленческих решений.

Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие. Термин лишь называет понятие, а его содержание раскрывает определение (дефиниция). Значение термина раскрывается через его определение. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию, или терминосистему. Трудности в употреблении терминов связаны с тем, что терминосистема любой предметной области находится в постоянном изменении: по мере углубления наших представлений об исследуемой области меняется содержание уже существующих понятий, возникают новые, часть понятий устаревает, и обозначающие их термины выходят из употребления. Так, один и тот же термин может получить новое значение при сохранении старого, что вызывает многозначность (полисемию) термина.

Однозначные термины обозначают только одно научное или специальное понятие. Это не значит, что однозначный термин не может иметь несколько определений. Один и тот же объект может рассматриваться и определяться с разных сторон, с разных точек зрения, что и отражается в различных определениях. У однозначного термина главное – единство понятия. Многозначные термины обозначают более одного понятия и поэтому имеют соответствующее число значений. Как правило, возникновение многозначности является результатом переноса одного значения (основного) на другое понятие. Например, многозначным является термин «акт». В одном из своих значений это – «обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке», в другом – «документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события». При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в каждом конкретном случае они употребляются только в одном из своих значений.

Правильность и стабильность терминоупотребления достигаются благодаря применению терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и способствуют упорядочению терминологии. Поэтому исследователи в области ДОУ и архивного дела придают большое значение упорядочению и совершенствованию делопроизводственной и архивной терминологии, поскольку словарь в определенной мере уточняет и упорядочивает понятийный (терминологический) аппарат документационного обеспечения управления и архивоведения как научных дисциплин, а также как отраслей специальной деятельности.

Перед авторами-составителями стояла задача – отразить в определенной мере новую проблематику документоведения и архивоведения, а также уровень развития делопроизводства и архивного дела в современный период. Все это определило отбор терминов, который ориентирован на современную делопроизводственную и архивную терминологию.

В пособии представлены 860 терминов и определений, которые называют объекты и процессы делопроизводственной и архивной деятельности, понятия документоведения, архивоведения и смежных областей. Широко представлены термины, используемые в сфере использования документов и информационного права.

Термины и определения расположены в алфавитном порядке. Дается ссылка на действующие федеральные законы, нормативные правовые и методические акты, ГОСТы.

АНАЛОГОВЫЙ ДОКУМЕНТ (АНАЛОГОВАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА), согласно ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения», – форма представления документа в аналоговой среде. Понятие «аналоговый документ» включает в себя все традиционные формы представления документов на аналоговых носителях: бумаге, фото-и кинопленке и т. п. Например, традиционный текстовый бумажный документ относится к аналоговым документам. Аналоговая форма представления может быть преобразована в дискретную с помощью оцифровки.

АУДИОВИЗУАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – документ, содержащий изобразительную и звуковую информацию; 2) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – документ, содержащий изобразительную и (или) звуковую информацию, воспроизведение которой требует применения соответствующего оборудования.

АУТЕНТИЧНОСТЬ ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Системы СИБИД. Управление документами. Общие требования», – является аутентичным, если он: а) является тем, чем должен быть; б) был создан или отправлен лицом, уполномоченным на это; в) был создан или отправлен в то время, которое обозначено в документе.

АУТЕНТИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ, согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – документы одинаковые по содержанию и различные по формату и (или) кодам данных и (или) структуре. Аутентичные документы могут быть выполнены на одинаковых или разных видах носителя данных, в визуальной или невизуальной форме.

БЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТ, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

ВИДЕОГРАММА ДОКУМЕНТА, согласно ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.

ВИДЕОДОКУМЕНТ (ВИДЕОФОНОГРАММА), согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи.

ВТОРИЧНЫЙ ДОКУМЕНТ, 1) согласно ГОСТ 7.0—99 СИБИД «Информационно-библиотечная деятельность, библиография. Термины и определения», – документ, являющийся результатом аналитико-синтетической переработки одного или нескольких первичных документов; 2) согласно ГОСТ 28388—89 «Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения», – документ какого-либо вида, полученный путем обработки с помощью программно-информационных средств из документа другого вида. Несколько вторичных документов разного вида могут быть получены из одного первичного документа. Один вторичный документ может быть получен из нескольких первичных документов разного вида.

ГОЛОГРАММА, согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фотодокумент, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную посредством голографической техники.

ГРАММОФОННАЯ ПЛАСТИНКА, 1) согласно ГОСТ 7.69–95 СИБИД «Аудиовизуальные документы. Основные термины и определения», – фонодокумент на дисковом носителе из пластмассы, полученный прессованием, штамповкой или литьем; 2) согласно ГОСТ 13699—91 «Запись и воспроизведение информации. Термины и определения», – механическая фонограмма, имеющая форму диска, полученная путем прессования, штамповки и литья.