Наличие средств в натуре проверяют при обязательном участии материально ответственного лица. Результаты подсчета, обмера и взвешивания заносят в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах, акты подписывают все члены комиссии. Материально ответственные лица подтверждают на каждой документе, что нет претензий к комиссии и что проверенные ценности приняты ими на хранение.

В обязанности руководителя предприятия при этом входит создание условий, обеспечивающих полную и точную проверку наличия имущества в установленные сроки. Руководитель предприятия должен обеспечить комиссию рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, исправным весовым оборудованием, измерительными и контрольными приборами.

В ходе инвентаризации на поврежденные или испорченные ценности составляют акты, в которых указывают характер и степень порчи, ее причины, называют виновных в порче ценностей.

Результаты инвентаризации денежных средств и ценных бумаг оформляют актом без записи их в инвентаризационной описи.

Оформленные инвентаризационные описи и акты сдают в бухгалтерию для проверки, затем сравнивают фактическое наличие средств с данными бухгалтерского учета. Результаты сравнения записывают в сличительную ведомость. В сличительной ведомости указывают фактическое наличие средств по данным инвентаризации, наличие средств по данным учета и результаты сравнения (излишек или недостачу).

В сличительной ведомости ценности записывают с указанием количества и суммы по группам, видам, сортам в соответствии с классификацией, принятой в учете. Записывают только те ценности, по которым выявлены излишки или недостачи, а остальные ценности показывают в ведомости общей сумой. Суммы излишков и недостач в сличительных ведомостях указывают в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Для документального оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете, составляются отдельные сличительные ведомости.

Кроме того, инвентаризационная комиссия обязана выявить причины недостач или излишков, обнаруженных при инвентаризации. Выводы и предложения комиссии оформляются протоколом и утверждаются руководителем предприятия. После этого результаты инвентаризации отражаются в учете.

Расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета, выявленные при инвентаризации, отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

– излишек имущества приходуется и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации (у бюджетной организации – на увеличение финансирования);

– недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, а сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, у бюджетной организации – на уменьшение финансирования.

Перечислим проводки, которые проводятся при инвентаризации. Обнаруженные излишки приходуются как ранее не учтенные объекты основных средств, бывшие в эксплуатации, безвозмездно поступившие:

1. Д-т сч. 01 «Основные средства» – первоначальная стоимость,

К-т сч. 87-3 «Безвозмездно полученные ценности» – первоначальная стоимость.

2. Д-т сч. 87-3 «Безвозмездно полученные ценности» – сумма износа,

К-т сч. 02 «Износ основных средств» – сумма износа.

Недостача основных средств, выявленная при инвентаризации, отражается в учете следующим образом:

1. Списывается первоначальная стоимость объекта:

Д-т сч. 47 «Реализация и прочее выбытие основных средств» – первоначальная стоимость,

К-т сч. 01 «Основные средства» – первоначальная стоимость.

2. Списывается износ объекта:

Д-т сч. 02 – сумма износа,

К-т сч. 47 – сумма износа.

3. Фиксируется факт недостачи на активном счете 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей»:

Д-т сч. 84 ~ остаточная стоимость,

К-т сч. 47 – остаточная стоимость.

Когда отражен факт недостачи, остаточная стоимость недостающего объекта должна быть возмещена. Если виновник недостачи не обнаружен, сумма недостачи списывается на издержки производства:

Д-т сч. 26 – остаточная стоимость,

К-т сч. 84 – остаточная стоимость.

При установлении вины материально ответственного лица за недостачу остаточная стоимость объекта с него взыскивается.

Стоимость объекта списывается на виновника:

Д-т сч. 73-3 «Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба» – остаточная стоимость,

К-т сч. 84 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – остаточная стоимость.

Остаточная стоимость недостающего объекта возмещается виновником либо путем внесения денег в кассу или на расчетный счет, либо путем удержаний из заработной платы:

Д-т сч. 50, 51, 70 – остаточная стоимость,

К-т сч. 73-3 – остаточная стоимость.

Правила ведения бухгалтерского учета установлены Законом «О бухгалтерском учете», Положением о бухгалтерском учете и отчетности, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия», Планом счетов бухгалтерского учета и рядом других нормативных документов. В соответствии с этим перечень требований к ведению бухгалтерского выглядит следующим образом:

– бухгалтерский учет ведется в валюте РФ (в рублях);

– собственное имущество организаций и предприятий учитывается отдельно от имущества других юридических лиц, если оно находится у данного предприятия;

– бухгалтерский учет ведется непрерывно с момента регистрации предприятия до реорганизации или ликвидации;

– организация ведет бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций путем двойной записи на взаимосвязанных счетах бухгалтерского учета. При этом данные аналитического учета должны соответствовать оборотам и остаткам по счетам синтетического учета;

– хозяйственные операции и результаты инвентаризации подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета без пропусков или изъятий;

– текущие затраты на производство продукции и капитальные вложения учитываются раздельно;

– основанием для записи в учетных регистрах являются первичные учетные документы, которые должны составляться в момент совершения хозяйственных операций или непосредственно после их завершения;

– первичные учетные документы должны содержать все обязательные реквизиты, оформлены четко и разборчиво.

Назовем и некоторые другие правила ведения бухгалтерского учета, регламентированные нормативными документами РФ.

План счетов бухгалтерского учета требует, чтобы в системном бухгалтерском учете и в балансе отражалось лишь имущество, являющееся собственностью организации. Имущество, принадлежащее другим предприятиям, должно учитываться на забалансовых счетах.

В соответствии с Положением о бухгалтерском учете и отчетности формирование учетной политики организации должно осуществляться по допущениям и требованиям, установленным Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика предприятия».

Работникам бухгалтерии сегодня необходимо знать и международные бухгалтерские принципы. В соответствии с первым международным учетным стандартом основополагающими бухгалтерскими принципами являются: продолжение деятельности, преемственность (постоянство) учетной политики и начисления (накопления, прироста). С 1 января 1995 г. эти принципы введены в нашу учетную практику положением «Учетная политика предприятия».

На Западе используются также принципы оценки имущества и обязательств, двойной записи хозяйственных операций, осторожности, существенности, доброкачественности информации и др.