Мир слишком сложен, чтобы пытаться понять его без подготовки. Информации вокруг океан, и попытка думать обо всем сразу обречена на поражение.
Чтобы сократить объем материала для обдумывания, структурное мышление начинает работать не с отдельными элементами, а с группами. Это необходимо для соответствия одной особенности нашего мозга. Психолог Джордж Миллер установил, что человек может одновременно обрабатывать не более семи элементов информации. Именно поэтому мы так любим группировать объекты по семь:
• семь дней в неделе;
• семь чудес света;
• семь смертных грехов.
Для анализа фактов их нужно объединить в группы так, чтобы число групп было не более семи.
Группировка фактов похожа на сбор чемодана: пока вещи разбросаны, унести их невозможно. Но вот мы уложили их в чемодан, взялись за ручку – уже можно нести. Вот так и группа: собрали факты вместе – можно их обрабатывать. Однако механический сбор фактов ничего не даст. Нужно понять внутреннюю логику явления и выявить признак, по которому мы можем объединить факты. Это и есть структурное мышление.
Для выявления структуры нужно взять собранные факты и внимательно обдумать ответы на следующие вопросы:
• Какие факты наиболее важны?
• Какие факты повторяются?
• Можно ли найти общий признак у некоторых фактов?
Приемы структурирования
В группировке хорошо помогают специальные приемы структурирования информации:
• по времени;
• по месту;
• по контактам;
• по важности;
• по цене.
Как это работает? Например, вы решили собирать информацию по открытию бизнеса. В итоге получилось, что нужно совершить много разнородных действий. Начните группировку.
Сначала по времени. Разделите предстоящие дела следующим образом: то, что нужно сделать заранее; то, что нужно делать во время открытия бизнеса; то, что нужно сделать потом. Если дело привязано к определенной дате, отметьте его в календаре.
Уже появляется некоторая ясность.
Дальше группируйте дела по месту: что можно сделать дома, что нужно делать у поставщиков или в административных органах. Тогда, приехав в какую-то организацию, вы сможете решить все нужные вопросы сразу. Очень удобно пользоваться картами Яндекс или Google, чтобы отметить все адреса. Сразу виден примерный маршрут.
Далее сгруппируйте дела по контактам. От кого что зависит. Кому надо позвонить, с кем встретиться, что подписать.
После этого выделите важные дела – чтобы сделать их в первую очередь.
И, наконец, составьте некоторую смету расходов, чтобы заранее знать, сколько потребуется денег на все это. Расчеты удобно вести в электронной таблице.
Эти приемы структурирования позволяют быстро создать из разрозненных данных общую картину предстоящей работы. Картину простую и наглядную.
Тот же самый алгоритм можно применить для планирования отдыха.
1. Составьте календарный план поездки.
2. Наметьте на карте места посещения.
3. Добавьте в телефон контакты отелей и гидов.
4. Определите, что нужно посетить обязательно, а что по мере возможности.
5. Составьте смету расходов.
Сразу картина отдыха становится обозримой.
Если проблема, которую вы решаете, заключена не в конкретных действиях, а в понимании процесса, можно выбрать другие критерии группировки данных. Например, вам нужно понять, почему на предприятии часто происходят отказы оборудования.
Для этого можно сгруппировать данные об отказах по цехам, по сменам, по работникам, по производителям оборудования, по применяемым материалам, по сроку службы. И по любым другим критериям. Это позволит быстро выявить определенные закономерности.
Карл Сьюэлл, владелец успешного бизнеса по продаже и ремонту автомобилей, пишет:
«После идентификации проблемы мы классифицируем ее по типу работы и по занятым в ней техникам и мастерам. Затем ищем общие признаки. Получаем ли мы жалобы, к примеру, по поводу всех починенных нами инжекторов? Если это так, то когда наши техники последний раз проходили тренинг по их ремонту?
Возможно, все жалобы приведут к одному мастеру. Возможно, он диагностирует проблему неправильно при каждом обращении клиента.
Вот пример. У нас был техник, который прекрасно работал, но с одним исключением: каждый раз возникали проблемы с отремонтированными им инжекторами. Конечно, можно продолжать повторно чинить эти инжекторы каждый раз, когда клиент на них пожалуется. А можно попытаться устранить причину проблем. В нашем случае решение лежало на поверхности: оказалось, что этого техника не учили, как правильно ремонтировать инжекторы, и мы просто показали ему, как это делается»[7].
Обратите внимание, что в этом примере сработала именно группировка данных по жалобам на конкретный ремонт и конкретного мастера. Это было бы очень трудно выявить без группировки данных.
Очень важна группировка при хронических заболеваниях. Совершенно очевидно, что если организм не может сам восстановиться, то есть некоторый скрытый фактор, который и приводит к заболеванию. Человеческий организм – настолько сложная система, что современная медицина хорошо лечит типовые заболевания, но практически бессильна, когда имеется некий болезненный комплекс. В таком случае человек лечится годами, но без особых результатов.
Здесь и важно начать учитывать множество данных. С самого начала ведите дневник здоровья и отмечайте изменения состояния. А потом группируйте эти данные:
• по времени;
• по месту;
• по определенным событиям;
• по рациону питания;
• по двигательной активности.
Например, вы решили начать бегать. Как это повлияло на самочувствие? Пошли в тренажерный зал. Что изменилось? Поругались, напились, целый день валялись на диване. Как себя чувствовали после этого?
Если вести записи регулярно, то можно выявить определенные зависимости.
Стена голливудских режиссеров
Есть удивительная история о том, как одна из самых успешных мировых карьер началась с построения структуры.
В 1968 году в студию Columbia Pictures пришел на работу выпускник Высшей школы бизнеса Питер Губер.
В свое распоряжение он получил кабинет, переделанный из кладовки. Его первым заданием было – определять риски во время выбора режиссера на новый фильм.
Оглядывая свой кабинет-кладовку, Губер подумал, что это идеальное место для съемки фильма о побеге из тюремной камеры. И решил, что его история станет историей побега. Он твердо принял решение стать президентом этой известнейшей голливудской компании.
Но с чего начать восхождение к славе?
Каждый день он вел записи на совещаниях топ-менеджеров Columbia Pictures. Он видел, что решения принимаются спонтанно. В бизнес-школе его учили, что нужно собирать факты, оценивать риски, подсчитывать прибыли и убытки, но тут ничего этого не было.
При выборе режиссера на фильм диалоги звучали примерно так:
– Я вчера встретил Энди Маклафлина. Может, его назначим?
– Да, он хороший парень.
– И наверное, свободен.
– Отличная идея! – и все закивали.
В конце концов Губера это достало. Он вернулся в кладовку с твердым намерением навести хоть какой-то порядок в этом процессе. В те времена не было ни повсеместного использования компьютеров, ни баз данных, ни Интернета.
Губер повесил на стену большую белую пробковую доску. Также он купил множество разноцветных кнопок и аппарат для наклеивания этикеток.
После этого он напечатал на наклейках имена всех голливудских режиссеров. Выбрал цвета для жанров фильмов: комедия, боевик, вестерн и так далее. Указал бюджеты фильмов, над которыми они работали, и отсортировал по размеру бюджетов.
