Офис, каким бы маленьким он ни был, – это царство вещей. И помните: вы ничего не потеряете, если сократите количество бумаг. Поэтому давайте глубоко вздохнем. По-настоящему глубоко.
Отдохните, вздохните и вспомните, чего достигли и что собираетесь предпринять. Закройте глаза, вдохните, посчитайте до пяти, выдохните и опять посчитайте до пяти. Повторите дважды.
Прекрасно.
Если вы еще этого не сделали, захватите свой блокнот и отправляйтесь в офис, в канцелярию или туда, где вы работаете или собираетесь работать с документами. Если, конечно, вы не оставляете кипу бумаг на обеденном столе. Или в обувной коробке рядом с кроватью (или под ней). По крайней мере почта – больше не часть этой кучи, не так ли?
Как бы вы использовали эту комнату или зону, если бы здесь был порядок? У вас есть специальное помещение или просто стол, где нужно навести порядок для работы с документами? Я имею опыт превращения крошечных гардеробных в домашние офисы. Я даже устанавливал письменные столы в дальних прихожих и в углах разных комнат. Есть много способов изолировать какую-то часть помещения и контролировать поток бумаг в доме, поэтому не позволяйте пространственным ограничениям помешать вам выстроить нормальные отношения с документами, почтой и техникой.
Документооборот – это испытание для многих. Понаблюдайте за собой. Отмечайте ситуации, когда вы пытаетесь ускользнуть от какой-то бумажки и придумываете причину, по которой конкретная инструкция или документ вас не касается. Это распространенная реакция. Признание этого – первый шаг к изменению отношения к документам.
Говоря себе что-то вроде «Нет, все это хорошо для кого-то, но никогда не получится у меня», вы пытаетесь себя обмануть. Хотя бы раз выполните описанные упражнения или задачу. В худшем случае не все это окажется применимым для вас. Уверен, хотя бы малая часть информации запомнится и обретет смысл, если вы хоть однажды попробуете.
Теперь, когда мы находимся в этом помещении, подумайте, что вы будете здесь делать. Собираетесь писать большой роман? Заниматься коллажами или разбирать фотоальбомы? Платить по счетам, изучать генеалогическое древо, подписывать открытки, помогать детям выполнять домашние задания или загружать музыку и записывать компакт-диски или DVD? Все будет так, как вы хотите.
Что представляет собой офис
Офис – помещение, где выполняются профессиональные или конторские обязанности. Домашний офис – комната в жилом помещении, или его часть, оборудованная под офис и позволяющая работать дома.
Если кухня – это горячий цех, считайте офис, домашний или рабочий, холодным и технологичным цехом. Именно отсюда вы управляете своим бизнесом, жизнью или жизнью своей семьи. Вовсе не обязательно это место мрачное, серое и не допускающее проявления легкомыслия. Но порядок, к которому мы здесь стремимся, столь же близок к совершенству, как и в любом другом помещении. Если ваше сердце быстро забилось, подумайте вот о чем: в математике нет понятий «почти» или «приблизительно». Мы знаем, что два плюс два всегда четыре. Если речь идет о счетах, чековых книжках или даже архивации документов, аналогия с математикой требует от нас точности и внимания. Тогда у всех уравнений найдется решение. Последствия от потери крышки от кастрюли гораздо менее серьезны, чем от потери страхового полиса или неоплаты чеков.
Поэтому, если вы желаете обойти все острые углы или стремитесь к позиции «довольно неплохо», со всей серьезностью призываю вас к упорству и совершенству. Чтобы приручить бумажного тигра, нужно вооружиться внутренним бесстрашием.
Ничего не бойтесь. Я полагаю, что вы абсолютно готовы к чистоте и порядку, если говорить об организации помещения. Подчеркну также, что, когда помещение в нормальном состоянии, работа спорится. И наоборот, эффективная работа требует порядка.
Всему свое место
Данный принцип особенно важен, когда речь идет о документах и технике: они позволят контролировать поток бумаг и оборудования, которые неизбежно проходят через офис. Счета кладите к счетам, выписки – к выпискам, гарантийные талоны – к гарантийным талонам. То же касается удлинителей, бумаги для принтера, папок, скрепок, кнопок, ручек и карандашей. Оставьте то, что нужно, найдите подходящие места для хранения и обустройте дом для каждой вещи. Даже если бо́льшую часть банковских операций вы проводите в электронном виде, наше общество еще не отказалось от бумаги окончательно. Бумажные документы все равно останутся, и если вы не распределите их по принципу «всему свое место», то лишь прибавите себе работы и потеряете время.
Что происходит у вас в офисе?
Давайте для начала зафиксируем в блокноте все операции, которые в настоящее время выполняются в офисе.
Хорошо. Какие из перечисленных операций вы бы делали в другом месте, если бы в вашем доме нашлось свободное помещение? Обведите варианты. Пока мы хотим их изолировать и удалить из офиса, чтобы упорядочить его содержимое и цель.
Если бы у вас было подходящее место, какие операции вы бы там осуществляли? Перепишите все неофисные задачи на отдельный лист.
Вот вы и определили задачи, которые действительно имеют отношение к офису. Выпишите их на чистую страницу.
Именно под них должен быть спланирован офис. Конечно, все может измениться, но пока давайте соотносить ваши обязанности и организацию офиса с осуществляемыми там процессами.
Офисные и канцелярские принадлежности для хранения не годятся
И вправду не годятся! Организацию и управление документами никому и ничему доверять нельзя. Никакое количество бумагодержателей, симпатичных коробочек, декоративных папок или цветных бирок не сумеют организовать документацию так, чтобы все бумаги при необходимости были под рукой. Можно, конечно, использовать разноцветные папки для определенных категорий или типов документов. Все папки, имеющие отношение к деньгам, могут быть, например, зелеными. Или вы предпочитаете разноцветные папки просто потому, что не хотите смотреть на серые. Любое решение может быть более жизнерадостным и симпатичным, чем нужно для порядка, но оно не даст желаемый результат. Тогда как система архивации должна быть удобна и проста.
Новые причуды или модные тенденции в сфере канцтоваров не придут на службу порядку, к которому вы стремитесь. Это не значит, что новшества не смогут облегчить работу офиса – хорошие всегда смогут. Но для управления документами более эффективно и продуктивно использовать как можно меньше дополнительных опций. Избавьтесь от всех вещей, без которых можно обойтись в работе с бумагами, и вы сможете их контролировать. Что угодно – любой инструмент, техника или методология, стоящие между вами и файлами, – способно помешать быстрому доступу к документам.
Я понимаю, что для вас это может звучать неутешительно. Даже обескураживающе. Никто не любит заниматься архивацией. И я не люблю. Это утомительная и однообразная работа. Здесь трудно что-либо изменить. Я могу сложить документы в клоунские папки с идиотскими наклейками, только это все равно скучища. Сожалею. Но чем скорее мы справимся с раздражением, тем скорее смиримся и начнем работать. Ведь мы стремимся к качественной системе архивации документов. Нам нужно знать, где что находится, и обеспечить прямой доступ ко всему. Вот на этом и сосредоточимся. Я тоже не особенно люблю разбирать хлам или ветошь, но после этого в квартире можно вздохнуть свободно.
Архивация – вот что вам нужно
Итак, что представляет собой качественная система архивации, как ее быстро разработать и сделать удобной в использовании?
В архивации нет ничего загадочного. Как и при сортировке на кухне, мы начинаем с категорий. От категорий переходим к подкатегориям и под каждую подкатегорию собираем все документы. Разница в том, что вместо автоматизированных рабочих мест, буфетов и шкафчиков мы используем офисные шкафы, столы и тумбы. Словом, тот же процесс сортировки и упорядочения.
