На следующем этапе администрация начинает комплектовать необходимые отчеты.

Периодом для отчета берется срок с начала года до дня рождения будущего пенсионера. В расчет берутся только целые месяцы. Какие отчеты войдут в комплект? Те же самые, которые мы обычно сдаем по персонифицированному учету. Только теперь придется оформить их не за год, а только за часть года:

• индивидуальные сведения на сотрудника-пенсионера (СЗВ 4–2);

• пояснительная записка;

• опись (АДВ 6–1);

• ведомость уплаты взносов (АДВ-11).

В этих отчетах необходимо поставить галочку «Назначение пенсии», а страховой стаж и сумму перечисленных страховых взносов указать на дату заполнения.

Решение администрации о представлении работника к назначению трудовой пенсии облекается в форму соответствующего документа – Представление. Установлены две формы Представления: одна – к назначению трудовой пенсии по старости и инвалидности, вторая – к трудовой пенсии по случаю потери кормильца.

В Представление вносятся все сведения, необходимые для рассмотрения вопроса о назначении пенсии. В частности, в нем указываются данные о месте жительства и времени рождения работника (содержатся в паспорте, который предъявляется обратившимся за пенсией), а также сведения о его трудовой деятельности. Стаж подсчитывается отдельно – по трудовой книжке и по другим документам, а затем суммируется. Из всего стажа выделяется специальный, т. е. дающий право на получение пенсии на льготных условиях. Представление подписывает руководитель организации и заверяет печатью.

С целью заблаговременной подготовки документов для назначения трудовой пенсии по старости (страховой части трудовой пенсии по старости), проверки их достоверности и правильности оформления за 4 месяца до наступления права на пенсию застрахованному лицу по месту жительства (или через страхователя) направляется извещение с памяткой о назначении пенсии.

Для этого необходимо самостоятельно либо через представителя кадровой службы организации представить в территориальный орган фонда вместе с Представлением следующие документы:

• заявление;

• паспорт (подлинник и копия страниц с паспортными данными, фотографией и пропиской);

• страховое свидетельство (пластиковая карточка);

• свидетельство о постановке на учет в налоговом органе в качестве индивидуального предпринимателя;

• трудовую книжку (подлинник и копии всех страниц);

• справку о страховом стаже;

• военный билет (подлинник и копия);

• свидетельство о браке (подлинник и копия);

• справку о заработной плате за 60 месяцев (в случае, когда отношение по зарплате за 2000–2001 гг. менее 1,2);

• иные документы о стаже (при необходимости);

• свидетельство о рождении всех детей независимо от возраста (для женщин).

Кроме того, в необходимых случаях прилагаются документы:

• о нетрудоспособных членах семьи;

• подтверждающие нахождение нетрудоспособных членов семьи на иждивении;

• о месте пребывания или фактического проживания на территории РФ;

• подтверждающие место постоянного жительства гражданина РФ за пределами территории Российской Федерации;

• об изменении фамилии, имени, отчества;

• об установлении инвалидности.

К заявлению о назначении досрочной трудовой пенсии в дополнение к указанным должны быть приложены документы:

• подтверждающие стаж на соответствующих видах работ;

• о рождении ребенка;

• о воспитании ребенка до 8-летнего возраста;

• подтверждающие, что ребенок признавался инвалидом с детства или «ребенок-инвалид»;

• подтверждающие родственные отношения с инвалидом с детства (пп. 1 п. 1 ст. 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»);

• подтверждающие, что другой родитель не является получателем трудовой пенсии по старости, установленной за того же ребенка (пп. 1 п. 1 ст. 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»);

• удостоверяющие личность и полномочия опекуна (пп. 1 п. 1 ст. 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»);

• о признании инвалидом вследствие военной травмы;

• о признании инвалидом по зрению;

• о наличии заболевания;

• о работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

К заявлению гражданина, обратившегося за назначением доли страховой части трудовой пенсии по старости, устанавливаемой к пенсии за выслугу лет федеральным государственным гражданским служащим, должны быть приложены документы:

• удостоверяющие личность, возраст, место жительства, принадлежность к гражданству;

• о страховом стаже, правила подсчета и подтверждения которого устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации;

• о назначении пенсии за выслугу лет в соответствии с Федеральным законом «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» как федеральному государственному гражданскому служащему.

К заявлению гражданина, обратившегося за назначением доли страховой части трудовой пенсии по старости, устанавливаемой к пенсии за выслугу лет гражданам из числа работников летно-испытательного состава, должны быть приложены документы:

• удостоверяющие личность, место жительства, принадлежность к гражданству;

• о страховом стаже, правила подсчета и подтверждения которого устанавливаются в порядке, определяемом Правительством Российской Федерации;

• о назначении пенсии за выслугу лет в соответствии с Федеральным законом «О государственном пенсионном обеспечении в Российской Федерации» как работнику летно-испытательного состава.

В том случае, если необходимые документы имеются в пенсионном деле, их представление не требуется.

Особое внимание следует обратить на то, чтобы во всех документах были правильно записаны фамилия, имя, отчество. Ошибка даже в одной букве создаст множество проблем с дальнейшим оформлением.

Если будущий пенсионер до 1 января 1998 г. трудился по совместительству или по договору подряда, ему необходимо будет подобрать все эти договоры. Понадобятся и справки с указанием, что из начисленных сумм заработка взносы в ПФ удержаны и перечислены. Это необходимо для того, чтобы подтвердить реальный совокупный доход за тот период. Стаж за период с 1998 г. подтверждается по данным персонифицированного учета.

Теперь размер трудовой пенсии работающих граждан зависит не от заработной платы за избранные 2–5 лет, а от всей суммы его заработной платы за весь период трудового стажа, и даже не от самой заработной платы, а от того, в каком размере были перечислены страховые взносы с его реальной заработной платы.

Поэтому во время проведения предварительной работы по оформлению пенсии проверяются не только документы о стаже, заработке, а также принимаются меры к истребованию недостающих документов с целью сокращения срока назначения пенсии. При этом все этапы предварительной подготовки документов для назначения пенсии контролируются программным способом.

Следующий этап. Работника знакомят с подготовленными администрацией Представлением и всеми приложенными к нему документами (под роспись на Представлении), которые в дальнейшем передаются в территориальные органы фонда по месту жительства заявителя. При получении документов выдается расписка-уведомление. В расписке-уведомлении указывается дата приема заявления и документов. Представление и документы могут быть высланы также в территориальные органы фонда по почте заказным отправлением. В этом случае днем получения Представления будет считаться дата, указанная в почтовом штемпеле места его отправления.

Безработные граждане обращаются за пенсией непосредственно в территориальные органы фонда по месту жительства. К заявлению о назначении пенсии (его бланк можно получить в фонде) также прилагаются соответствующие документы.

Документы о назначении пенсии по старости могут быть приняты территориальным органом фонда до наступления пенсионного возраста, но не раньше, чем за месяц до возникновения права на эту пенсию.