• большие пальцы снаружи – проявление самоуверенности, готовности к психической атаке; то же у женщин – показатель стремления доминировать;

• большие пальцы, торчащие из задних карманов, – демонстрация силы, уверенности в себе.

Перекрещенные ноги {нога за ногу) – жест, смысл которого зависит от ситуации. К примеру, во время долгого разговора собеседник может принять эту позу для удобства.

Перекрещенные ноги и сплетенные пальцы рук, лежащих на коленях, – свидетельство глубокой сосредоточенности, невеселых или даже горьких раздумий (вспомните известный портрет Достоевского).

Скрещенные руки или ноги – свидетельство стремления отгородиться от чего-либо.

Перекрещенные лодыжки свидетельствуют о внутреннем напряжении, нервозности или боязни чего-либо.

Динамические позы.

Голова:

• держится прямо или чуть приподнято – нейтральная позиция;

• чуть приподнята, веки немного прикрыты или уголки глаз прищурены, взгляд направлен вниз – выражение высокомерия или пренебрежения;

• немного наклонена в сторону – свидетельство проявления интереса;

• чуть опущена, взгляд исподлобья – знак неодобрительного отношения к чему-либо, настороженности.

Глаза:

• взгляд, направленный в центр лба и не опускаемый ниже глаз собеседника, – это «деловой взгляд»; взгляд, устремленный только на глаза и рот собеседника, – это «светский взгляд»;

• взгляд, скользящий от глаз вниз по телу и обратно, – «интимный взгляд»;

• взгляд искоса – в сочетании с улыбкой выражает заинтересованность, в сочетании с опущенными бровями – враждебность;

• частое моргание глаз – признак растерянности.

Руки и лицо:

• почесывание подбородка означает раздумье;

• захватывание носа в щепоть чуть пониже переносицы в сочетании с закрытыми глазами символизирует сосредоточение на чем-либо;

• рука у щеки: щека опирается на сложенные в кулак пальцы, а указательный палец выпрямлен по направлению к виску – классическая поза размышления;

• указательный палец касается носа, остальные прикрывают рот – выражение недоверия;

• касание или потирание носа левой рукой – свидетельство того, что собеседник лжет;

• указательный палец касается щеки, а остальные располагаются под подбородком – проявление критического отношения к чему-либо;

• рука поглаживает шею – жест недовольства, отрицания, гнева; защитный жест;

• потирание уха– выражение нетерпения, нервозности, желания перебить собеседника;

• лицо чуть склонено вбок и опирается на ладонь или кулак («телефонная поза») – чаще всего выражение скуки.

Общие позы:

• некто садится на стул верхом – демонстрация агрессивности;

• одна нога приподнята и на что-то опирается, тело чуть согнуто и подано вперед – поза собственника, победителя;

• руки упираются в поясницу, ноги широко расставлены – демонстрация силы, уверенности, агрессивности;

Закрытые парные позы: два собеседника располагаются друг против друга, взгляды их направлены друг на друга – проявление взаимного интереса Открытые парные позы: собеседники стоят под некоторым углом друг к Другу, как бы очерчивая некоторое пространство, куда беспрепятственно может войти третий, – позиция, допускающая участие в разговоре еще одного или нескольких собеседников.

Включение в разговор: в случае приближения третьего стоящие в закрытой позиции оба собеседника разворачиваются под углом друг к другу и к нему, тем самым приглашая его присоединиться к ним.

Исключение из разговора: в случае неприятия третьего стоящие в закрытой позиции поворачивают к нему только головы.

Необходимо помнить, что жест и позы, как проявление зачастую не осознаваемых реакций, способны оказывать сильное неосознаваемое воздействие на людей. Поэтому вы можете вполне осознанно использовать эти жесты в своих целях.

На стадии планирования работ руководитель и секретарь намечают, какие совещания и заседания нужно провести в определенный период времени, определяют дату, время и место их проведения, тематику и состав участников. Это могут быть официальные совещания (заседания совета директоров, наблюдательного совета), неофициальные или оперативные (рабочих комиссий, диспетчерские и т. п.).

При подготовке совещаний руководителю и секретарю необходимо учитывать следующие рекомендации:[1]

1) на служебные совещания тратится от 25 до 30 % рабочего времени руководителя, поэтому проведение совещания должно быть действительно необходимым;

2) на совещание выносятся только те вопросы, которые не могут быть решены в рабочем порядке;

3) вся необходимая информация к совещанию должна готовиться соответствующими специалистами заблаговременно;

4) основная задача совещания – не найти виновных, а решить вопрос, что необходимо сделать;

5) эффективность совещания обратно пропорциональна числу участников;

6) следует требовать от выступающих конкретных предложений. Каждый из них должен быть уверен, что может говорить откровенно;

7) за решение определенных вопросов должен отвечать только один человек. Если работа поручена нескольким лицам, необходимо назначить ответственного;

8) каждое совещание, как правило, заканчивается принятием решения. В решении должны быть указаны исполнители, конкретизированы работы и определены сроки их выполнения;

9) необходимо проконтролировать и обязательно огласить выполнение решений, принятых на предыдущем совещании.

Большинство крупных совещаний проводятся в организациях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке.

Совещание – форма организации делового общения рабочей группы с целью обмена информацией и принятия коллективного решения по актуальным для группы проблемам.

Совещания бывают двух видов – оперативные и плановые.

При подготовке небольшого оперативного совещания, которое проводится обычно в определенный день недели или ежедневно в начале рабочего дня, секретарь осуществляет оповещение участников, контроль за их своевременной явкой, выяснение и доклад руководителю о причинах отсутствия непришедших сотрудников, а также вызов (в случае необходимости) работников на совещание по требованию руководителя. Во время работы совещания секретарь принимает все телефонные вызовы и посетителей. Важно создать обстановку нормального хода совещания, не допуская его срывов. Если же возникает экстремальная ситуация, требующая немедленного принятия действий руководителем, то секретарю следует записать поступившую информацию, войти в кабинет, стараясь не отвлекать внимания выступающих и присутствующих, подать записку руководителю и дождаться его указаний. Во время совещания секретарь ни в коем случае не должен отлучаться из приемной, так как в любой момент участникам совещания может понадобиться его помощь. Совещания оперативного характера проводятся обычно в кабинете руководителя, поэтому секретарь должен позаботиться об обеспечении участников совещания бумагой для записей. После совещания следует привести кабинет в порядок.

При проведении планового совещания (заседания) с большим числом участников подготовка начинается за 1,5–2 недели до его проведения и включает в себя следующие этапы:

1) уточняются дата, место и время проведения совещания;

2) составляются повестка дня, списки участников и докладчиков совещания;

3) продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовке совещания;

4) составляется текст приглашения. Типовой текст приглашения включает: название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель. В тексте приглашения необходимо указать продолжительность совещания. В том случае, если участник совещания является докладчиком или ему будет послан дополнительный материал (например, тезисы докладов или проект решения), то это следует указать в тексте приглашения;