Обычно консенсус достигается после того, как мы услышали мнение каждого участника встречи, ознакомились со всеми аргументами и все взвесили. Именно такой тип принятия решений, основанный на консенсусе, как раз помогает найти решение, которое приемлемо для всех.

Хотя, конечно, есть и другие способы. Например, на основе голосования, когда выбирает большинство. Главный минус такого способа в том, что при этом меньшинство может быть не согласно, а значит, может в итоге саботировать договоренности.

Еще один вариант принятия решения – консент[7] – когда фасилитатор проверяет, есть ли категорически возражающие против решения, и если таких нет, то оно принимается.

Фасилитатор контролирует процесс достижения консенсуса. Для этого он может выявлять противоречия, переформулировать задачи, исследовать вопрос и так далее. Как мы часто говорим, фасилитатор помогает людям думать коллективно.

Поэтому нужна структура для всего процесса фасилитационной сессии. Она основана на том, как люди принимают решения. Сначала нужно собрать полную информацию, выделить ключевой вопрос, который мы собираемся решить, потом собрать варианты решения и выбрать лучший из них.

Обратили внимание, что в этом процессе наблюдается определенная закономерность? Сначала дискуссия расширяется (собираем всю информацию), потом сужается (определяем главный вопрос), затем снова расширяется (накидываем варианты решения) и снова сужается. И для благополучного хода всего процесса нам очень важно, чтобы идей/решений было как можно больше, потому что так нам будет из чего выбрать.

Это очень важная мысль для понимания как процесса, так и структуры фасилитационной сессии. Пока запомните: сначала расширение, а потом сужение. Чуть позже мы вернемся к этому.

Фасилитатор контролирует процесс достижения консенсуса, и если в ходе обсуждения возникает спор, дискуссия становится чрезмерно эмоциональной или тратится слишком много времени, то нужно использовать техники вмешательства и помогать группе.

Чтобы помочь группе достичь консенсуса, фасилитатор может:

• выявлять моменты согласия;

• уточнять высказывания, чтобы подчеркнуть общность идей;

• исследовать цели отдельных участников;

• предлагать участникам исходить из идей друг друга;

• проверять истинность консенсуса, не конформизм ли за ним стоит;

• проверять, соответствует ли консенсус задаче.

Типичная структура сессии/встречи/совещания в бизнес-контексте включает в себя:

1. Открытие.

2. Три ключевых этапа:

a. анализ ситуации, прояснение;

b. создание поля решений, альтернатив и их оценка, отбор;

c. планирование действий, фиксация договоренностей.

3. Закрытие.

Этапы фасилитационной сессии так же важны, как и этапы любого производства, и ни один из них нельзя ни заменить, ни поменять местами, ни пропустить.

Например, если вы хотите испечь вкусные булочки, вам необходимо выстроить определенный процесс: взять качественные ингредиенты, смешать их в определенной последовательности – строго по рецепту французского кондитера, – запечь при правильной температуре и вовремя вытащить противень из духовки.

То же самое и с процессом обсуждения. Здесь наша задача – получить качественный результат, решение, которое соответствует поставленной задаче и которое будет реализовано правильно и вовремя.

Для начала нужно подумать об ингредиентах: с какой информацией мы войдем в это обсуждение, на основании каких данных его построим. Потом – как мы будем «готовить» это решение. И на каждом этапе мы должны фокусироваться на цели этапа: ведь именно так, получая на каждой стадии маленький результат, мы шаг за шагом идем к большому результату всей встречи.

Открытие необходимо начинать со светской болтовни: так проще всего проверить готовность команды коммуницировать «здесь и сейчас», а заодно и обозначить тему, цели, правила, условия работы, роль фасилитатора, регламент и ожидаемый результат. Мы должны создать рабочую атмосферу и замотивировать участников на активную работу, провести чек-ин – захватить внимание каждого присутствующего, заинтересовать его проблемой, которую собираемся решить, вовлечь в обсуждение.

На этом этапе участникам и ведущему очень важно сонастроиться друг на друга и на тему. Нужно установить контакт, тогда разговор пойдет гораздо легче.

Именно на этапе открытия особенно важна фокусировка группы, хотя поддерживать ее необходимо до конца сессии. Задача фасилитатора – обозначить в самом начале сессии план, маршрут, по которому пойдет группа, а после избегать отхождения от него.

Рекомендация:

На следующей сессии задайте участникам такой вопрос на этапе открытия: «Что должно произойти, чтобы сессия для вас была максимально успешна?» или «Какая поддержка вам нужна от ведущего и других участников, чтобы эта встреча была максимально эффективной?».

Участники, отвечая на этот вопрос всегда выдают интересные идеи, сами вводят дополнительные правила (отключить телефоны, убрать ноутбуки и прочее). Кстати, за соблюдением правил тоже должны следить сами участники.

Три ключевых этапа сессии:

Анализ ситуации, прояснение. На первом этапе необходимо найти ответы на основные вопросы (в контексте темы): «Почему мы здесь?», «Какие у нас задачи/трудности/проблемы?», «Какие факты, информация у нас имеются?», «На какие вопросы нам важно сейчас ответить?». Затем сформулировать проблему, которой сейчас хотим заняться. Возможно, определить критерии, по которым будем оценивать идеи.

Важно не торопить группу переходить как можно скорее к практическим решениям, нужно дать людям созреть, обменяться мнениями, кому-то что-то дополнительно объяснить, провести анализ. Именно этап прояснения помогает выровнять информационное поле, дает возможность договориться команде о том, где она сейчас, сформулировать общее отношение к обсуждаемому вопросу.

Например, довольно часто сессии проводят, чтобы выяснить, а как все-таки выполнить планы, которые были намечены, но почему-то не реализованы. И в таких случаях надо сначала понять, а почему же их не выполнили: были поставлены слишком амбициозные задачи или необходимые ресурсы не были выделены?

Пока не будут найдены причины провала по прошлым планам, нет смысла строить новые или придумывать пути достижения новых целей. Только выявив предыдущие ошибки, можно попытаться их исправить: выделить больше человеческих или материальных ресурсов, корректнее и реалистичнее сформулировать цели, найти более эффективные пути реализации.

Создание поля идей/решений. Как мы можем достичь цели / решить проблему? На этом этапе происходит обмен мнениями, генерация идей, поиск альтернатив и выбор лучших вариантов. А также достигаются договоренности о решении.

На этапе сбора идей мы узнаем мнение каждого участника по обсуждаемой теме, выясняем все аспекты, которые значимы по данному вопросу.

Поэтому очень важно вовлечь каждого члена команды в действие и обсуждения для получения вклада от всех. Для этого существует много различных техник для сбора идей: использование разного типа вопросов, мозговой штурм, компиляция мнений с помощью модерационных карт.

Менеджеры и фасилитаторы, ведущие совещания и групповые обсуждения, должны знать различные методы и техники фасилитации, то, когда и как их лучше использовать. Об этом подробнее расскажем в главе «Инструменты фасилитации».

Планирование действий. Третий этап – проработка выбранных вариантов решений до конкретных действий. Кто что будет делать и когда именно, чтобы реализовать решения и предложения. Как нивелировать риски невыполнения планов? Какие будут следующие встречи и точки контроля? Важно, чтобы данный этап заканчивался договоренностями команды.