В этом издании мы рассмотрим прикладной процесс “Заключение нового договора”. В отличии от БП “Разработка нового договора”, которого можно избежать и просто найти подходящий шаблон из открытых источников (я не сторонник такого подхода, но практика небольших организаций такова), вопрос заключения договора неизбежен. Даже когда мы имеем дело с физическим лицом, мы всё равно в той или иной форме заключаем договор.

Есть и ряд ограничений в отношении рассматриваемого процесса.

Во первых, мы не будем затрагивать с вами ситуацию, когда шаблон договора предлагается другой стороной (например, если вам предстоит стать поставщиком крупного предприятия, а ваш размер пока не дотягивает до внушительного веса).

Во вторых, если вы достаточно внушительны на рынке, то вопрос проработки договора – это юридический вопрос, и мы с вами скатимся в изучение именно этого аспекта.

В третьих, если ваш вес на рынке можно считать средним или невыраженным, то у вас мало шансов повлиять на форму договора, а значит процесс будет настолько короток, что его можно свести к простой юридической экспертизе. Это опять же не в рамках нашего вопроса.

Другими словами, мы будем с вами рассматривать наиболее частый и рядовой процесс, который присутствует и в самом маленьком, и самом большом бизнесе – заключение договора с клиентом. По умолчанию я буду придерживаться точки зрения того, что у вас есть заготовленные шаблоны договоров.

За рамками нашего БП мы оставим и процедуру оценки кредитоспособности клиента. Затронем её только поверхностно. В полной версии эта процедура заслуживает отдельного детального рассмотрения.

Предлагаю вам активно общаться. Вы можете предложить идею следующего публикуемого БП, дать обратную связь по уже выложенным и спросить совета или сообщить об обнаруженных ошибках в графике, логике или тексте. Я всегда открыт к общению. Мой блог https://vk.com/konsalt.permiakov

Если вы впервые читаете такого рода издание, то вот пара заметаний:

Имеет смысл познакомиться с особенностями описания бизнес-процессов. Это вы можете сделать в первой книге серии «Бизнес-процессы. Стажировка нового сотрудника. Шаблоны бизнес-процессов (BPMN и EPC). Отдел продаж»

Начало описания БП – это верхнеуровневая графика. Другими словами, мы начинаем с общего вида процесса, в который нам предстоит погрузиться. Так легче удерживать во внимании особенности БП и легче понимать его специфику.

Рисунок 1. Верхнеуровневая графика БП. «Заключение договора с новым партнёром/ клиентом» (Нотация BPMN)

Старт процесса:

Менеджер провёл предварительную проработку потенциального клиента (партнёра) и готов вывести его на заключение договора.

Описание: Производится совместный с клиентом выбор наиболее подходящей модели взаимодействия, формируется карточка клиента в информационной системе и подтверждается выбранная форма договора.

ЕСЛИ сделка согласована, то переходим к “Запуск договора в работу [D]”

ЕСЛИ Сделка не согласована, то регистрируем проигрыш сделки.

Тайминг/Последовательность: не более 10-ти дней.

Ответственный: Юридический отдел

Комментарий: В рамках этого подпроцесса реализуется взаимодействие между клиентом, менеджером и юридическим отделом.

Описание: На основании запроса со стороны продающего персонала производится оценка благонадёжности основного юридического лица, в отношении которого планируется заключение сделки. Кроме того, осуществляется проверка платежеспособности (кредитоспособности) как юридического лица, так и собственника (пре необходимости).

ЕСЛИ Сделка одобрена «как есть», то информируем об этом менеджера, отвечающего за эту сделку.

ЕСЛИ Сделка одобрена «с условиями», то юрист разъясняет особенности условий. Разъяснения передаются менеджеру, отвечающему за сделку

ЕСЛИ в сделке отказано, то менеджеру, отвечающему за сделку, поясняются причины.

Тайминг/Последовательность: не более 3-х дней.

Ответственный: Менеджер по продажам, ответственный за сделку

Комментарий: —

Описание: На основании запроса от юр. отдела производится расчёт требуемой суммы к возможному обеспечению. Исходя из возможной суммы обеспечения сделки и благонадёжности клиента производится выбор способа расчёта кредитоспособности (платёжеспособности). При условии, что юр. лицо обладает положительной репутацией, делаем расчёт в отношении него. Если платёжеспособность юр. лица не покрывает необходимую сумму или его репутация оставляет желать лучшего, то необходимо рассчитать и кредитоспособность собственника, который в данном случае будет выступать гарантом при возникновении задолженности или предоставления займа.

ЕСЛИ Контрагент или его собственник признаны платёжеспособными, то сообщаем об этом Юридическому отделу, уточняя условия, при которых контрагент может быть признан платёжеспособным.

ЕСЛИ контрагент неплатёжеспособен и сделка не может быть обеспечена, то сообщаем об этом Юридическому отделу, делая акцент на выявленных причинах неплатёжеспособности.

Тайминг/Последовательность: не более 3-х дней.

Ответственный: Финансы

Комментарий: Процесс расчета платёжеспособности может предполагать и запрос кредитной истории собственника, и предоставление заказчиком специализированных отчётов (ОПиУ). Всё зависит от сложности сделки, длительности предоставления торгового кредита и множества других моментов. Чтобы не допустить расфокусировки, мы не будем погружаться в детали этого подпроцесса.

Описание: ЕСЛИ сделка согласована, то исходя из сформированной структуры взаимодействия с клиентом, осуществляется внесение необходимых данных в информационную систему организации, клиенту предоставляются информационные и рекламные материалы, и с ним назначается встреча для формирования первой поставки и определяется ближайший фронт взаимодействия.

Тайминг/Последовательность: не более 5-ти дней.

Ответственный: Менеджер по продажам, ответственный за сделку

Комментарий: -

Весь процесс от момента заявления о готовности заключить договор, до его запуска в работу занимает не более 10-ти дней.

Старт подпроцесса: Клиент / партнёр заявил о готовности заключить договор.

Рисунок 2. Верхнеуровневая графика БП. «Заключение договора с новым партнёром/ клиентом» (Нотация BPMN)

Описание: В информационную систему вносится вся необходимая информация об особенностях клиента и его реквизиты, в том числе и аффилированных организаций, непосредственно участвующих в основной деятельности клиента

Тайминг/Последовательность: Не более 5 рабочих дней. Одновременно с «Подбор договора [A.1.]»

Ответственный: Менеджер по продажам, ответственный за сделку