Например, вы – юрист. Клиент просит оказать ему услугу по составлению претензионного письма в течение 5 дней. При этом документы, на основании которых нужно составить это письмо, он не предоставил. Ситуацию отражают в договоре таким образом: “в течение 5 рабочих дней с момента официального предоставления (способ предоставления определяете сами) клиентом документов». Каких именно дней – рабочих или календарных – указываем обязательно, поскольку в срок могут войти выходные.

Если в условиях прописан график работ, то должна быть указана и конкретная дата, например: демонтаж балкона – до 31 мая, монтаж нового балкона – до 5 июня. В этом случае возможна поэтапная оплата работ. Прописывайте все в деталях: как будет проходить приемка работ, как и в какой сумме их оплатят. Потому что может получиться так, что демонтаж произвели вовремя и оплатили, а дальше исполнитель не сможет продолжить работу по возникшим обстоятельствам. Все должно быть предусмотрено вплоть до критических ситуаций.

Важно помнить, что до тех пор, пока стороны не выполнят все свои обязательства (в том случае, если они не исполнены вовремя), договор продолжает действовать. Другими словами, если договором установлен срок действия до 31 декабря, но работы не выполнены, то соглашение не завершено. Казалось бы, ничего страшного. Стороны выполнят все свои обязательства и закончат договорные отношения. Это не так. Если одна из сторон государственная организация, то после наступления официальной даты прекращения договора, она не сможет произвести оплату, согласно ст. 425 ГК РФ. В этом случае необходимо решение о продлении государственного контракта при наличии соответствующих оснований в рамках закона. То есть, если стороны понимают, что не смогут в установленный договором срок выполнить свои обязательства, то срок можно продлить. Для этого заключается дополнительное соглашение.

В случае если ни одна из сторон не сообщила о прекращении обязательств по договору и продолжает их исполнять, срок договора считается продленным на неопределенный срок (п. 2 ст. 621 ГК РФ). Это касается договоров аренды и практика по ним уже устоялась. Необходимо помнить об этом. Например, вы сдаете квартиру. Срок аренды истек, но ни вы, ни арендатор не предприняли никаких действий. Договор будет продлен на неопределенный срок и расторгать его придется в установленном законом порядке.

При составлении и подписании любого документа вы должны понимать, чем именно в случае возникновения проблемных ситуаций, будете доказывать обстоятельства, на которые ссылаетесь. Статью 56 ГПК РФ, гласящую, что каждая из сторон обязана доказывать те обстоятельства, на которые ссылается, пока еще никто не отменял.

Например, пакет предоставленных вам документов для составления претензионного письма может оказаться неполным. Чтобы обезопасить себя, вы должны заведомо указать в договоре, что в случае предоставления не всех требуемых документов, срок оказания услуги начнет исчисляться с момента предоставления дополнительного пакета, а также прописать, каким образом вы будете уведомлять клиента о недостающих бумагах.

Что может послужить доказательством:

• договор;

• кто (ФИО), когда (дата) и каким образом (e-mail, мессенджеры, бумажный или цифровой носитель и т. д.) предоставил вам документы;

• каким образом клиент был уведомлен о недостающих документах;

• с какой даты начался срок выполнения услуги.

Представим себе такую ситуацию. Вы заключили договор с клиентом на предоставление услуги по составлению претензии, в котором установлен срок ее исполнения, скажем, 5 дней. В течение указанного срока клиент не предоставляет вам необходимые материалы, по прошествии 5 дней заявляет, что вы нарушили договор по срокам и должны понести ответственность и подает исковое заявление в суд. Чтобы доказать свою невиновность, вам нужно убедить суд, что клиент не предоставил необходимые документы для оказания услуги. Иначе вам придется платить неустойку.

Как доказать? Во-первых, сослаться на пункт договора, в котором прописано, что сторона должна выполнить определенные действия. В нашем случае клиент обязан предоставить все необходимые документы (например, договор, квитанции об оплате, счета, акты выполненных работ или оказанных услуг, документы, доказывающие факт нарушения) и иные бумаги, которые требуются для подготовки претензии. Во-вторых, сослаться на статью закона (ст. 310 ГК РФ), в которой прописано, что каждая из сторон обязана исполнять обязательства по договору и изменить условия в одностороннем порядке не может. В-третьих, доказать тот факт, что клиент не предоставил вам необходимые документы. Поэтому важно сохранять всю переписку (электронные письма или заказные, отправленные почтой с уведомлением). Помните, телефонный разговор не является доказательством в суде.

Резюме. Тщательно документируйте каждое свое действие, все требования клиенту направляйте заказным письмом с уведомлением и описью вложения или электронной почтой, а если случается вышеописанная ситуация, несите в суд квитанции или скриншоты. И не забудьте прописать в договоре, как именно вы собираетесь уведомлять клиента. Если заранее не позаботиться о доказательствах того, что вы все делали правильно, придется платить. И деньгами, и репутацией.

Этот пункт содержит правила, по которым стороны могут урегулировать спорные вопросы в досудебном порядке. В претензионном разделе договора прописывают способы предъявления претензии: в письменной форме заказным письмом с уведомлением или же на электронную почту.

В разделе договора о претензионном порядке могут содержаться следующие данные: срок направления претензии; срок для ответа на нее; способы расчета штрафов; последствия, которые наступят в случае неудовлетворения требований мирным путем; в каком суде будут рассматривать споры (по месту нахождения ответчика либо истца). Если местоположение суда в договоре не прописано, тогда в случае споров его определит закон.

Претензионное письмо можно предъявить в рамках срока исковой давности – 3 года. Заинтересованная сторона имеет право принять претензию по истечении установленного срока, если причина его пропуска уважительная. Если претензия отклонена или на нее в установленный срок не получен ответ, потерпевшая сторона вправе обратиться в суд.

В первую очередь определитесь, какой именно суд будет заниматься вашим делом: по нахождению ответчика либо по вашему выбору. Если опираться на общие правила, то выбирают суд по месту нахождения ответчика, но обращение по месту нахождения истца тоже возможно в соответствии с законодательством.

Помните, что суд принимает во внимание подтверждающие документы: договор, заказное письмо с уведомлением и описью вложения, расписку о вручении уведомления. Если в договоре отсутствует пункт о досудебном решении спорных вопросов, то стороны должны опираться на законодательство. Например, если законом не предусмотрено досудебное решение спора, то истец может сразу обратиться в суд. Если же закон в обязательном порядке предписывает мирное урегулирование, то претензию составить придется.