• заранее определена общая продолжительность совещания и отведено время на рассмотрение каждого пункта;
• назначены ответственные за подготовку и прохождение каждого вопроса повестки совещания;
• подготовлены и заранее розданы участникам проекты решения по всем обсуждаемым вопросам;
• пункты, оказавшиеся неподготовленными, снимаются с рассмотрения безоговорочно, причем в протокол совещания записывается замечание лицу, готовившему этот вопрос;
• председательствующий строго следит за регламентом, не допускает отклонений от темы, обеспечивает активность участников.
Более подробно об организации и проведении совещаний см. далее в соответствующем разделе.
О применимости рекомендуемых правил
Просмотрев перечень приведенных выше правил, вы, думается, согласитесь, что все они (исключая специфические производственные) применимы и вне работы, в повседневной жизни. В ней тоже не хватает времени, а то, что нам отпущено, мы часто расходуем не лучшим образом.
Применительно к домашним условиям формулировки некоторых правил претерпевают изменения. Например, правило 10 может прозвучать так: «Как можно больше дел поручайте детям и супругу». Польза от этого (как и в случае с работой) двойная – и экономия времени, и воспитание.
Рекомендуемые принципы годятся как для руководителей, так и для подчиненных. Поскольку руководитель заинтересован в наибольшей отдаче своей команды, то целесообразно внедрить эти принципы в своем подразделении. К тому же и самому руководителю легче совершенствоваться в более организованной среде.
Пожелания
• Время от времени просматривайте данные рекомендации, освежайте их в памяти – до тех пор, пока они не станут для вас постоянно действующими правилами.
• Фиксируйте любые, даже на первый взгляд незначительные успехи, выразившиеся в выигрыше времени, – это ускорит усвоение вами приемов управления временем.
Убедительное свидетельство
С удовольствием привожу письмо, полученное от одной из слушательниц проводимых мною семинаров по технике управления временем.
«Данную методику я опробовала на практике. Первое, что надо было сделать, – записать важнейшие дела в порядке их важности. И здесь возникла первая проблема: какое дело является действительно важным и насколько (все дела мне казались самыми важными). Кроме того, у меня было достаточно уже “горящих” дел, которые не терпели отлагательства, но браться за них мне совсем не хотелось. Включила и их в список. После решения этой задачи добавила в список характеристику срочности и т. д. В результате список получился довольно длинным.
Весь день я старалась действовать по плану, не отвлекаясь на мелочи. Записывала примерное время, которое у меня ушло на выполнение каждого дела.
Этот рабочий день я закончила с потрясающим результатом! Кроме того, что очень много успела сделать, я выполнила работу, которая давно “висела” надо мной. Окрыленная этим успехом, на следующий день я составила новый список: он был не такой большой, как первый, я легче определила важность своих дел, их срочность, поэтому и времени на его составление мне потребовалось меньше. Кроме основных дел, я закончила то, которое должно было, по моему мнению, умереть вместе со мной. Мне даже страшно было записывать его в список срочных дел. (Но я помнила, что вчера мне все удалось.) И первую половину нового дня я посвятила этому делу.
Так я работала в течение всей недели. В субботу вечером я села и попыталась, не глядя в свои записи, вспомнить и записать то, что я сделала за всю неделю, хотя бы самое значимое, большое по объему и т. д. Когда сравнила этот список со своими записями, то увидела, что сделала намного больше, хотя на первый взгляд это казалось нереальным.
В течение этой рабочей недели я не ощущала себя участником “бешеной гонки”, когда всегда торопишься, но ничего не успеваешь. В конце рабочего дня я чувствовала приятную усталость – это не было тем полным истощением сил, как когда я ранее ощущала хроническую усталость и с нетерпением ждала выходных.
Всю неделю я сама задавала темп работы, не разрывалась между двумя делами сразу, выполняла все четко по своему плану. Это было просто здорово!
Я продуктивно поработала в течение всей недели, а значит, в воскресенье с чистой совестью смогла отдыхать.
Следующим моим шагом было составление списка домашних обязанностей для всех членов семьи и примерных сроков выполнения дел. В результате у меня появилось свободное время и дома.
У меня действительно высвободилось время для решения всех моих дел, которые я запланировала. Я научилась определять, сколько примерно времени необходимо для выполнения конкретной работы, и теперь точно планирую ее. Отработав день по плану, вечером теперь не задумываюсь над проблемами на работе и тем, как мне завтра успеть еще и то и то, а просто отдыхаю».
О. Е. Скребко, преподаватель Белорусского государственного университета культуры
Не будем медлить!
Одним из свойств человеческой психики является медлительность. Наиболее заметно она выражена у флегматиков. Однако трудно найти человека, который не помедлит, не отложит трудное или неприятное дело, вместо того чтобы сразу приступить к нему.
Специальные исследования показывают, что на счету этой нашей слабости – медлительности – больше потерянного, растраченного на мелочи времени, чем у любого другого фактора. Надежным противодействием ей служит неукоснительное следование изложенному выше правилу: «Беритесь прежде всего за самые важные и срочные дела».
У медлительности есть два главных союзника: привычки и инерция.
Привычки и инерция управляют нами
Изменить свои привычки трудно. Начать надо с их осознания. Это можно сделать, например записав дела и обязанности, которые мы привыкли делать сразу, не задумываясь, и делаем это легко, как бы между прочим.
Подобный список составляется в процессе деятельности. Многие ваши привычки назовут вам близкие, друзья, сослуживцы, чем значительно облегчат вашу задачу.
Обратите внимание на привычку откладывать – какого сорта дела вы стремитесь отложить?
Медлительности способствует и присущая нам инерция, которая проявляется в том, что продолжать дело легче, чем начинать новое.
Поэтому можно облегчить подход к новому делу тем, что начинать его с самого легкого шага.
Если дело большое, а тем более общественно значимое, можно применить еще один способ – психологический: приучать себя к мысли, что не начать новое дело, откладывать его – просто нельзя. Достигается это сообщением всем окружающим о том, что вы начинаете новое большое дело. После того как все кругом об этом узнают, не начать уже неудобно перед людьми – прослывешь болтуном.
Этот способ (как и все другие, здесь рекомендуемые) я многократно проверил на себе. В частности, последний прием использую постоянно, когда чувствую, что оттягиваю момент начала написания новой книги. Или когда ее создание затягивается и конца книги не видно, а надо ускорить завершение работы. Результат: это уже 30-я книга, написанная за последние 15 лет.
Наиболее распространенные случаи откладывания: неприятное дело, сложное дело и неопределенная ситуация. Рассмотрим каждый из них.
Неприятное дело
Такие дела чаще всего откладываются в надежде, что «обойдется».
Однако, как правило, не обходится, а усугубляется. Например, промедление с повышением оплаты труда приводит к конфликтам и уходу наиболее ценных работников. Откладывание мер по разрешению конфликта ведет к его разрастанию и углублению.
Порой достаточно задуматься об отрицательных последствиях не принятых своевременно должных мер, как ощутишь решимость действовать.
