1. Важнейшие дела (в порядке их важности).
2. Срочные дела (в порядке срочности).
3. Текущие, несрочные дела (в порядке важности).
4. «Пока не спросят».
Планирование – это определение приоритетности, а не простое составление перечня задач. Планируя накануне, не пытайтесь составлять список сразу в порядке приоритетности дел. Вписывайте в него пункты по мере того, как они приходят на ум, а выяснение их приоритетности – это следующий шаг.
Но предположим, что список дел необъятен или что внезапный приток дел заставляет вас схватиться за голову. Если не удается достаточно быстро рассортировать навалившуюся работу, ситуация чревата стрессом.
Не паникуйте. Разложите дела по степени срочности исполнения. Скажем, по следующим признакам:
• срочно;
• в течение нескольких дней;
• к следующей неделе;
• к началу месяца.
От важности и срочности дел зависит оптимальная реакция на них, представленная в следующей таблице. Относительно дел неважных и несрочных обычно исполнение на «удовлетворительно» – это все, что нужно. Если же какой-то пункт переходит из списка в список в течение многих недель, напрашивается вопрос: есть ли необходимость выполнять его вообще?
Небольшие усилия помогут превратить ваш ежедневник в источник ценной информации для анализа расходования времени:
• сделав дело и зачеркивая запись, отметьте (хотя бы ориентировочно) потраченное на него время;
• если дело сделано полностью, зачеркните эту запись, например, прямой сплошной чертой, если не полностью – волнистой; если это дело на поверку оказалось не вашим – пунктирной линией (каждый для себя сам может выработать подобные знаки, несущие дополнительную информацию).
Просмотр записей выявит особенности вашего делового стиля и использования времени.
План лучше составлять с утра. Если вы составили его в конце предыдущего дня, то утром проверьте себя (утро вечера мудренее): за ночь треволнения предшествующего дня улягутся, мелочи отфильтруются и станет более объективным понимание степени важности тех или иных дел.
Правило 2. Беритесь прежде всего за самые важные и срочные дела.
Управление временем – это вопрос не только о нем самом, но и о решаемых задачах. Обычно 80 % времени отнимают дела маловажные, приносящие в копилку результативности дня не более 20 %. И наоборот, из десяти дел всегда найдутся два-три, сделав которые вы уже будете довольны этим днем.
Это одно из проявлений принципа Парето (правила «80/20»): 20 % дел дают 80 % результата.
Не количество выполненных дел, а их важность – вот что определяет результативность дня!
Некоторые управленцы, заваленные делами, в попытках избавиться от их обилия начинают с мелких, чтобы, быстро переделав их, сократить общее количество дел и уже затем сосредоточиться на важных. Но практика показывает, что чаще всего до важных дел руки так и не доходят.
Как прозорливо заметил в свое время вождь мирового пролетариата, «кто берется за частные вопросы без предварительного решения общих, принципиальных, тот неминуемо будет на каждом шагу натыкаться на эти нерешенные вопросы». Правда, необходимо проявить немалую волю и выдержку, чтобы не быть затянутыми пресловутой текучкой мелких вопросов, большинство из которых к концу дня уже можем и не припомнить.
Применительно к плану дня это выглядит так: не давайте обстоятельствам сталкивать себя с намеченного пути. Переходите к менее важным и менее срочным делам, только убедившись, что по делам более приоритетным сделано все необходимое.
Итак, следует начинать с самой важной задачи. Если же ожидаемые конечные результаты равнозначны по ценности, сначала займитесь самыми легкими задачами или такими, которые требуют наименьшего количества времени. Таким способом вы зададите темп. После этого можно сконцентрироваться на более трудных задачах, поскольку вы отделаетесь от нескольких важных задач, довлевших над вами.
Когда работа срочная и ужасная – делайте ее в первую очередь! Освободитесь от нее как можно быстрее, и она не будет портить вам весь день.
Если удастся справиться со сложной проблемой в начале дня, то оставшиеся дела вы будете делать в хорошем настроении. Установите систему вознаграждения за выполнение трудной работы – сделайте перерыв или угоститесь чаем, кофе.
Получите удовольствие, отметив в своем ежедневнике, что задача выполнена!
Итак, ключевой элемент эффективного управления временем – оценка по результату, а не по выполненным действиям. Управляйте своим временем, ориентируясь на получение самого лучшего результата! Если решать только вопросы, которые «хватают за горло», то столкнешься с лавинообразным их нарастанием. Если же вопросы решаются «в зародыше», то тратится меньше времени.
Правило 3. Спрячьтесь от текучки, уединитесь хотя бы на час.
Количество обращений в сфере управления так велико, что средний интервал между ними – не более 8 минут. Однако если учесть, что значительная часть времени уходит на совещания, ходьбу по кабинетам, отлучки и т. д., то в остальное время эти интервалы значительно меньше. Поэтому не приходится надеяться на вдумчивое (без помех) рассмотрение важнейших дел, требующих, как правило, значительного времени.
Если у вас есть секретарь или подходящий помощник, то они могут оградить вас от многих мелких вопросов. (Хороший секретарь экономит руководителю до 30 % рабочего времени!)
Практика «закрытых дверей» является единственно приемлемой при написании серьезного документа, решении важного вопроса. Для этого необходимо запереться, включить автоответчик, а если его нет – попросту отключить телефон!
Если запереться нет возможности, можно уединиться там, где вас без подсказки (в случае крайней необходимости) не найти: в чьем-то временно свободном кабинете, в библиотеке, в конференц-зале или другом свободном помещении. (Один из знакомых мне руководителей приспособился уединяться в своем автомобиле, припаркованном недалеко от офиса.)
Попробуйте приходить на работу утром примерно на час раньше, скажем, в течение недели и выполнять какую-то часть дневной работы. Вы удивитесь тому, как много вам удастся сделать до 9 часов утра, когда рабочий день только начинается. Обговорите с коллегами, когда лучше всего устроить «тихий час». Иногда целые отделы договариваются об этом часе (обычно с утра), когда все работают, не мешая другим.
При этом, как показывает опыт, за время уединения удается сделать то, что является наиболее важным и необходимым на данный момент. Именно за этот час вы и получите наибольшие результаты, которые создают удовлетворенность рабочим днем, ощущение исполненного долга, осознание собственной силы воли.
Иных столь же эффективных способов уйти от текучки мировая практика не выработала.
Правило 4. Занимайтесь в каждый момент только одним делом.
Уподобьте себя песочным часам: они в каждый момент пропускают через свое горлышко только одну песчинку и потому могут служить долго, не теряя точности. Пропускайте через свое сознание в каждый момент только один вопрос – важнейший на данный момент – и не переходите к другому, не закончив предыдущего.
Перескакивание с одного вопроса на другой – это расточительство времени, поскольку вновь вникать в вопрос – значит тратить на него дополнительное время.
К тому же такое перескакивание, как показывают исследования, отрицательно сказывается на нервной системе: быстро нарастает утомление, ухудшается качество работы, увеличивается количество ошибочных действий и решений.
К сожалению, нередко приходится наблюдать, как во время разговора руководителя с подчиненным входит другой подчиненный и после приветствия обращается прямо к хозяину кабинета со своим делом, не обращая внимания на то, что до него уже шел деловой разговор. А потом заходит следующий… и т. д. Кроме невоспитанности посетителей, руководитель тем самым поощряет и разбазаривание собственного времени, как, впрочем, и времени своих сотрудников. Ибо ему приходится возвращаться к одним и тем же вопросам. Кроме того, вопросы в присутствии других всегда решаются дольше, чем с глазу на глаз.
