При получении отрицательного ответа собеседника лучше уточнить сразу, когда будет удобнее ему перезвонить.

Если при исходящем звонке произошла ошибка в номере телефона и на звонок ответили, то по этикету не принято молча бросать трубку. Необходимо признать свою ошибку и извиниться, как это принято в кругу воспитанных людей. Например, извините пожалуйста, я, кажется, ошибся (ошиблась) номером телефона. Во избежание повторной ошибки в номере при следующем звонке следует назвать номер, который был изначально набран.

Входящие деловые звонки не менее важны, чем исходящие, поэтому не следует недооценивать их значимость, ведь звонить может потенциальный деловой партнер: заказчик, клиент, поставщик или подрядчик.

Как известно, первое впечатление о компании складывается при первом же контакте, поэтому необходимо сделать так, чтобы после телефонного звонка у любого абонента создавалось положительное представление о компании.

Как правило, если на входящий звонок отвечает не автоответчик, а живой человек – сотрудник компании, то это всегда производит хорошее впечатление. На подсознательном уровне звонящий испытывает благодарность уже за то, что его не послали в электронное пространство ожиданий, переключений, цифр и решеток.

По правилам этикета при входящем звонке трубку берут не сразу, а только после второго или третьего телефонного гудка. Специалисты утверждают, что после первого гудка обе стороны психологически не будут готовы к разговору, а взять трубку после четвертого или пятого означает потерять, упустить собеседника.

Голос сотрудника, принимающего входящий звонок, должен звучать спокойно и приятно, несмотря на загруженность работой, ведь устами каждого конкретного сотрудника говорит не он лично, а компания.

Не снимать трубку звонящего в офисе телефона, не обращая на него внимания, считается по меньшей мере невежливым, кроме того, это ведет к потере репутации и образа успешной современной компании, а также повышает риск потери потенциальных деловых партнеров, заказчиков и клиентов.

Первым словом при ответе на входящий телефонный звонок в России, как правило, бывает «алло» или «да». Эти весьма привычные для бытового общения слова приветствия категорически не подходят для делового общения. По правилам этикета слово «алло» может употребляться только для проверки связи. Таким образом, отвечая на внешние входящие звонки, сотрудник обязательно должен назвать свое полное имя и поздороваться с собеседником, сказав, например, любую из следующих фраз: Татьяна, добрый день! или Ольга, Специализированный Застройщик BM-Group. При этом, если компания довольно большая и в ней несколько структурных подразделений, после приветствия и имени сотрудника необходимо произнести название службы, отдела или департамента, например: Татьяна Сычева, финансово-экономическая служба, добрый день!

Чтобы не оказаться в неловком положении перед звонящим потенциальным партнером, не переспрашивать и не просить повторить имя или компанию, лучше при первом же звуке входящего звонка отложить все дела, а на втором или третьем взять в руки карандаш, поднять трубку и начать внимательно слушать собеседника, записав его имя и компанию.

На столе около стационарного рабочего телефона логично всегда держать блокнот или бумагу для записей, а также авторучку или карандаш. Это позволит делать важные пометки как по ходу разговора, так и в его первый момент, когда собеседник только представился, сразу записать на листе бумаги его имя, отчество и фамилию.

Если собеседник забыл представиться, необходимо мягко и корректно попросить его сделать это, задав следующие вопросы:

1. Извините, пожалуйста, вы не могли бы представиться?

2. Извините, напомните мне, пожалуйста, ваше имя-отчество.

3. Простите, пожалуйста, как я могу к вам обращаться?

При этом абсолютно не стоит стесняться переспросить имя собеседника в самом начале, это намного этичнее, чем не расслышав, не называть его никак на протяжении всего телефонного разговора.

Поскольку в ходе телефонного разговора собеседники не видят друг друга, очень важно не просто молча слушать говорящего, но и применять некие коммуникативные техники, дающие собеседнику обратную связь и заключающиеся в поддержке говорящего при телефонном диалоге.

При проведении телефонных переговоров все техники активного слушания сводятся к минимуму, а именно использованию на протяжении всего диалога простых утвердительных слов и предложений. Примеры подобных слов: да, да-да, так, ясно, хорошо, отлично, прекрасно, согласен, абсолютно с вами согласна, так оно и есть, поддерживаю, понимаю и т. п.

Перебивать собеседника при телефонном общении, так же, как и при личном, считается дурным тоном.

При окончании телефонного разговора необходимо убедиться, что обе стороны одинаково поняли друг друга. Для этого целесообразно резюмировать все самое важное из сказанного в ходе переговоров по телефону: уточнить и зафиксировать все достигнутые договоренности сторон, перечисляя совместно намеченные шаги, ведущие к реализации намеченных планов. Например: Я жду от Вас уточненного коммерческого предложения с окончательной ценовой котировкой и точными сроками поставки продукции до пятницы, 17 ноября.

По правилам этикета, прощаясь, необходимо поблагодарить собеседника за звонок или разговор в любом случае, таким образом расположив его.

Для того чтобы закончить телефонное общение на позитивной ноте, оставить благоприятное мнение и приятное ощущение, подходят следующие фразы: «Спасибо за ваш звонок, всего доброго!» или «Рада, что смогла Вам помочь!», «До свидания! Была очень рада быть полезной. Обращайтесь!», «Обязательно звоните, если возникнут вопросы. Всего вам хорошего!», «Благодарю за конструктивный диалог! Приятного завершения рабочего дня!»

Если с собеседником – деловым партнером, уже сложились добрые и (или) дружеские отношения, то в конце разговора можно потратить пару минут на разговор о вещах, не связанных с бизнесом. Это оставит приятное послевкусие после разговора и укрепит отношения.

По этикету заканчивает звонок тот, кто был его инициатором.

На крупных предприятиях все звонки совершаются через секретариат.

При занятости абонента и невозможности его сиюминутного ответа, как правило, звонящего просят подождать.

В случае если звонящий ограничен во времени, ему лучше попросить передать для абонента сообщение следующего содержания:

– ФИО звонящего;

– название компании звонящего;

– причину звонка;

– время, когда будет совершен повторный звонок.

Также можно просить передать абоненту, чтобы он перезвонил в любое удобное для него время. Но это менее удобно по ряду причин: во-первых, он может забыть перезвонить, во-вторых, звонок может быть совершен им во внерабочее время, что может привести к неловкости и неготовности провести переговоры конструктивно по причине отсутствия под рукой всей необходимой информации: документов, цифр, калькулятора, ручки и т. д.

В случае если было дано обещание того, что абонент ответит в ближайшее время, но ожидание длится более трех минут, то этикет позволяет повесить трубку и перезвонить позже. При этом главное – не выплескивать на абонента свое раздражение и недовольство при повторном звонке, хотя, бесспорно, длительное ожидание считается невежливым жестом.

Если текущая оперативная работа имеет характер неотложной, очень важной и срочной, а деловой партнер звонит в неудобное время, лучше все-таки поднять трубку, объяснить в двух словах ситуацию и предложить пообщаться в другое, удобное для обеих сторон время.