Далее идут содержательная и заключительная части документа, включая формулу вежливости, подписи, печати и контактную информацию в соответствии с вышеизложенными правилами. См. подраздел главы «Структура делового письма».
Классификация деловых писем
Единая официальная классификация деловых писем отсутствует, но по сути и по содержанию можно разделить их на следующие типы:
1. Коммерческое предложение и оферта
Самая распространенная разновидность деловых писем, которая используется ежедневно при осуществлении своей деятельности различными коммерческими структурами, производственными и торговыми предприятиями.
По сути подобные деловые письма носят коммерческий характер, содержат предложение о сотрудничестве на определенных условиях (поставка товара или продукции, оказание услуг или выполнение работ в соответствии с перечнем, сроки изготовления, поставки, выполнения или оказания, цена за единицу и общая стоимость контракта, условия оплаты, место и условия доставки).
Отличием оферты является указание в деловом письме всех существенных условий, необходимых для заключения договора поставки, договора оказания услуг или договора подряда. К существенным условиям, согласно Гражданскому Кодексу, относятся наименование товара, работы или услуги, цена, срок и место. При отсутствии этих данных деловое письмо не считается офертой, а называется коммерческим предложением.
2. Гарантийное письмо
По содержанию подобные письма направлены на обращение к деловому партнеру с определенной просьбой и одновременным предоставлением гарантий по выполнению обязательств со своей стороны.
Формулировка гарантийных писем, как правило, выглядит следующим образом: «Настоящим просим вас отгрузить или поставить товар, оказать услугу или выполнить работу в срок (дата). В свою очередь, оплату гарантируем в срок до (дата)».
3. Извещение
Содержание подобного рода писем направлено на донесение до адресата определенной информации, необходимой для продолжения дальнейшего сотрудничества. В коммерческих организациях самыми распространенными примерами подобного делового письма являются уведомление об изменении реквизитов компании (в случае смены обслуживающего банка) и письмо о повышении отпускных цен на поставляемую продукцию.
4. Сопроводительное письмо
Суть написания подобного делового письма – описание всех приложенных документов (вложений). Ярким примером сопроводительного письма является опись вложений в конверт при отправке посредством почтовых отправлений пакета документов. Подобное письмо является для отправителя гарантом того, что адресат получит полный пакет всех необходимых документов.
В случае отправки документов в суд или участия в тендере опись вложений носит обязательный характер.
5. Подтверждение о получении документов и писем
Подобные деловые письма не носят обязательный характер, они весьма лаконичны и просты. По сути, они являются проявлением уважения к партнеру и считаются признаком хорошего тона.
6. Письмо-просьба
Текст писем подобного назначения содержат обращение к контрагенту с какой-либо просьбой и начинается со слов «прошу» или «просим Вас». В коммерческой сфере самым распространенным обращением является просьба о повторной отправке оригиналов договоров, сертификатов или паспортов качества, а также закрывающих бухгалтерских документов, поскольку при поставке продукции их могут забыть отправить вместе с грузом.
7. Письмо-напоминание
Содержание текста подобного делового письма уведомляет контрагента о приближении наступления определенного срока, например, окончания срока действия договора между двумя предприятиями – сторонами договора, приближении даты какого-либо мероприятия или срока выполнения своих обязательств по договору в полном объеме, а также сроке окончания какого-либо этапа работ по договору.
Такого рода письма распространены внутри крупных компаний и корпораций, когда, например, секретарь напоминает каждому подразделению предприятия подать заявку на канцтовары к определенному числу каждого месяца, чтобы он мог сформировать и отправить поставщику канцелярских товаров консолидированную заявку на месяц. Или когда финансовый директор напоминает по корпоративной почте руководителям всех структурных подразделений подать БДДС (бюджет движения денежных средств) на следующий месяц до 25 числа текущего месяца.
8. Поздравление
Деловое письмо, содержание которого направлено на поздравление кого-либо с чем-либо. Например, сотрудника собственной компании с днем рождения или повышением по карьерной лестнице или делового партнера с профессиональным праздником.
9. Приглашение
В деловом мире подобным письмом организаторы часто приглашают на выставки, конференции, семинары, встречи и прочие мероприятия. Приглашение является одним из инструментов напоминания деловым партнерам о себе, в том числе потенциальным партнерам.
10. Благодарственные письма
Умение хорошо писать благодарственные письма – это настоящее искусство. На крупных предприятиях эта функция закреплена за отдельным специалистом, например, отдела маркетинга. В то же время любой сотрудник предприятия должен уметь коротко, но искренне выразить свою благодарность деловому партнеру.
Правило делового этикета советует писать благодарственные письма, если приглашение на какое-либо торжественное мероприятие было от начальника или руководителя компании.
Еще одно правило делового этикета гласит о том, что благодарить следует тем же способом, которым было получено приглашение. Например, если приглашение было электронным письмом, то и поблагодарить следует отправкой электронного письма, если же приглашение было написано от руки или отпечатано, то и благодарственное письмо следует написать от руки или напечатать.
При приглашении на мероприятие VIP-персоны, потенциального крупного партнера или инвестора обязательно написание благодарности за то, что он нашел время, чтобы принять приглашение и прийти на мероприятие.
Бумага для написания благодарственных писем должна быть максимально дорогой, белой и качественной, выглядеть уместно ситуации. Письмо может быть написано на бумаге формата А4 или карточке, складывающейся пополам.
Чернила для написания благодарственных писем следует выбирать синего или черного цветов.
Собственноручное написание благодарственного письма повышает его ценность в глазах любого человека, бизнес-партнера, даже если почерк не самый красивый, нужно не торопиться и писать разборчиво. Почерк – это именно то, что делает слова благодарности искренними, личными и наполненными смыслом.
В благодарственных письмах крайне важно поставить дату и собственноручную подпись.
11. Рекламация, претензионное письмо или официальная претензия
Содержание текста любого претензионного письма направлено на уведомление делового партнера, контрагента (продавца, поставщика, производителя, исполнителя или подрядчика) о неполном или некачественном выполнении взятых на себя обязательств по поставке товара, оказанию услуг или выполнению работ. Во всех стандартных договорах всегда содержится пункт, предусматривающий ответственность сторон за ненадлежащее исполнение взятых на себя обязательств. Например, в договорах поставки продукции это как минимум бесплатная замена бракованного товара в кратчайшие сроки, как максимум – уплата штрафной неустойки в определенном договором размере. Отсчет времени для урегулирования ситуации начинается с момента направления стороной письменной рекламации.
Виды деловых писем
К сфере деловой переписки эксперты относят два вида писем:
1) официальные письма на фирменном бланке компании – бумажном носителе;
2) электронные деловые письма – сообщения по корпоративной электронной почте.
Деловое письмо является важной частью имиджа и репутации любой компании – как делового партнера, так и работодателя. Поэтому в деловой переписке необходимо учитывать ряд основных правил и требований по содержанию и оформлению документов, которые прописаны в ГОСТе Р 7.0.97–2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
