Исполнители шага – это участники действия, или шага. Их может быть несколько, но за их результат отвечает Ответственный за шаг. Например, в шаге «Сборка светодиодных светильников» ответственным за шаг будет мастер участка, а исполнителями – монтажники бригады.

Дано: процесс «Заключение договора с Контрагентом».

Требуется: найти вход и выход процесса, зафиксировать действия с ответственными за каждый шаг.

Подсказка: для описания процесса стоит собрать рабочую группу из участников данного процесса, чтобы последовательно записать производственные этапы.

Для решения задачи необходимо включить логические рассуждения, предварительно задав вопросы участникам:

1. С какого действия начинается процесс заключения договора?

2. К кому обращается Контрагент для заключения договора?

3. Контрагент: Поставщик или Покупатель?

4. Кто контролирует юридическую проверку Контрагента?

5. Какие действия делают ответственный за заключение договора и юрист, который должен проверить договор?

6. Какими критериями проверки договора руководствуется юрист?

7. Что будет результатом процесса: договор в бумажном виде, договор в электронном формате, отправленный по системе Контур. Диадок[7], или скан-копия документа?

Эти и другие вопросы помогут детально проработать процесс, указать конкретные действия и зафиксировать последовательные шаги. Далее можно перейти к схематичному изображению, или построению архитектуры процесса. Об этом речь пойдет в главе 3.

Описать и оптимизировать бизнес-процесс «Согласование проектных цен для Дилера».

Первоначально согласованием специальных цен под проект для Дилеров занимался только коммерческий директор. Его часто не было на рабочем месте из-за встреч с потенциальными клиентами. И даже если удавалось пересечься с директором для уточнения цен, приходилось запрашивать расчет себестоимости у смежных подразделений. В учетной программе существовали отчеты только по одной позиции или одному артикулу, а в проекте таких позиций могло быть от одного до нескольких десятков. Таким образом, для ответа на запрос требовалось потратить от 15 минут до нескольких часов. Это вызывало негодование как менеджеров, которым нужно было оперативно информировать Клиента, так и Дилеров, которые должны были выдать решение по ценам.

Ситуация осложнялась тем, что все запросы прописывали в электронной почте. Отследить их в общем числе входящих писем было проблематично.

Для решения задачи собрали рабочую группу участников процесса. Входом в процесс определили запрос на снижение стоимости проекта от Дилера. Выходом обозначили расчет стоимости проекта с возможными сниженными ценами для Дилера.

В ходе встречи выяснили, что кроме менеджера и коммерческого директора требуется конструктор, который «выгружает» из базы данных 1С в программу Excel для расчета стоимости спецификацию с комплектующими. Задействовали и отдел закупок, который сообщал себестоимость покупных изделий. Технолог был необходим для расчета трудоемкости. Экономисту нужно было сводить исходные данные и выдавать себестоимость изделия, сравнивая с требуемой ценой для проекта. И только после проделанной работы смежных подразделений коммерческий директор мог оценить экономическую эффективность и маржинальность.

Стало ясно, что действия служб должны быть видны в одном документе. Приняли решение: создать отчет «Расчет себестоимости проекта» в учетной системе 1С для оперативного анализа маржинальности проекта. Проблему с поиском писем по согласованию специальных цен под проект устранили с помощью шаблона письма (рис. 1).

После создания отчета и шаблона для электронных писем приняли решение автоматизировать процесс.

Рис. 1. Пример электронного письма: запрос специальных цен под проект.

Процесс согласования специальных цен для Дилера под проект полностью автоматизировали и привязали к CRM-системе[8]. В настоящее время для получения дополнительной скидки достаточно внести спецификацию со стандартными ценами для Клиента, указать процент требуемой скидки. После нажатия нескольких кнопок менеджер получает ответ от руководителя коммерческой службы с возможными ценами под проект (рис. 2).

Рис. 2. Вид проекта с согласованными ценами из БД 1С.

1. Выберите один проблемный процесс (из выявленных вами в домашнем задании к главе 1).

2. Соберите рабочую группу, включающую участников процесса.

3. Определите вход и выход бизнес-процесса.

4. Запишите последовательные шаги с обозначением ответственных за действия.

Вечер среды. Почти семь, выхожу из офиса. Нужно выполнить намеченные задачи: личные, бытовые, снова рабочие. На улице +30, и тополиный пух попадает в глаза, уши, нос. Дышать становится невозможно. «Прям броуновское движение[9] каких-то белесых частиц, – недовольно размышляю. – Почти как мои мысли, они хаотично ищут пристанище».

Почему появляется хаос в голове? В первую очередь размытость ситуации возникает от нечетко заданных условий. Эти размышления приводят к простейшей математике. Получается, что должно быть условие задачи с известными параметрами. Нужна ясность в понимании, к чему движемся. Тогда найдется решение. Однако за рабочий день «прилетает» множество незначимых «пуховых частиц», которые легко могут вывести из равновесия. Выходит, необходимо отсечь ненужное и расставить приоритеты.

И вот возникает вопрос: как расставить приоритеты в задачах, которые валятся, как тополиный пух? Действуем в размеренном темпе и каждой задаче или вопросу присваиваем степень важности.

Иногда наши мысли превращаются в броуновское движение: мечутся от одной проблемы к другой. Тогда берем лист бумаги и ручку. Фиксируем мысли: они уже не потеряются и обязательно будут выполнены. А дальше расставляем записи по срочности – и вуаля! Наши мысли превращаются в шкафчики с книгами, стоящими по удобной схеме. Теперь берем каждую книгу по очереди и решаем тот или иной вопрос.

Все-таки здорово, что в школе знакомят с математикой и физикой. Благодаря точным наукам любой вопрос можно переложить в алгоритм действий или создать систему правил поведения в определенной ситуации. Мне, как математику по образованию, подобные схемы-образы даются проще и нагляднее. Осложнить ситуацию может только реальный тополиный пух, а остальные проблемы нетрудно решить с помощью науки и здравого смысла.

Я не просто так привожу ассоциацию с несвязным движением частиц. Дело в том, что в любой компании без четко разработанной модели сотрудничества между отделами и подразделениями не будет порядка. Иначе говоря, появится хаотичность, похожая на бесконечное броуновское движение. Теперь возникает резонный вопрос: как этого избежать? Думаю, многие догадались, что нужно придумать и зафиксировать схему взаимодействия между людьми.