В-третьих, четко определитесь со своими полномочиями и гарантиями, не давайте партнерам легковесных обещаний. В этом смысле особенно часто грешат участники переговоров о намерениях. Будьте в этих вопросах бдительны и принципиальны. Помните, что вся полнота ответственности за развитие торгово-экономических контактов фирмы, в конечном счете, ляжет на Вас.

Не допускайте эйфории в оценке первоначальных контактов и, тем самым, предупреждайте легковесность в оценке первоначально складывающейся ситуации. Не случайно на эмблеме лондонской биржи написан латинский девиз: «МОЕ СЛОВО – МОЙ ВЕКСЕЛЬ».

1.2.3.Организационная и психологическая подготовка к деловой беседе

При подготовке к важным деловым переговорам составляются организационные планы. Они должны детально и точно предусматривать все мероприятия, которые необходимо осуществить до переговоров (сбор необходимой информации, анализ, подготовка документов и др.) Планы предусматривают разработчиков, сроки исполнения. Такое планирование позволяет жестко контролировать выполнение работ, сравнивать полученные результаты с ожидаемыми. На реализацию этих планов отводится от нескольких дней (3-4 дня) до нескольких недель.

Видный австрийский бизнесмен Вольфганг Хойер, длительное время сотрудничающий с нашей страной, подготовил для советских читателей специальное учебное пособие «Как делать бизнес в Европе». Он, в частности, отмечает:

«Очень важным является вопрос согласования сроков переговоров. В работе с западными партнерами необходимо постоянно помнить, что согласование сроков командировки происходит, как правило, заблаговременно, причем по обоюдному согласию сторон. Считается невежливым, когда один из партнеров не придает значения возможностям другой стороны принимать гостей. Этот момент весьма существенен, от него во многом зависят результаты встречи. К сожалению, весьма часто по непонятным причинам он игнорируется российской стороной.

Следует хорошо уяснить, что установление даты прибытия – это еще не способ достижения взаимной договоренности, поскольку без согласования сроков нередко получается так, что российские специалисты приезжают в выходные и праздничные дни или же в то время, когда соответствующих специалистов нет в стране пребывания».

Согласовав сроки переговоров, необходимо приступить к планированию деловой беседы. Такие планы являются «ахиллесовой пятой» в деятельности большинства коммерсантов Некоторые полагают, что планирование деловой беседы вообще нереально, ибо внезапно всплывший по ходу встречи факт может основательно все поменять и разбить план вдребезги.

Целью планирования как раз и является попытка нейтрализовать, смягчить влияние новых моментов, непредвиденных обстоятельств на ход беседы, снизить эффективность возможных «выпадов» собеседника. Кроме того, в ходе подготовки к беседе формируется психологическая готовность к быстрой и гибкой реакции на случай неожиданных оборотов.

Первоначально в план беседы включаются главные идеи, мысли, фразы. Затем рабочий план приобретает логическую цельность. В нем выделяют такие элементы как обращение к партнерам, коммерческие намерения, аргументацию своей позиции, приемы нейтрализации возможных замечаний, варианты удовлетворяющих решений, подведение итогов беседы.

Наиболее важные моменты, удачные формулировки следует писать полностью, так как только на бумаге можно наглядно увидеть свои рассуждения и оценить их критически. Автор известной книги «Как проводить деловые беседы» – Предрег Мицич, подчеркивает, что по окончании подготовки плана беседы производится проверка проделанной работы и окончательная шлифовка текста. При этом важно посмотреть на текст разговора «со стороны», то есть с учетом психологии нашего партнера, его отношения к обсуждаемым проблемам.

После окончательной подготовки плана беседы должна быть специальная репетиция по произношению текста. Первоначально необходимо осмыслить (а не заучить) основные положения беседы, затем рекомендуется повторить текст вслух с последующим прослушиванием на магнитофоне. Важным методом психологической подготовки к переговорам является их проигрывание (репетиция) с коллегой. Такую беседу целесообразно записать на видеомагнитофон и вновь просмотреть. Это позволит внести дополнительные коррективы в тактику ведения беседы, повысит уверенность в себе и в успехе переговоров.

1.3.Контрольные вопросы по самоподготовке к главе 1

Что такое деловая беседа?

Представляете ли Вы основные фазы деловой беседы?

Как готовиться к обычной деловой беседе?

Как готовиться к деловой беседе с зарубежными партнерами?

Как составляется организационный план подготовки к деловой беседе и самой беседе?

Тест: является ли общение необходимостью для вас?

Если Вы согласны с приведенным в вопроснике утверждением, то напишите в бланке «Да» рядом с его номером. Если Вы не согласны с утверждением, то напишите «Нет». Имейте в виду, что утверждения очень коротки и не могут содержать все необходимые подробности. Представляйте себе типичные ситуации.

Возможно, что некоторые утверждения будет трудно отнести к себе. В этом случае все-таки постарайтесь ответить «Да» или «Нет». Не стремитесь произвести заведомо благоприятное впечатление. Свободно выражайте свое мнение. Хороших и плохих ответов не существует.

Бланк для заполнения ПО (потребность в общении)

1 ____ 2___ 3___ 4___ 5___ 6___ 7 ___ 8 ___ 9 ___ 10 ___ 11 ____ 12 ___ 13____ 14 ___

15 ___ 16 ___ 17 ___ 18 ___ 19 ___ 20 ___ 21 ___ 22 ___ 23 ____ 24 ____ 25 ____ 26 ____

27 ___ 28 ____ 29 ___ 30 ___ 31 ___ 32 ___ 33 ___

Сумма «Да» -

Сумма «Нет» -

Опросник.

Мне доставляет удовольствие участвовать в разных торжествах.

Я не могу подавить свои желания, даже если они противоречат желаниям моих товарищей.

Мне нравится выказывать кому-либо свое расположение.

Я больше сосредоточен на приобретении влияния, чем дружбы.

Я чувствую, что по отношению к моим друзьям у меня больше прав, чем обязанностей.

Когда я узнаю об успехе моего товарища, у меня почему-то ухудшается настроение.

Чтобы быть удовлетворенным собою, я должен кому-то в чем-то помочь.

Я забываю о своих заботах, когда оказываюсь среди товарищей по работе.

Мои друзья мне основательно надоели.

Когда я делаю важную работу, присутствие людей меня раздражает.

Прижатый к стене, я говорю лишь ту долю правды, которая, по моему мнению, не повредит моим друзьям и знакомым.

В трудной ситуации я думаю не столько о себе, сколько о близком человеке.

Неприятности у друзей вызывают у меня такое сострадание, что я могу заболеть.

Мне приятно помогать другим, если даже это и доставляет мне значительные трудности.

Из уважения к другу я могу согласиться с его мнением, если он и не прав.

Мне больше нравятся приключенческие рассказы, чем рассказы о любви.

Сцены насилия в кино внушают мне отвращение.

В одиночестве я испытываю тревогу и напряженность больше, чем когда нахожусь среди людей.

Я считаю, что основной радостью в жизни является общение.

Мне жалко бездомных кошек и собак.

Я предпочитаю иметь поменьше друзей, но зато близких.

Я люблю бывать среди людей.

Я долго переживаю после ссоры с близкими людьми.

У меня определенно больше близких друзей, чем у многих других.

Во мне больше стремления к достижениям, чем к дружбе.

Я больше доверяю интуиции и собственным представлениям о людях, чем суждениям о них окружающих.

Я придаю большее значение материальному обеспечению и благополучию, чем общению с приятными мне людьми.

Я сочувствую людям, у которых нет близких друзей.

По отношению ко мне люди часто неблагодарны.

Я люблю рассказы о бескорыстной дружбе.

Ради друга я могу пожертвовать своими интересами.

В детстве я входил в компанию, которая всегда держалась вместе.

Если бы я был журналистом, то я бы с удовольствием писал о силе дружбы.