Государственный регистрационный номер документа: Номер, присваиваемый документу при его включении в соответствующий государственный реестр.
Контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.
Типовой срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный нормативным правовым актом.
Индивидуальный срок исполнения документа: Срок исполнения документа, установленный организационно-распорядительным документом организации или резолюцией.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело: Реквизит, определяющий место хранения документа после завершения работы с ним.
Оперативное хранение документов: Хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.
Документальный фонд: Совокупность документов, образующихся в деятельности организации.
Номенклатура дел: Систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.
Дело: Документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещённых в отдельную обложку.
Электронное дело: Электронный документ или совокупность электронных документов и метаданных к ним, сформированные в соответствии с номенклатурой дел.
Признаки заведения дела: Основания, в соответствии с которыми формулируется заголовок дела и формируется дело.
Формирование дела: Группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дела.
Оформление дела: Подготовка дела к передаче на архивное хранение.
Заголовок дела: Краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела.
Внутренняя опись: Документ, включаемый в дело для учёта документов дела, раскрытия их состава и содержания.
Лист-заверитель дела: Документ, содержащий сведения о количестве листов дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела.
Индекс дела: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в соответствии с номенклатурой дел организации.
Опись дел структурного подразделения: Учётный документ, включающий сведения о делах, сформированных в подразделении и подлежащих передаче на архивное хранение.
Уничтожение документов: Исключение документов из документального или архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением (утилизацией) в установленном порядке.
Архивное дело – это не просто сложить в папочку документы и поставить на полку или отправить по почте в соответствующий архив. Федеральный закон №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»:
В целях настоящего Федерального закона применяются следующие основные понятия: архивное дело в Российской Федерации (далее также – архивное дело) – деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
Хранение и учёт архивных документов, одна из трудовых функций долопроизводителя-кадровика. Даже в самом минимальном объёме, тот же индивидуальный предприниматель, нанимая работников, сталкивается с архивным делом в рамках той же передачи дел в архив.
Государственный архив: Федеральное государственное учреждение, создаваемое Российской Федерацией, или государственное учреждение субъекта Российской Федерации, создаваемое субъектом Российской Федерации, которые осуществляют комплектование, учёт, хранение и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Муниципальный архив: Структурное подразделение органа местного самоуправления муниципального района, городского округа или муниципальное учреждение, создаваемое муниципальным районом, городским округом и осуществляющее хранение, комплектование, учёт и использование документов Архивного фонда Российской Федерации, а также других архивных документов.
Профиль архива: Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению.
Архивный фонд: Совокупность архивных документов, исторически и/или логически связанных между собой.
Архивный фонд Российской Федерации: Исторически сложившаяся и постоянно пополняемая совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь общества, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, подлежащих постоянному хранению.
Объединённый архивный фонд (Нрк групповой архивный фонд, комплексный архивный фонд): Архивный фонд, сформированный из документов двух фондообразователей или более, имеющих между собой исторические и/или логические обусловленные связи
Архивный фонд личного происхождения: Архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности физического лица, семьи, рода.
Архивная коллекция: Совокупность документов, объединённых по одному или нескольким общим для них сущностным признакам.
Фондирование документов: Определение принадлежности документов конкретному фондообразователю и хронологических границ архивного фонда.
Фондообразователь: Юридическое или физическое лицо, в процессе деятельности которого образуется документальный фонд.
Обеспечение сохранности документов: Комплекс мероприятий по созданию и соблюдению нормативных условий, режимов и надлежащей организации хранения архивных документов.
Обеспечение физико-химической сохранности документов: Разработка, создание и практическое применение научно-технических средств и методов хранения, реставрации, консервации, биохимической защиты и воспроизведения архивных документов.
Архивохранилище (Нрк архив): Специально оборудованное помещение для хранения архивных документов.
Режим хранения архивных документов: Совокупность противопожарных и охранных мер, температурно-влажностных, санитарно-гигиенических и световых условий, создаваемых в архивохранилищах для обеспечения сохранности документов, и контроль за их выполнением.
Реставрация архивного документа: Восстановление первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивного документа, подвергшегося повреждению или разрушению.
Консервация архивного документа: Система мероприятий по предохранению документа от разрушающего воздействия внешней среды.
Старение документа: Изменение первоначальных физико-химических свойств документа под воздействием внешних и внутренних факторов.
Страховая копия архивного документа: Копия особо ценного или уникального архивного документа, изготовленная в целях сохранения содержащейся в нем информации на случай утраты или повреждения подлинника.
Страховой фонд архивных документов: Совокупность страховых копий особо ценных и уникальных архивных документов.
Фонд пользования (архива): Совокупность копий архивных документов, предназначенных для пользования вместо подлинников с целью предотвращения их износа.
Депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации: Хранение документов Архивного фонда Российской Федерации государственными органами и организациями в течение сроков и на условиях, определённых соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти.
Учёт архивных документов: Определение количества и состава архивных документов в единицах учёта и отражение этого количества и состава в учётных документах для контроля за их наличием и состоянием.
Централизованный государственный учёт документов Архивного фонда Российской Федерации: Система учёта документов Архивного фонда Российской Федерации на уровне субъекта Российской Федерации и государства в целом, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и количестве единиц хранения.
