Кадровое делопроизводство для «кадровика» всего лишь одна из трудовых функций в управлении персоналом. В словарях можно встретить такое определение:
УПРАВЛЕНИЕ ПЕРСОНАЛОМ
(personnel management) Управление сотрудниками организации в целях выполнения ими их работы и в рамках организации в целом, как в её интересах, так и в интересах сотрудников. В инфляционные 1960–70-е гг. высокая занятость и рост компьютеризации породили новые потребности работодателей. В сочетании с расширением законодательства о занятости это способствовало существенному повышению значимости управляющего персоналом (personnel officer’s). Хотя с проблемой управления персоналом в большей или меньшей мере сталкиваются все менеджеры, крупные организации в названный период стали обращаться к услугам специалистов в интересах централизованной разработки стратегии использования рабочей силы, найма и подбора кадров, их обучения и профессиональной подготовки, условий труда и его оплаты. Причём особое внимание уделялось проблемам трудовых отношений и безопасности труда, правовым аспектам взаимодействия предпринимателей и лиц наёмного труда. С ростом безработицы в 1980-е гг. наметился переход от управления персоналом к подбору персонала (personnel selection). Изменения в технологических процессах и необходимость повышения эффективности и гибкости производства в свете обострения конкуренции на мировых рынках определяют постоянное повышение значения стратегии использования рабочей силы и её профессионального обучения. Растёт и потребность в непрерывном изменении структуры организации с целью достижения роста продукции без увеличения численности персонала. Нынешняя тенденция характеризуется особым вниманием и к способам достижения существенного удовлетворения трудом за счёт его варьирования, особенно путём профессионального обучения одного и того же лица разным специальностям. [Словарь бизнес-терминов]
Самое главное во всём этом – уяснить, что же на самом деле представляет собой «документация по кадрам». Любой кадровый документ – это не просто «бумажка», это – «деньга» – некая форма денег. Работник продаёт работодателю не просто свои знания, умения, вообще компетенции, он продаёт самый главный и невосполнимый ресурс – время. И не важно, что в это проданное по сходной или спекулятивной цене в это время включает трудовой договор: вообще, это уже проблема нанимателя, за свои деньги получить максимум из единицы рабочего времени. Трудовой договор – это «расписка» в покупке рабочего времени с описанием условий сделки. Приказ о приёме на работу – «платёжное поручение» на начало денежных операций в отношении работника. Справка с места работы – «вексель». Табель учёта рабочего времени, командировочное предписание, объяснительная – всё это документально подтверждение денег. Любая «бумажка» – есть подтверждение утилизации времени работника, или списания этого времени в «брак».
Кадровые документы есть, как обязательные, так и не обязательные. Одни являются «первичкой», а другие полнейшая импровизация работодателя. Но чем больше документов, тем больше шансов избежать больших неприятностей, ведь картина мира работодателя практически всегда не совпадает с картиной мира вышестоящих контролирующих органов, и когда эти органы запросят подтверждение некоего факта, просто слов будет недостаточно, ведь закон юриспруденции гласит: чего нет на бумаге, того нет и в природе.
Что же такое делопроизводство? Это просто узнать. Достаточно заглянуть в ГОСТ Р 7.0.8-2013
НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО И АРХИВНОЕ ДЕЛО:
1 делопроизводство: Деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов.
2 документационное обеспечение (управления), ДОУ: Деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами.
3 управление документами: Деятельность, обеспечивающая реализацию единой политики и стандартов по отношению к документальному фонду организации.
4 архивное дело: Деятельность, обеспечивающая организацию хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов.
5 служба делопроизводства: Структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других подразделениях организации.
6 архив (нрк архивохранилище): Организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учёт, хранение и использование архивных документов.
7 документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
Там же даны определения большому количеству других явлений, всё для того, чтобы они трактовались одинаково всеми принимающими в них участие. Начинающему специалист по кадровому делопроизводству необходимо приучить себя в любой непонятной ситуации не бежать в «интернет» в соцсети, интернет-форумы, «паблики», спрашивать совета от таких же слабо компетентных анонимных участников тематических обсуждений. А в первую очередь обращаться к авторитетным источникам: ГОСТам, руководствам, положениям, постановлениям и так далее.
Чем же, обычно, занимается «кадровик–делопроизводитель»?
Обеспечивает кадровый учёт. Кадровый учёт – это «документированный учёт движения персонала организации (учреждения), связанный с оформлением трудовых отношений, приёма, перемещения, увольнения и организации труда» [«Государственное и муниципальное управление» терминологический словарь.]
Все шаги, любые действия трудовых отношений необходимо документировать. Объём бумажной работы по одному работнику значителен, а если ещё и знать, что работник, на совершенно законных основаниях, может запросить выдать ему под сорок документов имеющих непосредственное отношение к его трудовой деятельности в данной организации? А если таких работников не пять, и не десять? Даже в минимальном виде обеспечение документооборота – это нахождение типовых вариантов обязательных различных документов по кадровому учёту, коих почти три десятка, и их адаптация под специфику компании уже очень большой объём работы для одного человека. Это и трудовые договора, и правила внутреннего трудового распорядка, и инструкция по охране труда, и правила обработки персональных данных, и так далее. И всё это необходимо составить и утвердить без ошибок, так как исправления «задним числом» невозможны технически.
Оформление трудовых договоров, процесс сложный, если компания небольшая. К каждому нанимаемому специалисту в малом бизнесе подход зачастую индивидуален. Одно дело, принять на работу в цех двадцать работников одинаковой квалификации для выполнения одинаковой работы, другое – заполнить двадцать вакансий различных должностей, и к каждой «ставке» найти своего исполнителя. И если в первом случае потребуется двадцать одинаковых трудовых договоров, то во втором – двадцать разных, где необходимо указать все особенности труда и оплаты за него.
И при каждом изменении договорённостей с работником, составлять дополнительное соглашение и «подшивать его к делу». А также информировать, зачастую под роспись, с локальными различными нормативными актами.
Так же, в обязанности специалиста по кадровому обеспечению, входят и такие обязанности, как обработка документов для начисления пособий, пенсий, различных компенсаций, работа с больничными листками по временной нетрудоспособности, пособий по беременности, различных надбавок, и так далее.
Ему же вменяется в обязанности полное обеспечение ведения трудовых книжек. А это их приём, заполнение, ведение, хранение и выдача. И по трудовым книжкам существует отдельный регламент под названием «МИНИСТЕРСТВО ТРУДА И СОЦИАЛЬНОЙ ЗАЩИТЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 19 мая 2021 г. N 320н ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ФОРМЫ, ПОРЯДКА ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК». И, хотя, уже существует систему учёта электронных трудовых книжек», «бумажные» ещё долго будут усложнять жизнь современным «кадровикам».
