О наличии свободных мест и вакантных должностей, сдавать следует ежемесячно;

О количестве работающих инвалидов, сдавать надо ежемесячно;

О введении неполного рабочего дня, подаётся в срок три рабочих дня;

О приостановке производства, подаётся в течение трёх рабочих дней;

О ликвидации организации или банкротстве, подаётся в течение трёх дней.

За неисполнение обязанностей по сдачи отчётности в центр занятости населения, в соответствии со статьёй 19.7 КоАП РФ, должностному лицу выписывается штраф до 500 рублей, а юридическому – до 5000 тысяч.

Отчётность – это ответственность не только самого работодателя, но и самого работника. Любой контролирующий орган может выписать штраф за непредставление сведений, за не вовремя предоставленные сведения, за неточность предоставленных сведений. А так как штраф на юридическое лицо значительно больше, чем на должностное, то работодатель всеми силами будет, в случае невозможности полностью оспорить таковой, переложить всю полноту вины на должностное лицо. И если для имиджа юридического лица факт административной ответственности не играет особой роли, тог для простого работника, такой факт в трудовой биографии – сильно вредящий карьере фактор. Утешением может послужить, разве, что необязательность субъектам малого предпринимательства подавать некоторые виды отчётности.

Так как изменения в Росстате происходят перманентно, то необходимо постоянно сверяться с актуальным списком обязательной к подаче отчётности в текущем месяце на сайте Росстата по номеру ИНН, ОГРН (ОГРНИП), ОКПО.

ОСНОВЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Документооборот – это организованное перемещение документов и смена их статусов. Что бы кадровик мог при получении запроса выдать соответствующий документ, он должен уметь различать документы. Поэтому самое меньше, что необходимо знать и уметь в плане документооборота, что такое документ, как он создаётся, как оформляется и как распределяется в иерархии документов.

Без начальных знаний и без помощи опытного наставника, приступать к работе с документами стоит только при наличии готовой инструкции по делопроизводству в организации. В достаточно крупных организациях таких инструкций, имеющих статус локального нормативного акта, может быть несколько, причём у каждого департамента или отдела может быть собственная инструкция, являющаяся частью общего руководства.

К основам документа относятся знания о том, какими документы бывают: локальные (внутренние), входящие, исходящие. Каждому виду документов разрабатывается свой алгоритм обработки. Поэтому, на каждый вид составляется соответствующая инструкция, в которой прописывается последовательность работы с документом, Для входящих: приёмка документа, его регистрация, сроки и место хранения. Для исходящих: последовательность регистрации, правила отправления, утверждения, подписания.

Для получения юридической силы, документ необходимо составлять по определённой форме, поэтому делопроизводителю необходимо знать и уметь, какие документы и по какой форме, – утверждённой типовой или по ГОСТ, необходимо составлять.

Особого внимания требуют документы, содержащие тайну определённого грифа, или персональные данные. Поэтому, работнику, без знаний, как работать с такими документами, не дают соответствующего разрешения.

Работник отдела кадров, должен различать документы входящие, исходящие, локальные, с типовыми формами, с формами по ГОСТ. Это необходимо для того, что бы определённый документ был зарегистрирован в соответствии с установленной в организации процедурой.

Соответственно, работник должен знать и саму процедуру регистрации, которая состоит и из знаний о ведение журнала регистрации определённого вида документов, как в бумажном, так и электронном виде. Присвоение документу порядкового номера, который тоже присваивается по определённому правилу. Проставление в нужном месте даты составления или поступления документа.

В зависимости от объёма возложенных должностных обязанностей, на кадрового делопроизводителя, может потребоваться подача зарегистрированного документа руководителю. Затем получить документ обратно и поставить исполнение документа на контроль делопроизводителя. По завершении исполнения документ помещается в номенклатуру дел .которая нужна для упорядочивания делопроизводства и документооборота организации. В установленный срок работник должен будет отобрать из неё документы для отправки в архив или на уничтожение.

Всё это неотъемлемые процедуры алгоритма документооборота. Убрать какую-либо из них из документооборота попросту невозможно. Объём выполняемых действий одним работником может определяться масштабами бизнеса, и даже если фирма занимается каким-то одним очень узким видом деятельности. Документооборот в ней может быть очень большим, и требующим только для одной фазы – регистрации – входящих документов десятки работников. А для выдачи исходящих – ещё несколько десятков.

Масштабы бизнеса определяют и форму документооборота, который может быть централизованным, децентрализованным, смешанным. Централизованный документооборот выбирают тогда, когда все операции приёма, обработки, регистрации, хранения документов осуществляются в одном департаменте компании. Это же справедливо и для небольших организаций.

В крупных организациях, в каждом структурном подразделении формируется своя служба обеспечения работы с документами. Проще, когда в филиале находящемся в другом городе документооборот организован на месте, чем когда по каждому документу требуется «писать в главк».

Смешанная форма делопроизводства, как переходная форма, может быть временной, но и часто становится постоянной, когда в головном офисе производятся действия с основными документами, как приём, регистрация, контроль и хранение. А в филиалах обеспечивают регистрацию входящих, отправку исходящих, и обработку локальных документов.

Специалист по кадровому делопроизводству, должен раз и навсегда уяснить, что любой документ, имеющий отношение к работнику содержит персональные данные. На данный момент – персональные данные – понятие больше философское, чем юридическое. И в максиме звучит так: любые данные, которые позволяют определить индивидуума – есть персональные данные.

Поэтому основой кадрового документооборота и документационного обеспечения для кадровика является закон о Персональных Данных, и только уже потом – постановления и ГОСТы. Поэтому изначально следует определить: документ содержит (будет содержать) персональные данные? А уже потом решать – входящий, исходящий, локальный он? Какой бланк, какие правила применять к такому документу? Какой инструкцией руководствоваться? Как регистрировать. Обрабатывать, рассматривать, исполнять документ, содержащий персональные данные? И не забывать, что в бизнесе ответственность (читай вина) всегда перекладывается со старшего на младшего, с начальника на подчинённого.

ТЕХНОЛОГИИ, МЕТОДЫ И МЕТОДИКИ ПРОВЕДЕНИЯ АНАЛИЗА И СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ И ИНФОРМАЦИИ

Исходя из целей и задач классификации систем, определяется и систематизация документов. Основой для этого служит приоритет содержания документа над всеми остальными его признаками, такими как конструктивная форма, естественный язык, читательское назначение, и тому подобное. В глобальных системах, того же отраслевого уровня, документ получает индекс отдела основных таблиц (по отросли в которой определён), дополнительные же признаки у него отражают с помощью вспомогательных типовых делений. Отдельно стоят в этом плане художественная литература, универсальные энциклопедии, словари, библиографические пособия и так далее.

Чем глобальнее система, чем больше в ней уровней, тем больше требуется объективности в выявлении основной сути документа, как можно большей точности в отражении его содержания и других признаков, направленных на максимально чёткий конечный результат классификационного решения специалиста.